Hiện nay, các công ty sản xuất hàng hóa tiêu dùng như thời trang, đồ nội thất,… Đều có một Showroom riêng dùng để giới thiệu sản phẩm đến khách hàng. Để Showroom có thể hoạt động thuận lợi thì việc tổ chức lễ khai trương cần thành công. Đây là điều mà bất kì chủ doanh nghiệp nào cũng mong muốn. Vì vậy, trong quá trình tổ chức lễ khai trương showroom, quý doanh nghiệp không nên bỏ qua những thông tin mà MARCOM chia sẻ bên dưới đây.
Showroom là gì?
Showroom là một không gian trưng bày sản phẩm của các doanh nghiệp, đặc biệt là các sản phẩm có giá trị cao như xe máy, ô tô, thời trang, mỹ phẩm,… Ở đó, khách hàng có thể trải nghiệm trực tiếp và tìm hiểu về sản phẩm với sự tư vấn và hỗ trợ của nhân viên. Showroom cũng là một phương tiện quan trọng để giới thiệu và quảng bá sản phẩm/ thương hiệu đến khách hàng. Đồng thời hỗ trợ cho việc bán hàng của doanh nghiệp.
Lưu ý trước khi tổ chức khai trương showroom
Xác định ngày tổ chức khai trương
Lựa chọn ngày tổ chức khai trương là một việc cần được quan tâm và chú ý bởi nó sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến sự thành công của sự kiện. Theo kinh nghiệm, để tối đa hóa lượng khách hàng tham dự, sự kiện khai trương nên được tổ chức vào buổi chiều tối trong tuần và thứ 7, chủ nhật. Khi này khách hàng sẽ có nhiều thời gian rảnh hơn để dừng chân hoặc đến tham dự showroom.
Ngoài ra, khi chọn ngày tổ chức cũng cần phải dựa trên lịch âm dương để tránh các ngày xấu, hắc đạo. Đặc biệt là những ngày giao thông tắc nghẽn do có các sự kiện đặc biệt như liveshow hay các giải đấu lớn, World Cup,…
Xác định quy mô để chuẩn bị thiết bị và nhân sự
Tiếp theo, xác định quy mô sự kiện để doanh nghiệp dễ dàng lên kế hoạch, kịch bản,… dự trù ngân sách cho phù hợp. Trong tổ chức lễ khai trương showroom, thiết bị và nhân sự là hai yếu tố quan trọng.
Cần lập danh sách các loại thiết bị cần thuê để phục vụ cho sự kiện. Trước đó, hãy kiểm định lại showroom có thiết bị đó hay chưa? Nếu có, mà lại đạt được tiêu chuẩn chất lượng thì hãy tận dụng để tiết kiệm ngân sách. Các trang thiết bị cần chuẩn bị cho sự kiện đó là:
- Khu vực cổng chào lắp đặt cổng hơi, hoặc rối rơi.
- Ở khu vực lối đi trải thảm đỏ, bố trí hoa tươi hoặc các loại cây kiểng.
- Khu vực lễ chính là dựng bạt, sân khấu, treo backdrop, trải thảm đỏ, bố trí bàn ghế khách mời.
Còn nhân sự phục vụ cho lễ khai trương bao gồm MC, đội múa lân sư rồng, vũ đoàn, lễ tân, ban quản lý, đội kỹ thuật,… Nếu Showroom có được nguồn nhân lực có kinh nghiệm trong việc dẫn dắt chương trình hay quản lý hậu cần thì sử dụng. Còn không, hãy thuê bên ngoài để chất lượng sự kiện được hoàn hảo, mang tới sự yên tâm cao hơn.
>>> Xem thêm: Vai trò của tổ chức sự kiện đối với doanh nghiệp là gì?
Chuẩn bị thức ăn và đồ uống
Để đảm bảo cho khách mời được phục vụ đầy đủ và đúng chuẩn, bạn có thể tham khảo các bước chuẩn bị thức ăn và đồ uống như sau:
- Xác định các loại thức ăn và đồ uống mà bạn muốn phục vụ trong sự kiện, tùy thuộc vào đối tượng khách mời và thời điểm của sự kiện.
- Tìm kiếm nhà cung cấp thực phẩm đáng tin cậy, có kinh nghiệm trong lĩnh vực này.
- Lên lịch đặt hàng trước để đảm bảo đủ số lượng và chất lượng.
- Sắp xếp thực phẩm và đồ uống theo từng khu vực khác nhau trong sự kiện. Để khách mời dễ dàng tiếp cận và lấy thức ăn một cách tiện lợi.
- Thuê dịch vụ phục vụ chuyên nghiệp tại địa điểm tổ chức để đảm bảo sự phục vụ được trang trọng và chuyên nghiệp.
Lên danh sách khách mời và gửi thiệp mời trước 1 tuần để khách mời sắp xếp
Khách mời là yếu tố quan trọng quyết định tới quy mô tổ chức lễ khai trương showroom. Cần lập danh sách khách mời cụ thể để tiện lợi cho việc tính toán tiệc chiêu đãi, tránh tình trạng thừa hoặc thiếu.
Thể hiện sự trân trọng và chuyên nghiệp, thiệp mời cần thiết kế chỉnh chu, đầy đủ thông tin về chương trình và truyền tải nội dung của sự kiện. Hơn nữa, gửi thiệp mời trước 1 tuần để khách mời sắp xếp thời gian tới tham dự.
Trang trí showroom và tiến hành tổng duyệt
Trang trí showroom là một trong những bước khó nhất khi tổ chức lễ khai trương showroom. Bởi nó đòi hỏi sự tỉ mỉ và sáng tạo khác biệt. Không gian sự kiện được yêu cầu phải toát lên ý nghĩa sản phẩm, thể hiện được hình ảnh của quý doanh nghiệp nhưng không nên quá lòe loẹt, giữ đúng concept trang nhã, lịch sự.
Sau phần trang trí, đội ngũ ekip nên tiến hàng tổng duyệt buổi lễ kịp thời điều chỉnh những nội dung còn rườm rà. Đồng thời giúp nhân viên làm quen được với tình hình và ứng phó với rủi ro. Đây được xem là bước hoàn chỉnh cuối cùng trước khi lễ khai trương chính thức diễn ra.
>>> Xem thêm: Những lưu ý quan trọng khi thuê địa điểm tổ chức sự kiện
Thực hiện bán hàng trong buổi lễ khai trương showroom
Tổ chức lễ khai trương showroom là hoạt động quảng bá sản phẩm vì vậy hoạt động bán hàng sẽ rất thiết thực đối với những khách hàng tiềm năng. Điều doanh nghiệp phải làm được nếu muốn gây ấn tượng với khách hàng đó chính là thể hiện thái độ tôn trọng, lịch sự giao tiếp, nhiệt dình khi tư vấn sản phẩm.
Muốn vậy thì các nhân viên chăm sóc khách hàng phải được training và rèn luyện rất bài bản, hiểu rõ về sản phẩm và suy nghĩ của đối tượng khách hàng.
Truyền thông quảng báo trước khi tổ chức khai trương showroom
Một buổi lễ được xem là thành công là khi mọi thứ diễn ra suôn sẻ, có nhiều khách đến tham dự và được công chúng chú ý. Do vậy truyền thông quảng bá trước sự kiện là một việc làm vô cùng quan trọng để đưa thông tin sự kiện đến gần với cộng đồng hơn. Dưới đây là một số cách để tiếp cận khách hàng tiềm năng trước khi khai trương:
- Roadshow: Đây là hoạt động quảng bá trực tiếp bằng cách sử dụng xe chuyên dụng để di chuyển đến những nơi đông người như trung tâm thương mại, khu mua sắm, khu đô thị,… Xe được trang bị loa phát thanh để giới thiệu về sự kiện, thu hút sự chú ý của khách hàng và mời họ đến tham dự khai trương showroom.
- Đăng bài lên mạng xã hội: Sử dụng các nền tảng mạng xã hội như Facebook, Instagram, Tiktok,… để đăng tải thông tin về sự kiện, hình ảnh showroom mới, ưu đãi, quà tặng,… Để lan tỏa rộng rãi đến đối tượng công chúng.
- Treo cờ phướn: Trang trí showroom và những vị trí gần đó bằng cách treo cờ phướn với hình ảnh, thông tin về sự kiện khai trương. Việc này sẽ giúp tăng sự chú ý của người đi đường và thu hút khách hàng đến tham quan.
- Gửi email marketing: Gửi email đến khách hàng hiện tại hoặc khách hàng tiềm năng để thông báo về sự kiện khai trương và những ưu đãi đặc biệt.
MARCOM – Đơn vị khai trương showroom trọn gói
Có thể thấy việc tổ chức một buổi lễ khai trương cần rất nhiều công đoạn, nhân sự cũng như kinh nghiệm thì mới có thể lên kế hoạch và dẫn dắt sự kiện được thành công.
Việc tự khai trương có thể dẫn đến những điều sau:
- Chi phí bị đẩy lên so với dự toán do phải đi thuê thiết bị, nhân sự từ nhiều nơi.
- Thời gian chuẩn bị lâu do không có kinh nghiệm.
- Sự kiện dễ xảy ra thiết xót do chuẩn bị không được cẩn thận.
- Không có phương án dự phòng.
- Kịch bản không có gì mới lạ.
Chính vì thế, cùng với lượng ngân sách đó bạn có thể nhận được nhiều thứ hơn với dịch vụ tổ chức khai trương showroom trọn gói tại MARCOM.
CÔNG TY TNHH TRUYỀN THÔNG TIẾP THỊ QUỐC TẾ MARCOM
- Hotline: 098.269.8826 (Mr. Nguyễn Tú)
- Email: sukienmarcom.vn@gmail.com
- Facebook: https://www.facebook.com/sukienmarcom.vn
- Địa Chỉ VP: Số 192 Đường Giải Phóng – Quận Thanh Xuân – TP Hà Nội
- Kho 1: Số 128 Đường Văn Quán, Quận Hà Đông, Thành Phố Hà Nội
- Kho 2: Số 193 Đường Chiến Thắng, Quận Hà Đông, Thành Phố Hà Nội
- Kho 3: Số 168 Bùi Sỹ Tiêm, Phường Tiền Phong, Thành Phố Thái Bình
- Kho 4: Đường Lộc Hoà – Thành Phố Nam Định
