Khai trương là một trong số những sự kiện quan trọng. Để quảng cáo, giới thiệu các mặt hàng, lĩnh vực hoạt động của các công ty, doanh nghiệp đến cho mọi người cùng biết. Để tổ chức một sự kiện khai trương thành công cần phải thực hiện rất nhiều công đoạn. Trong đó lên kế hoạch chi tiết là một bước vô cùng quan trọng. Dưới đây là kế hoạch tổ chức khai trương đầy đủ và chi tiết. Kế hoạch theo các bước mà các công ty, doanh nghiệp có thể dựa trên đó mà thực hiện.
Về địa điểm, thời gian và quy mô lễ khai trương
Điều đầu tiên mà bạn cần phải chuẩn bị trong kế hoạch khai trương đó chính là xác định địa điểm, thời gian tổ chức và quy mô tổ chức của lễ khai trương. Thường địa điểm tổ chức khai trương được lựa chọn chính tại cửa hàng, văn phòng mới để các khách mời và khách hàng có thể tiện quan sát và trải nghiệm các dịch vụ.
Thời gian tổ chức và bắt đầu các hoạt động quan trọng thường được lựa chọn vô cùng kỹ lưỡng. Bạn cũng có thể đi xem ngày để có thể chọn được các ngày, giờ đẹp, phù hợp với chủ cửa hàng. Điều này cũng giúp mang thêm nhiều may mắn cho buổi khai trương và tránh được các ngày xấu, ngày đại kỵ.
Chủ đề, concept cho sự kiện
Một chương trình sự kiện khai trương có chủ đề riêng biệt và được lựa chọn theo một concept độc đáo, khác biệt chắc chắn sẽ gây được nhiều ấn tượng cho các khách mời tham dự và thậm chí cả những khách qua đường. Do đó, các doanh nghiệp cần xác định rõ ràng được chủ đề mà mình sẽ hướng tới cho buổi sự kiện. Điều này cũng giúp doanh nghiệp làm nổi bật các thương hiệu và sản phẩm của bên mình. Chủ đề của lễ khai trương được lựa chọn cần gắn liền với văn hóa công ty, liên quan đến các sản phẩm, dịch vụ mà doanh nghiệp đang kinh doanh.
>>> Xem thêm: Bí quyết tổ chức lễ khai trương thành công cho doanh nghiệp
Kịch bản chương trình
Kịch bản chương trình giữ vai trò rất quan trọng đối với các sự kiện khai trương. Một kịch bản khai trương hoàn chỉnh và chi tiết sẽ giúp cho ban tổ chức giám sát, quản lý toàn bộ chương trình tốt hơn. Nhờ đó, sự kiện sẽ diễn ra thành công và tốt đẹp. Kịch bản nên được xây dựng một cách sáng tạo, phân công công việc cụ thể cho các bộ phận và triển khai theo timeline dự kiến. Các mục trong kịch bản khai trương sẽ bao gồm:
- PG đón tiếp khách mời.
- MC thông báo cho các khách mời ổn định vị trí.
- Nội dung chương trình văn nghệ.
- Giới thiệu tổng quan về doanh nghiệp: lịch sử hình thành, thương hiệu, sản phẩm,…
- MC giới thiệu quý đại biểu và khách mời. Đại diện ban lãnh đạo công ty phát biểu khai mạc chương trình.
- Lễ cắt băng khai trương và tiết mục múa lân.
- Biểu diễn văn nghệ và tổ chức các trò chơi bốc thăm trúng thưởng.
- Khách mời trải nghiệm các sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty.
- Bế mạc chương trình, doanh nghiệp và khách mời chụp ảnh lưu niệm.
- Hướng dẫn khách mời ra về.
Phương án dự phòng
Để sự kiện được tổ chức một cách chuyên nghiệp, doanh nghiệp cần dự đoán những rủi ro có thể xảy ra để từ đó xây dựng những phương án dự phòng cụ thể. Những rủi ro thường gặp khi tổ chức lễ khai trương là bị mất điện, sự cố kỹ thuật, ảnh hưởng của thời tiết,… Bên cạnh đó, công ty cũng cần phân công bộ phận giám sát để phát hiện và khắc phục vấn đề kịp thời.
Kế hoạch truyền thông quảng bá sự kiện
Để thương hiệu doanh nghiệp được biết đến và tiếp cận được nhiều đối tượng khách hàng khác nhau thì hoạt động marketing vô cùng quan trọng. Việc đẩy mạnh truyền thông giúp nâng cao giá trị hình ảnh của công ty, thúc đẩy thương hiệu phát triển và tăng doanh thu cho doanh nghiệp. Ngoài ra truyền thông mạnh cũng góp phần tạo chỗ đứng cho doanh nghiệp giúp doanh nghiệp được biết đến rộng rãi và phổ biến hơn.
Tùy vào quy mô của sự kiện khai trương, chúng ta có thể sử dụng các phương tiện truyền thông báo chí, truyền hình để giới thiệu về sự kiện và sản phẩm của doanh nghiệp.
Chuẩn bị lễ cúng cho buổi khai trương
Lễ cúng khai trương dường như là một nghi lễ không thể thiếu trong bất kì một sự kiện khai trương cửa hàng hay dự án nào đó. Bạn có thể chuẩn bị các lễ vật trên bàn cúng phụ thuộc vào nhu cầu và điều kiện kinh tế. Ngoài ra, đừng quên chuẩn bị thêm bài văn khấn để cầu xin sự bình an và may mắn cũng như thể hiện lòng thành của chủ doanh nghiệp đối với các vị thần linh và ông bà tổ tiên.
>>> Xem thêm: Dịch vụ tổ chức khai trương trọn gói từ A đến Z của MARCOM
Tổ chức sự kiện khai trương
Đội ngũ nhân sự sẽ dựa vào kịch bản để chuẩn bị cho các công việc được phân công tại sự kiện. Các bộ phận giám sát cần phải luôn nắm bắt tình hình, động viên nhân sự và kiểm soát chặt chẽ tiến độ công việc để mang đến một sự kiện khai trương thật hoành tráng, chuyên nghiệp.
Cách marketing cho ngày khai trương
Bên cạnh chuẩn bị các kế hoạch được liệt kê ở trên, mong muốn cho ngày khai trương được thuận lợi cần phải có các cách marketing, quảng cáo sự kiện. Mục đích của việc marketing là quảng cáo thương hiệu, hình ảnh thu hút sự chú ý và quan tâm của khách hàng. Kích thích nhu cầu mua sắm và trải nghiệm sản phẩm, dịch vụ.
Có rất nhiều cách marketing cho kế hoạch khai trương, đó là:
- Thiết kế băng rôn thật ấn tượng, đầy đủ nội dung treo tại cửa hàng, công ty, showroom,… trước ngày khai trương khoảng chừng 3 ngày.
- Phát tờ rơi quảng cáo ở khu vực lân cận, một hình thức marketing cũ nhưng lại đem đến hiệu quả bất ngờ.
- Trên website, fanpage của công ty, doanh nghiệp,… quảng cáo sự kiện khai trương, cung cấp đầy đủ thông tin, banner cần đặt ở trang chủ để khách hàng truy cập vào dễ dàng nhìn thấy.
- Mời người nổi tiếng tới tham dự sự kiện khai trương là một trong các hình thức marketing hiệu quả. Trong bản kế hoạch khai trương tùy thuộc vào kinh phí mà mời họ tới tham dự. Phương án này sẽ linh hoạt, tùy thuộc vào kinh phí mà mời người quảng cáo là ai, ở phân khúc nào và có tầm ảnh hưởng tới fan ra sao.
MARCOM – Đơn vị tổ chức khai trương chuyên nghiệp
Bên cạnh việc tổ chức các chương trình team building thì các buổi lễ khai trương cũng được xem là thế mạnh của MARCOM. MARCOM luôn hiểu được tầm quan trọng của các sự kiện khai trương đối với bất kỳ một dự án hay doanh nghiệp nào. Chính vì vậy mà ngay từ khâu chuẩn bị các hạng mục sự kiện đã luôn được MARCOM chuẩn bị kỹ lưỡng và cân nhắc, giám sát thật cẩn thận. Nhắm mang đến sự hài lòng tuyệt đối cho mọi khách hàng sử dụng dịch vụ.
Ngoài ra, tại MARCOM cũng còn cung cấp thêm nhiều dịch vụ khác như:
- Tổ chức sự kiện khai trương, lễ khánh thành, họp báo, hội nghị, hội thảo,…
- Tổ chức các chương trình team building, gala, hoạt động vui chơi gắn kết,…
- Cung cấp dịch vụ media chuyên nghiệp, trọn gói.
- Cung cấp nhân sự sự kiện.
- Cung cấp trang thiết bị sự kiện.
MARCOM luôn biết ơn khi trở thành đơn vị nhận được nhiều sự ưu tiên và tin tưởng của các khách hàng và đối tác qua mỗi năm. Trở thành đơn vị để nhiều doanh nghiệp gửi gắm tổ chức các sự kiện quan trọng khắp cả nước.
Trên đây là tất cả những chia sẻ cực chi tiết của MARCOM về bản kế hoạch tổ chức lễ khai trương. MARCOM mong rằng với những thông tin hữu ích trên có thể giúp bạn tổ chức được một buổi lễ khai trương thật thành công. Nếu bạn cần tìm đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp và uy tín, đừng ngần ngại mà hãy liên hệ ngay với MARCOM để được hỗ trợ và tư vấn 24/7 bạn nhé!
CÔNG TY TNHH TRUYỀN THÔNG TIẾP THỊ QUỐC TẾ MARCOM
- Hotline: 098.269.8826 (Mr. Nguyễn Tú)
- Email: sukienmarcom.vn@gmail.com
- Facebook: https://www.facebook.com/sukienmarcom.vn
- Địa Chỉ VP: Số 192 Đường Giải Phóng – Quận Thanh Xuân – TP Hà Nội
- Kho 1: Số 128 Đường Văn Quán, Quận Hà Đông, Thành Phố Hà Nội
- Kho 2: Số 193 Đường Chiến Thắng, Quận Hà Đông, Thành Phố Hà Nội
- Kho 3: Số 168 Bùi Sỹ Tiêm, Phường Tiền Phong, Thành Phố Thái Bình
- Kho 4: Đường Lộc Hoà – Thành Phố Nam Định
