Tổ chức sự kiện lễ khai trương là cột mốc quan trọng của mọi công ty, doanh nghiệp với hy vọng sự phát triển thịnh vượng sau này. Để chương trình diễn ra thuận lợi thì cần phải chuẩn bị thật kỹ lưỡng ở khâu chuẩn bị. Vậy làm thế nào để tổ chức khai trương thành công? Cùng MARCOM tìm hiểu ngay câu trả lời thông qua quy trình tổ chức sự kiện tại bài viết dưới đây.
Lễ khai trương là gì?
Lễ khai trương (Grand Opening) là sự kiện quan trọng đối với doanh nghiệp. Đánh dấu sự ra mắt cửa hàng, công ty hoặc thương hiệu mới đến với mọi người. Mục đích của buổi tổ chức lễ khai trương nhằm mong cầu sự may mắn đến với cửa hàng, buôn bán phát đạt và được thành công như ý.
Để buổi tổ chức lễ khai trương được diễn ra thành công thì cần xác định quy mô tổ chức để chuẩn bị những hạng mục cần thiết. Ví dụ như, quy trình đón tiếp khách, bữa tiệc ăn nhẹ, tiết mục văn nghệ chào mừng, quà tặng khách hàng,…
Ý nghĩa của việc tổ chức sự kiện lễ khai trương
Tổ chức sự kiện lễ khai trương mang ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với công ty hoặc thương hiệu mới. “Khai” trong tiếng Hán nghĩa là mở đầu, “Trương” có nghĩa là lớn mạnh. “Khai trương” mang hàm ý chỉ khởi đầu suôn sẻ, đại phát. Bên cạnh đó, đây là một cơ hội tuyệt vời giúp gia tăng độ nhận diện thương hiệu mới tới khách hàng. Thông qua buổi lễ khai trương, doanh nghiệp có thể quảng bá hình ảnh, dịch vụ một cách hiệu quả.
Quy trình tổ chức sự kiện lễ khai trương chi tiết
Dưới đây là quy trình các bước tổ chức lễ khai trương mà MARCOM muốn chia sẻ đến bạn. Cùng tham khảo để có những thông tin tốt nhất bạn nhé!
Bước 1: Chọn thông điệp muốn truyền tải
Mỗi một cơ sở mới hay một công trình mới được mọc ra đều nhờ sự cố gắng và nỗ lực không ngừng của chủ đơn vị. Chính vì vậy trong dịp lễ khai trương, chủ doanh nghiệp đều có rất nhiều những thông điệp và ý nghĩa muốn được truyền tải đến tất cả các vị khách hàng của mình. Điều bạn cần làm đó chính là phải xác định được thông điệp cốt lõi của doanh nghiệp đưa ra và sử dụng nó như một câu slogan để sử dụng rộng rãi trong toàn chương trình. Điều này sẽ giúp mang lại một hiệu quả truyền thông cực kỳ mạnh mẽ.
Bước 2: Chọn ngày, chọn giờ
Đối với các sự kiện ít nhiều mang ý nghĩa tâm linh như lễ khai trương, khánh thành, động thổ,… Thì việc chọn ngày và giờ tổ chức là vô cùng quan trọng. Người ta vẫn quan niệm việc chọn ngày lành tháng tốt cho các hoạt động trọng đại sẽ giúp mang lại nhiều may mắn, cũng như giúp công việc làm ăn kinh doanh phát triển tốt.
>>> Xem thêm: Dịch vụ tổ chức tiệc khai trương tại Hà Nội trọn gói – Marcom
Bước 3: Lên ý tưởng, hình thức tổ chức
Để chào đón “sự ra đời” của đứa con tinh thần, chắc hẳn cá doanh nghiệp đã có rất nhiều những ý tưởng độc đáo mong được thực hiện. Việc của bạn đó chính là sẽ dựa vào những ý kiến đó và xây dựng một chủ đề cụ thể hơn, khả thi hơn. Tuy nhiên vẫn phải đảm bảo về mặt kinh phí cho doanh nghiệp.
Bước 4: Lên kịch bản, timeline chi tiết
Sau khi nắm được các ý tưởng chính về chương trình, bạn sẽ tiến hành lên lịch trình cùng timeline chi tiết cho toàn bộ lễ khai trương. Các hoạt động được lên lịch trình càng chi tiết sẽ càng giúp chương trình được tổ chức một cách dễ dàng hơn.
Bước 5: Lên báo giá các hạng mục trong chương trình
Thường các doanh nghiệp sẽ có sẵn mức dự trù về dịch vụ cho việc tổ chức các buổi lễ khai trương. Tuy nhiên, bạn cần lên một bản báo giá chi tiết tất cả các hạng mục có trong buổi lễ khai trương. Từ những hạng mục nhỏ nhất cho đến những hạng mục lớn. Ngoài ra các thông tin trong bảng báo giá cũng phải có đầy đủ từ số lượng, kích thước, màu sắc, chất liệu,… Để người đọc có thể dễ dàng hình dung và nắm được thông tin. Bản báo giá cho bạn có thể cao hơn hoặc thấp hơn mức dự trù của doanh nghiệp để họ có thể cân nhắc các hạng mục cần và không cần. Sau đó mới cân nhắc và điều chỉnh lại sao cho phù hợp.
>>> Xem thêm: Kinh nghiệm tổ chức lễ khai trương khánh thành hiệu quả
Bước 6: Khảo sát địa điểm thực tế
Sau khi bạn đã hoàn thành kịch bản và báo giá của chương trình thì sẽ tiến hành khảo sát địa điểm. Thường đối với các buổi lễ khai trương thì địa điểm tổ chức sẽ được chọn tại cơ sở được khai trương luôn. Để cho các khách hàng và đối tác có thể tham quan và thử dịch vụ cũng như sản phẩm. Việc của bạn là quan sát kỹ địa điểm để có thể lên ý tưởng thi công các hạng mục cũng như trang trí một cách hợp lý nhất.
Bước 7: Thi công các hạng mục
Các hạng mục cần có trong chương trình sẽ được phân công bàn giao cho từng nhân sự phụ trách và chịu trách nhiệm chính. Sau khi kịch bản đã lên xong xuôi thì việc thi công và lắp đặt các hạng mục sẽ được tiến hành. Đi cùng với đó là sự giám sát trước địa điểm tổ chức là cực kỳ cần thiết. Nó giúp các hạng mục trang trí của bạn trở nên phù hợp và hài hòa hơn rất nhiều.
Bước 8: Nghiệm thu trước chương trình
Sau khi tất cả các hạng mục được hoàn thành, khách hàng sẽ cùng với đơn vị tổ chức đi kiểm tra 1 lượt tất cả hạng mục dịch vụ một lần nữa. Đây là bước nghiệm thu trước chương trình để chắc chắn rằng đơn vị tổ chức đã hoàn thiện và bàn giao đúng đủ như trong kịch bản và hợp đồng 2 bên đã thống nhất.
Bước 9: Vận hành lễ khai trương
Nhằm đảm bảo chắc chắn rằng buổi lễ khai trương sẽ diễn ra một cách trơn tru và hạn chế được tối đa các rủi ro có thể xảy ra thì bạn cần một đội ngũ nhân sự vận hành thật chuyên nghiệp và nhiều kinh nghiệm. Những nhân sự này sẽ biết cách nắm bắt, dẫn dắt chương trình và đặc biệt là khả năng dự đoán được các vấn đề phát sinh.
Bước 10: Dọn dẹp, nghiệm thu, kết thúc chương trình
Sau khi lễ khai trương kết thúc 2 bên đơn vị cũng một lần nữa nghiệm thu lại các hạng mục trương trình. Phần nghiệm thu này chủ yếu sẽ là để 2 bên kiểm soát các hạng mục phát sinh. Sau khi chương trình kết thúc thì các nhân sự cũng có nhiệm vụ thu dọn tất cả các trang thiết bị cũng như các hạng mục trang trí trong chương trình. Để trả lại hiện trạng nguyên vẹn của địa điểm.
Lễ khai trương kết thúc cũng là lúc các đơn vị cùng nhau ngồi lại để xác định những mặt hạn chế trong chương trình để có thể rút kinh nghiệm cho những chương trình sau thành công hơn. Đồng thời hoạt động trao đổi này cũng giúp các đơn vị, doanh nghiệp cùng nhau nhìn nhận lại để nắm được sự hiệu quả cả buổi lễ khai trương vừa rồi.
Đến với MARCOM chắc chắn bạn sẽ có một buổi tổ chức sự kiện lễ khai trương long trọng, thành công và ấn tượng nhất cho những người tham dự. Chúng tôi cam kết mang đến cho quý khách hàng những dịch vụ tốt nhất với giá thành hợp lý nhất trên thị trường. Hãy liên hệ với chúng tôi theo thông tin bên dưới để được tư vấn, hỗ trợ nhanh nhất nhé!
CÔNG TY TNHH TRUYỀN THÔNG TIẾP THỊ QUỐC TẾ MARCOM
- Hotline: 098.269.8826 (Mr. Nguyễn Tú)
- Email: sukienmarcom.vn@gmail.com
- Facebook: https://www.facebook.com/sukienmarcom.vn
- Địa Chỉ VP: Số 192 Đường Giải Phóng – Quận Thanh Xuân – TP Hà Nội
- Kho 1: Số 128 Đường Văn Quán, Quận Hà Đông, Thành Phố Hà Nội
- Kho 2: Số 193 Đường Chiến Thắng, Quận Hà Đông, Thành Phố Hà Nội
- Kho 3: Số 168 Bùi Sỹ Tiêm, Phường Tiền Phong, Thành Phố Thái Bình
- Kho 4: Đường Lộc Hoà – Thành Phố Nam Định
