Một sự kiện được tổ chức thành công là xuyên suốt quá trình diễn ra những người tham dự sẽ cảm thấy thú vị bởi những gì ban tổ chức làm trong phạm vi không gian mà họ có mặt. Để hạn chế những rủi ro không đáng có trong quá trình chạy chương trình, MARCOM sẽ chia sẻ tới bạn những lưu ý quan trọng khi thuê địa điểm tổ chức sự kiện.
Thời điểm bắt đầu tìm kiếm dịch vụ thuê địa điểm tổ chức sự kiện
Khi doanh nghiệp, đơn vị hoặc cá nhân bạn đã xác định được sự kiện cần tổ chức. Hãy lên kế hoạch tìm kiếm địa điểm càng sớm càng tốt để có sự chuẩn bị chu đáo. Yếu tố cần xác định để khảo sát gồm có 3 vấn đề chính: ngân sách, quy mô và không gian sự kiện.
Với những sự kiện phát sinh, có yếu tố khẩn cấp thì nên chuẩn bị trước 1 – 2 tuần. Những sự kiện quy mô lớn phải chuẩn bị khoảng 1 – 2 tháng. Tuy nhiên nếu bạn sử dụng full dịch vụ ở các đơn vị cho thuê bạn sẽ không phải mất nhiều thời gian cho việc chuẩn bị như: in ấn ấn phẩm tờ rơi, background,…
Các địa điểm bạn lựa chọn cần phải đánh giá xem có thực sự phù hợp với nội dung sự kiện hay không. Hãy lên danh sách cho các địa điểm này sau đó phân tích kỹ lưỡng và đưa ra so sánh cụ thể. Ngoài việc tự tìm hiểu thông tin bằng các công cụ tìm kiếm trên internet, mạng xã hội. Bạn có thể liên hệ trực tiếp với một số bên để họ báo giá, gửi thông tin chi tiết. Sau đó hãy đến trực tiếp nơi cung cấp dịch vụ cho thuê địa điểm tổ chức sự kiện để xem xét và chốt.
Với những sự kiện cần tổ chức ngoài trời, hãy tìm địa điểm có tính khác biệt, mới lạ nhưng vẫn tạo cảm giác thoải mái cho người tham gia. Tuy nhiên phải dự tính được các yếu tố như: giấy phép tổ chức, chi phí, sức chứa và thời tiết.
Lưu ý vấn đề MC
MC là cầu nối trung gian để truyền đạt các thông điệp mà doanh nghiệp muốn truyền tới khách mời. Vì thế, khi tổ chức sự kiện bạn phải lưu tâm nhân vật này. Một sự kiện có thu hút hay nhàm chán phần lớn phụ thuộc vào người dẫn chương trình. Đã có rất nhiều sự kiện bị thất bại thảm hại bởi chương trình một đằng còn người dẫn chương trình một nẻo.
Nguyên nhân có thể do MC nhận được kịch bản trễ nên không có thời gian đọc bản thảo. Hoặc cũng có thể là do người dẫn chương tự tin thái quá vào năng lực nên chủ quan không tham khảo bản thảo. Do vậy, bạn cần có sự kiểm soát chặt chẽ vấn đề này để có một sự kiện được tổ chức thành công.
Bố cục không gian phù hợp với tính chất sự kiện
Trước khi tiến hành khảo sát địa điểm, quý khách cần hiểu rõ tính chất buổi lễ của mình như thế nào. Để có thể so sánh, đối chiếu giữa địa điểm có phù hợp với kế hoạch của sự kiện hay không. Ví dụ như một buổi hội thảo du học thì không thể tổ chức ở trung tâm hội nghị tiệc cưới.
Ngoài ra cần xem xét những đặc điểm bên trong và bên ngoài địa điểm tổ chức. Để xem có kết hợp với các ý tưởng dàn dựng ban đầu hau không.
- Phong cách địa điểm, bố cục tổng thể.
- Màu sắc chủ đạo của địa điểm.
- Kiểm tra chiều cao, chiều rộng của trần nhà, cổng ra vào có đúng với bản thiết kế trang trí không.
- Sức chứa tối đa của địa điểm theo các kiểu bàn ghế đã định sẵn.
- Xem xét cách bố trí sân khấu, khán đài với vị trí khán giả. Có các trụ cột che khuất tầm nhìn của khách tham dự không?
>>> Xem thêm: Công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại Hà Nội
Mức độ an toàn
Để đảm bảo mọi tình huống xấu nhất sẽ xảy ra, doanh nghiệp cũng nên lường trước mức độ an toàn của địa điểm tổ chức như:
- Hệ thống báo cháy, công cụ phòng cháy chữa cháy.
- Công tác phòng cháy chữa cháy nên được thỏa thuận giữa hai bên.
- Có lối thoát hiểm riêng khi có sự cố, cách sơ tán người khi có hỏa hoạn.
- Có các bệnh viện, đồn công an gần đó hay không.
Bãi đậu xe của dịch vụ thuê địa điểm tổ chức sự kiện
Sau khi có danh sách người tham gi. Bạn cần phải xem đại đa số khách tham dự sử dụng phương tiện giao thông nào nhiều nhất? Ô tô hay xe máy? Số lượng quy mô sự kiện lên tới bao nhiêu người? Để từ đó mới có thể tính toán được số lượng, diện tích vị trí tối thiểu cho khách mời đỗ xe.
Trong quá trình khảo sát, xét thấy địa điểm bạn thuê không đáp ứng được vị trí đỗ xe rộng, thoáng. Khu lân cận cũng không có chỗ cho thuê thì hãy tìm sang địa điểm khác nhé.
Sức chứa
Số lượng người tham dự sẽ quyết định sức chứa của phòng tổ chức sự kiện. Vì vậy bạn hãy lựa chọn địa điểm có không gian sảnh chờ thoáng mát, rộng. Diện tích phòng vừa vặn, sạch sẽ sẽ tạo cảm giác thoải mái cho người tham gia. Lối đi lên xuống phải thuận tiện, có cả thang máy và cầu thang, phòng những rủi ro không may. Nhất là những sự kiện có quy mô lớn, số lượng người tham gia từ 100 người trở lên.
Yêu cầu về tiện nghi của địa điểm
Cơ sở vật chất sẽ đánh giá khách quan về địa điểm tổ chức sự kiện. Khi khảo sát địa điểm, doanh nghiệp cần yêu cầu về các tiện nghi cần thiết như:
- Thiết bị âm thanh, ánh sáng, màn hình,…
- Sân khấu, bàn ghế chắc chắn, không bị lung lay.
- Có các dụng cụ trang trí cơ bản như hoa để bàn, nơ ghế…
- Nguồn điện có công suất đủ lớn cho suốt buổi lễ và có dự trù máy phát điện hay không.
- Thiết bị dụng cụ, dịch vụ nào được cung cấp kèm miễn phí khi thuê địa điểm?
- Hệ thống máy chiếu, màn chiếu, giấy bút có đầy đủ không?
- Hệ thống internet, wifi có đủ mạnh cho tất cả mọi khách mời sử dụng?
Bố cục không gian tổ chức sự kiện
Việc nắm rõ bố cục không gian tổ chức sự kiện và sơ đồ minh họa đi kèm giúp bạn hiểu được vị trí của nơi diễn ra sự kiện. Từ đó có thể xử lý những phát sinh xảy ra như: sự có âm thanh, ánh sáng, máy chiếu… một cách nhanh chóng và chính xác nhất.
Cách bày trí nội thất và trang trí phòng cũng tác động lớn đến sự kiện. Vì vậy bạn hãy trao đổi với bên cung cấp địa điểm tổ chức sự kiện. Để thống nhất cách trang trí sao cho phù hợp nhất. Bởi mỗi sự kiện sẽ có chủ đề và nội dung khác nhau. Ví dụ như: hội thảo sẽ khác với hội nghị, lễ tổng kết sẽ khác với lễ ký kết,…
Trần nhà cũng là điểm bạn cần lưu ý bởi nó có tác động rất lớn đối với chất lượng âm thanh. Nếu cần không gian ấm cúng hãy chọn trần nhà thấp. Nếu cần một không gian thông thoáng, tạo tiếng vang lớn hãy lựa chọn trần nhà cao.
Hãy chuẩn bị đón nhận một sự kiện được tổ chức thành công bằng cách liên hệ ngay với MARCOM. Chúng tôi tự tin hoàn thành tốt những lưu ý quan trọng khi thuê địa điểm tổ chức sự kiện khi được quý khách tin yêu và trao gửi. MARCOM luôn sẵn sàng đội ngũ nhân sự lên ý tưởng, thiết kế, chuẩn bị, xếp đặt và thi công tổ chức sự kiện lớn nhỏ cho khách hàng. Mỗi sự kiện đều được MARCOM tổ chức dựa trên ý tưởng sáng tạo, lao động cần cù, cống hiến miệt mài và hết mình vì đam mê.
CÔNG TY TNHH TRUYỀN THÔNG TIẾP THỊ QUỐC TẾ MARCOM
- Hotline: 098.269.8826 (Mr. Nguyễn Tú)
- Email: [email protected]
- Facebook: https://www.facebook.com/sukienmarcom.vn
- Địa Chỉ VP: Số 192 Đường Giải Phóng – Quận Thanh Xuân – TP Hà Nội
- Kho 1: Số 128 Đường Văn Quán, Quận Hà Đông, Thành Phố Hà Nội
- Kho 2: Số 193 Đường Chiến Thắng, Quận Hà Đông, Thành Phố Hà Nội
- Kho 3: Số 168 Bùi Sỹ Tiêm, Phường Tiền Phong, Thành Phố Thái Bình
- Kho 4: Đường Lộc Hoà – Thành Phố Nam Định
