Tổ chức sự kiện đang là một trong những ngành hot nhất hiện nay và được đông đảo các bạn trẻ năng động, cá tính yêu thích, theo đuổi. Nếu bạn là một người năng động, sáng tạo, thích tham gia vào những buổi liên hoan tiệc tùng. Nếu bạn là người tự tin, linh hoạt, không thích làm việc trong một môi trường gò bó. Vậy thì nhân viên tổ chức sự kiện chính là công việc phù hợp nhất dành cho bạn.
Nhân viên tổ chức sự kiện là gì?
Nhân viên tổ chức sự kiện hay chuyên viên tổ chức sự kiện hiểu đơn giản là người giữ nhiệm vụ quản lý hậu cần tại những sự kiện. Họ sẽ phụ trách những công việc như lên ý tưởng, xây dựng kịch bản. Điều phối và giám sát chương trình nhằm đảm bảo sự kiện diễn ra một cách suôn sẻ.
Bản thâm của công việc tổ chức sự kiện đòi hỏi sự tương tác giữa người với người. Nên những nhân viên tổ chức sự kiện thường vô cùng năng động, có khả năng giao tiếp tốt. Đặc biệt là sự sáng tạo, nhạy bén. Bên cạnh đó, kiến thức chuyên môn, khả năng tổ chức, làm việc đội nhóm, khả năng chịu áp lực. Tâm lý và thái độ làm việc cũng rất cần thiết đối với nhân viên tổ chức sự kiện.
Tính chất công việc tổ chức sự kiện là được hoạt động trong không gian thoải mái. Gặp gỡ nhiều người và thậm chí được di chuyển liên tục. Thoát khỏi môi trường làm việc gò bó như các công việc văn phòng. Do đó, nghề này luôn được các bạn trẻ yêu thích và ngày càng được nhiều người định hướng, lựa chọn theo đuổi công việc này.
Những kỹ năng cần thiết để trở thành nhân viên tổ chức sự kiện
Sáng tạo
Khả năng sáng tạo không ngừng của nhân viên tổ chức sự kiện chính là yếu tố chủ chốt. Trong sự kiện toàn bộ mọi hoạt động nhìn thấy, nghe được, cảm nhận trong sự kiện đều được bắt nguồn đối với người làm tổ chức sự kiện. Lên kịch bản cho chương trình, lên ý tưởng trang trí, thiết kế các tiết mục biểu diễn việc truyền thông nội dung doanh nghiệp đối với ý tưởng có sẵn. Thông điệp, nội dung truyền tải cho doanh nghiệp đều có toàn bộ hết sức vai trò quan trọng không thể bỏ qua.
Xây dựng kịch bản
Trong quy trình tổ chức sự kiện thì một kỹ năng cũng khá quan trọng cần chú trọng đó là xây dựng kịch bản cho chương trình. Nhân viên tổ chức sự kiện cần có trí tưởng tượng phong phú, đầu óc tư duy nhạy bén, có sự sáng tạo thì mới viết được kịch bản tốt cho doanh nghiệp. Để sự kiện có thể hình dung thực thi từ đó có sự độc đáo trong ý tưởng.
Câu văn từ ngữ của bạn sẽ ngày càng phong phú và trau chuốt hơn khi mỗi ngày đều đọc nhiều hơn một chút, sẽ tốt dần lên về khả năng diễn đạt. Tiếp xác với các đối tượng có khả năng giao tiếp tốt để khả năng của bản thân có thể diễn đạt khả năng viết được cải thiện.
Lập kế hoạch
Người tiến hành việc làm tổ chức sự kiện là công việc checklist căn cứ vào bản thân về kỹ năng làm việc. Và mọi thứ sẽ trở nên thuần thục hơn khi làm nhiều và thường xuyên. Tuy vậy để có thể thực hiện tốt hoàn thành tốt công việc thì cần có nhiều tố chất cộng hưởng lại về sự chu đáo, sự cẩn thận, tỉ mỉ, một tầm nhìn bao quát cùng tính chuyên nghiệp.
Quản lý tài chính
Nhân viên tổ chức sự kiện bên cạnh các kỹ năng được đề cập phía trên thì cần phải có khả năng cơ bản về kỹ năng quản lý tài chính. Cần bám sát một số nguyên tắc để tiến hành ngân sách đối với một thời gian thực hiện.
Công khai và minh bạch về mức thu trong sự kiện. Các kế hoạch tổ chức sự kiện độc đáo thông thường sẽ thu hút số lượng đông đảo khách mời hoặc số lượng nhà tài trợ. Tránh trường hợp tổ chức sự kiện chương trình ngân sách bị thất thoát nên trong việc thu chi cần có sự minh bạch.
Làm việc nhóm
Kỹ năng này cần thiết đối với một nhân viên làm trong mảng tổ chức sự kiện. Về mọi trường hợp tình huống diễn ra bạn phải có một cái nhìn hết sức bao quát. Để đạt được hiệu quả trong công việc thì mọi người cần có kỹ năng hợp tác cũng như phát triển với team. Bạn sẽ cải thiện và quen dần khi tiếp xúc đa dạng môi trường mới khác nhau.
>>> Xem thêm: Ngành tổ chức sự kiện tư vấn và giải đáp mọi thắc mắc
Các công việc chính của nhân viên tổ chức sự kiện
Nhân viên tổ chức sự kiện chịu trách nhiệm làm việc theo hướng dẫn của quản lý. Xử lý rất nhiều nhiệm vụ khác nhau từ khi tiếp nhận ý tưởng tới các bước tiến hành để một sự kiện được diễn ra suôn sẻ.
Công việc của nhân viên tổ chức sự kiện bao gồm:
- Tiếp nhận yêu cầu của khách hàng hoặc phòng ban trong công ty lên ý tưởng tổ chức sự kiện.
- Đánh giá quy mô sự kiện, đề xuất các quy trình tiến hành chuẩn bị cho sự kiện.
- Lập kế hoạch, ước tính chi phí tổ chức sự kiện và báo cáo ngân sách.
- Thuê địa điểm, liên hệ với các nhà cung cấp vật tư, thiết bị, thực phẩm, trang trí,…
- Bốc dỡ thiết bị từ xe tải và sắp xếp bàn ghế cho các sự kiện.
- Đảm bảo xác định và sắp xếp vị trí chỗ ngồi cho khách mời, công nhân viên,… hợp lý.
- Chú ý đến các tiêu chí án toàn.
-
Làm việc theo hướng dẫn của người quản lý tổ chức sự kiện.
- Đảm bảo hội trường sự kiện sạch sẽ và có tổ chức.
- Đảm bảo cung cấp dịch vụ chăm sóc khách hàng tuyệt vời, ấn tượng.
- Bảo mật thông tin liên quan đến sự kiện khi được yêu cầu.
- Đảm nhận vai trò của người chào đón khách trong một số trường hợp.
- Chuẩn bị, thiết lập thiết bị chiếu sáng và âm thanh.
- Chỉ đạo, hỗ trợ phục vụ thức ăn và đồ uống, quà tặng cho khách trong sự kiện.
- Phân phối, cung cấp thông tin hữu ích cho người tham dự sự kiện.
- Kiểm tra thiết bị xem có bị hỏng hóc sau khi sử dụng không.
- Theo dõi, giám sát các hoạt động cho đến khi sự kiện kết thúc.
- Báo cáo kết quả công việc với người quản lý.
Ai sẽ phù hợp với nghề tổ chức sự kiện?
Nhân viên tổ chức sự kiện không nhất thiết phải đạt yêu cầu về trình độ, bằng cấp cao. Nhưng những nhân viên có tố chất, kỹ năng dưới đây rất thích hợp để làm công việc này, đó là:
Người năng động, sáng tạo
Công việc của nhân viên tổ chức sự kiện sẽ gắn liền nhiều đến việc lên kế hoạch, triển khai và giám sát các sự kiện lớn nhỏ khác nhau. Người năng động sẽ luôn có năng lượng để xử lý và hoàn thành các nhiệm vụ với thái độ tốt nhất. Bên cạnh đó, sự sáng tạo cho phép bạn tạo ra những ý tưởng mới lạ mang lại hiệu ứng tốt cho khách hàng.
Có khả năng tổ chức
Để chuẩn bị và tạo ra sự kiện thành công bạn sẽ luôn ở trong trạng thái bận rộn với hàng trăm thứ phải lo. Nếu không biết sắp xếp thời gian, tổ chức công việc hợp lý thì sẽ ảnh hưởng đến tiến độ công việc của bạn.
Người cầu toàn
Những bạn có phẩm chất này rất hợp để giữ vai trò nhân viên tổ chức sự kiện. Bởi bạn sẽ có sự tỉ mỉ, cẩn thận chú ý đến từng tiểu tiết và làm mọi thứ một cách tốt nhất cũng như có cái nhìn bao quát tổng thể trong sự kiện.
Sức khỏe tốt
Một sức khỏe tố giúp bạn luôn có năng lượng tốt để làm việc. Công việc tổ chức sự kiện bạn liên tục phải gặp đối tác, nhà cung cấp, khách hàng. Vì vậy, sức khỏe sự nhanh nhẹ là yếu tố để bạn hoàn thành công việc và gắn bó với công việc này một cách lâu dài.
Trên đây là những thông tin chi tiết về công việc và những yêu cầu về kỹ năng đối với nhân viên tổ chức sự kiện. Nếu bạn thực sự yêu thích công việc này hãy cố gắng trau dồi và phát triển từng ngày để vượt qua những thử thách xứng đáng để có được công việc này.
CÔNG TY TNHH TRUYỀN THÔNG TIẾP THỊ QUỐC TẾ MARCOM
- Hotline: 098.269.8826 (Mr. Nguyễn Tú)
- Email: sukienmarcom.vn@gmail.com
- Facebook: https://www.facebook.com/sukienmarcom.vn
- Địa Chỉ VP: Số 192 Đường Giải Phóng – Quận Thanh Xuân – TP Hà Nội
- Kho 1: Số 128 Đường Văn Quán, Quận Hà Đông, Thành Phố Hà Nội
- Kho 2: Số 193 Đường Chiến Thắng, Quận Hà Đông, Thành Phố Hà Nội
- Kho 3: Số 168 Bùi Sỹ Tiêm, Phường Tiền Phong, Thành Phố Thái Bình
- Kho 4: Đường Lộc Hoà – Thành Phố Nam Định
