Tổ chức sự kiện khai trương văn phòng mới là một trong những sự kiện lớn của một đơn vị nào đó. Do đó cần có sự chuẩn bị kỹ lưỡng về các yếu tố khác nhau nhằm đảm bảo buổi lễ diễn ra thành công. Nếu bạn chưa có kinh nghiệm hãy lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ tổ chức lễ khai trương uy tín, chuyên nghiệp. Trong đó MARCOM là một trong những thương hiệu mà bạn có thể tin tưởng lựa chọn.
Bài viết dưới đây chúng tôi sẽ chia sẻ về lợi ích và quy trình tổ chức sự kiện khai trương văn phòng trọn gói, chuyên nghiệp nhất. Hãy cùng theo dõi nhé!
Lợi ích của việc tổ chức lễ khai trương văn phòng
Không chỉ bởi niềm vui, niềm phấn khích trong ngày đầu tiên, việc tổ chức lễ khai trương văn phòng làm việc còn đem lại nhiều lợi ích khác:
- Đánh dấu bước khởi đầu của 1 công việc.
- Công việc sẽ suôn sẻ, thuận buồm xuôi gió (theo ý nghĩa về mặt tâm linh).
- Tạo tiếng vang, là một dịp để quảng báo thương hiệu rất hiệu quả. Đặc biệt là sẽ thu hút được nhiều người dân xung quanh (có thể là những khách hàng tiềm năng mới).
- Về đối ngoại, đây là dịp để doanh nghiệp thắt chặt mối quan hệ với những đối tác, khách hàng lớn cũng như mở rộng quan hệ với các đối tác và khách hàng tiềm năng.
- Về đối nội, các hoạt động tổ chức lễ khai trương sẽ giúp nhân viên thêm gắn kết hơn, nâng cao tinh thần và trách nhiệm của thành viên công ty.
Quy trình tổ chức sự kiện khai trương văn phòng
Bước 1: Kiểm tra và xác định danh sách khách mời đến tham dự lễ khai trương
Số lượng khách mời đến tham dự khai trương là yếu tố quan trọng. Ảnh hưởng trực tiếp đến ngân sách của công ty cho việc tổ chức sự kiện, đến thời gian tổ chức, địa điểm và các tiết mục khác trong sự kiện.
Bước 2: Cân đối ngân sách để tổ chức lễ khai trương văn phòng
Ngân sách khai trương là tất cả các khoản chi phí cần thiết để thực hiện các chương trình, hạng mục trong ngày khai trương. Bạn có thể xác định quy mô tổ chức để xác định đối tượng khách mời. Ngược lại lên danh sách khách cần mời xong căn cứ vào số lượng khách để xác định quy mô tổ chức và dự trù kinh phí cần chi trả cho lễ khai trương.
Bước 3: Lựa chọn thời gian và địa điểm tổ chức lễ khai trương văn phòng
Tốt nhất nên chọn thời gian tổ chức khai trương vào buổi sáng. Vì như thế sẽ tránh được tình trạng nắng nóng nếu như tổ chức sự kiện vào mùa hè. Về địa điểm khai trương thì bạn có thể lựa chọn không gian chính là văn phòng của công ty hoặc có thể là một nhà hàng sang trọng,…
>>> Xem thêm: Bí quyết tổ chức lễ khai trương thành công cho doanh nghiệp
Bước 4: Lên chương trình cơ bản cho lễ khai trương văn phòng
Chương trình của buổi lễ khai trương văn phòng công ty về cơ bản gồm những tiết mục sau:
- Tiết mục khai mạc sự kiện với những chia sẻ của lãnh đạo công ty.
- Cắt băng khánh thành cùng với sự tham gia của khách hàng, đối tác.
- Giới thiệu về quy mô và định hướng công ty.
- Tiết mục văn nghệ.
- Tiết mục bế mạc sự kiện.
Bước 5: Lựa chọn thực đơn cho lễ khai trương văn phòng
Căn cứ vào ngân sách chi tiêu cho ngày khai trương mà ban lãnh đạo của công ty. Quyết định lựa chọn thực đơn phù hợp cho bữa tiệc khai trương văn phòng:
- Đó có thể là một bữa tiệc nhẹ với các loại trái cây tươi như cam, quýt, nho, dứa, dưa hấu, ổi… Tốt nhất là nên lựa chọn trái cây theo mùa vì như thế vừa đảm bảo chất lượng lại rẻ.
- Về nước uống trong bữa tiệc bạn nên lựa chọn các loại sinh tố như sinh tố dưa hấu, sinh tố chanh leo, dâu tây,… ngoài ra nếu ngân sách cho phép bạn có thể lựa chọn một vài loại đồ uống sang trọng như rượu vang, cafe,…
- Bánh ngọt: Trong sự kiện khai trương văn phòng, bánh ngọt chính là thành phần không thể thiếu được ở bữa tiệc. Bánh ngọt nên trang trí thật bắt mắt để tạo ấn tượng cho khách mời.
- Các món bổ sung thêm có thể lựa chọn chè thập cẩm hoặc yaourt trái cây.
Bước 6: Lên kế hoạch truyền thông và quảng bá cho ngày khai trương
Đây là cách giúp chương trình khai trương của bạn được nhiều người biết đến hơn. Bạn có thể lựa chọn nhiều phương án để quảng cáo và truyền thông như đăng thông tin qua mạng xã hội, sử dụng các video quảng cáo trên tiktok, các poster, tờ rơi,… Để giúp ngày khai trương của bạn được nhiều người biết đến. Bên cạnh đó, bạn đừng quên chuẩn bị các kế hoạch khuyến mãi để có thể thu hút các khách hàng tiềm năng.
Ngoài ra, nếu bạn có điều kiện kinh tế hơn thì có thể hợp tác với các nghệ sĩ nổi tiếng để quảng cáo, PR về sự kiện khai trương của bạn. Đây là phương pháp nhanh nhất giúp sự kiện khai trương của bạn được nhiều người biết đến.
Bước 7: Trang trí văn phòng
Việc trang trí văn phòng mới vào ngày khai trương cũng là một trong những điều không thể thiếu. Hình thức trang trí sẽ là điểm nhấn gây ấn tượng cho các vị khách mời và khách hàng tới tham dự. Bạn hãy đảm bảo sao cho các hạng mục trang trí đều được hoàn thiện trược ngày diễn ra chương trình để tránh thiếu sót.
Ngoài ra, các thiết bị sự kiện như âm thanh, ánh sáng cũng cần được chuẩn bị kỹ càng. Và được test thật cẩn thận vì nó sẽ ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng của buổi khai trương.
>>> Xem thêm: Dịch vụ tổ chức khai trương trọn gói từ A đến Z của MARCOM
Bước 8: Tổ chức khai trương
Lễ cúng khai trương văn phòng
Lễ cúng là một nghi thức vô cùng quan trọng trong ngày khai trương văn phòng. Nó có thể được hiểu là một nghi lễ cầu may, mong cho công việc thuận lợi, làm ăn phát đạt, ít trắc trở.
Nghi thức cúng khai trương cửa hàng thường không quá cầu kỳ. Trước hết bạn chỉ cần chuẩn bị một mâm cỗ đơn giản gồm có: mâm ngũ quả, trầu cau, 3 chén nước, 3 chén xôi, gạo, muối trắng, ngoài ra còn có nhang, đèn, bộ vàng mã khai trương,… Hoặc thêm vài món mặn tùy thuộc vào nhu cầu của bạn. Tất cả đồ cúng sẽ được bày lên một chiếc bàn lớn, đặt trước văn phòng. Khi đến giờ lành, sẽ bắt đầu thắp nhang và khấn lễ.
Sau khi đốt hết tuần nhang thì sẽ là hoạt động hóa vàng mã và sau đó là thụ lộc. Chỉ đơn giản như vậy là bạn đã hoàn thành thao tác lễ cúng khai trương văn phòng rồi. Tiếp sau đó, bạn hãy chọn một vị khách mời có tuổi hợp với bạn trở thành vị khách đầu tiên bước chân vào văn phòng, gọi là xông đất. Việc chọn người hợp tuổi sẽ giúp cho việc làm ăn của văn phòng trở nên tốt hơn.
Các hoạt động bán hàng trong buổi khai trương
Ngày khai trương cũng là một dịp để bạn có thể tiếp cận được đến những khách hàng tiềm năng. Hãy chuẩn bị thật kỹ những sản phẩm và dịch vụ tốt nhất để đón tiếp các đối tác và khách mời ngày khai trương.
Dịch vụ tổ chức sự kiện khai trương văn phòng tại MARCOM
MARCOM là một trong những đơn vị tổ chức sự kiện hàng đầu Việt Nam hiện nay. Chúng tôi có nhiều năm kinh nghiệm trên thị trường và được động đảo khách hàng đánh giá cao.
Bên cạnh đó chúng tôi sở hữu đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, làm việc tận tâm, đầy sức sáng tạo. Nhờ đó sẽ đảm bảo cho buổi lễ của bạn diễn ra thành công, mang nét riêng cho doanh nghiệp.
Trên đây là những thông tin về quy trình và kế hoạch tổ chức sự kiện khai trương văn phòng uy tín, chuyên nghiệp. MARCOM có nhiều năm kinh nghiệm về lĩnh vực sự kiện sẽ giúp bạn cảm thấy hài lòng. Hãy liên hệ với chúng tôi theo thông tin dưới đây để được tư vấn:
CÔNG TY TNHH TRUYỀN THÔNG TIẾP THỊ QUỐC TẾ MARCOM
- Hotline: 098.269.8826 (Mr. Nguyễn Tú)
- Email: sukienmarcom.vn@gmail.com
- Facebook: https://www.facebook.com/sukienmarcom.vn
- Địa Chỉ VP: Số 192 Đường Giải Phóng – Quận Thanh Xuân – TP Hà Nội
- Kho 1: Số 128 Đường Văn Quán, Quận Hà Đông, Thành Phố Hà Nội
- Kho 2: Số 193 Đường Chiến Thắng, Quận Hà Đông, Thành Phố Hà Nội
- Kho 3: Số 168 Bùi Sỹ Tiêm, Phường Tiền Phong, Thành Phố Thái Bình
- Kho 4: Đường Lộc Hoà – Thành Phố Nam Định
