Hiện nay nhu cầu tổ chức sự kiện rất nhiều, nhất là những doanh nghiệp và gia đình có điều kiện thường tổ chức sự kiện vào mỗi dịp đặc biệt. Tổ chức sự kiện sinh nhật cũng được rất nhiều người quan tâm hiện nay. Nhu cầu giao tiếp, tận hưởng cuộc sống cũng như tri ân đến các đối tác, khách hàng và toàn tể nhân viên tại doanh nghiệp hoặc thành viên trong gia đình. Đó chính là những lý do sự kiện này được thúc đẩy tổ chức.
Quy trình tổ chức sự kiện sinh nhật
Chọn địa điểm và thời gian tổ chức
Đây chính là bước đầu tiên trong quy trình tổ chức sự kiện. Chính là việc lựa chọn địa điểm và thời gian tổ chức. Thời gian tổ chức thông thường sẽ là đúng ngày sinh nhật yêu cầu của khách hàng. Nhưng thời điểm trong ngày cần được chọn kỹ để áp dụng được cho tất cả những người tham dự. Thời gian cần thuận tiện trong cả di chuyển và tính khả thi. Không nên bắt đầu bữa tiệc quá muộn hoặc quá sớm.
Địa điểm tổ chức sự kiện cần được thống nhất về mặt không gian và diện tích. Đó phải là nơi thuận tiện đi lại, để khách mời có mặt đúng giờ. Không nên quá khó tìm để gây mất nhiều thời gian. Không gian bữa tiệc thoáng đãng và không quá chật chội so với số lượng người tham gia. Một buổi tiệc sinh nhật thường có không gian lãng mạn, náo nhiệt mang lại sự vui tươi nhất là nhân vật chính.
Lên danh sách khách mời, chọn mua thiệp và viết gửi thiệp mời
Bước tiếp theo trong các bước chuẩn bị sinh nhật là lên danh sách khách mời và gửi thiệp mời. Cần xác định được số lượng khách mời, đối tượng khách mời để lựa chọn được không gian tổ chức tiệc phù hợp nhất.
Trong trường hợp tổ chức sinh nhật cho người lớn thì chỉ cần xem xét số lượng khách mời có đông không. Nếu đông thì ở nhà, công ty, trường học sẵn có có thể đáp ứng được không? Hay sẽ cần đặt tiệc trước ngoài nhà hàng mới có đủ chỗ cho mọi người? Nếu đặt tiệc tại nhà hàng thì cần chọn nhà hàng nào gần nhất để có thể tìm đến dễ dàng nhất? Nhà hàng có đủ chỗ chứa cho toàn bộ khách mời của bạn không? Liệu nhà hàng có phòng riêng tư để các bạn được tự do thoải mái trong không gian riêng không.
Còn nếu đặt tiệc sinh nhật cho bé thì cần tìm đến địa điểm nào khi khách mời toàn là người lớn? Có thể ra ngoài nhà hàng lẩu nướng, buffer hoặc các món ăn tùy theo sở thích. Còn nếu khách mời rất đông trẻ em thì cần tìm đến nhà hàng nào phục vụ những món ăn gần gũi, dễ ăn cho trẻ em? Từ việc chọn lựa địa điểm này. Bạn cũng có thể ước chừng được chi phí tổ chức sinh nhật cho bé một cách an toàn hơn.
Thông qua danh sách khách mời đó, bạn có thể lựa chọn được địa điểm tổ chức sinh nhật phù hợp nhất.
Lựa chọn loại hình tiệc
Bước thứ 3 trong quy trình tổ chức sự kiện sinh nhật là lựa chọn loại hình tiệc. Nên lựa chọn tiệc ngọt hay tiệc mặn? Trong thực đơn nên có những món gì? Nên tự mua đồ về nấu, thuê dịch vụ nấu tiệc bên ngoài hay ra thẳng nhà hàng chọn món? Chi phí cho loại hình tiệc đó là bao nhiêu, có nằm trong khoảng ngân sách dự kiện hay không? Và quan trọng nhất là loại hình tiệc này có làm hài lòng chủ nhân bữa tiệc và các khách mời hay không.
>>> Xem thêm: Công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại Hà Nội
Lựa chọn dịch vụ tổ chức sự kiện hay tự thiết kế
Có hai hình thức mà bạn có thể lựa chọn, đơn giản nhất là tự mình mua đồ trang trí và setup ở bên ngoài để tự làm. Tuy nhiên hình thức này sẽ tốn nhiều thời gian cũng như công sức nếu như muốn có một buổi sinh nhật hoàn thiện và đầy màu sắc. Để có nhiều sự lựa chọn và tiết kiệm thời gian hơn bạn có thể lựa chọn các đơn vị tổ chức sự kiện uy tín. Bạn chỉ cần trình bày mục đích, mong muốn và nhu cầu của mình là ngay lập tức sẽ có những lựa chọn sẵn để lựa chọn.
Chọn bánh sinh nhật và đối chiếu chi phí
Bánh kem là một yếu tố không thể thiếu trong buổi tiệc sinh nhật nên cần cân nhắc khá kỹ lưỡng. Tùy vào đối tượng nhân vật chính của buổi tiệc mà chúng ta sẽ chọn bánh kem theo phong cách đó. Kích thước bánh cũng cần phải cân đối với số lượng người tham gia buổi tiệc.
Đây cũng gần như là chi phí cuối cùng rồi nên bạn cần tính toán tổng hợp lại các nguồn chi phí. Xem đã đúng như dự tính hay chưa. Nếu có sai sót thì có thể sửa được ngay lập tức trước khi bắt tay vào làm các hoạt động.
>>> Xem thêm: Dịch vụ tổ chức sự kiện thiếu nhi trọn gói – chuyên nghiệp
Bắt tay làm từng phần việc
Sau khi đã tổng hợp lại, chính xác mọi loại chi phí và các việc cần làm. Bạn cần phân bổ thời gian cho hợp lý để thực hiện từng phần việc. Nếu là tự tổ chức, bạn cần đảm bảo các bước chuẩn bị sinh nhật diễn ra đúng thời gian dự kiện. Để khi khách mời xuất hiện thì mọi thứ đều đã đầy đủ rồi. Từ trang trí sinh nhật đến các món ăn, bánh kem đều đã bày biện ổn thỏa.
Nhiều bữa tiệc sinh nhật phục vụ lượng khách lớn, cần sự sang trọng, tươm tất thì đương nhiên bạn không thể tự thực hiện một mình được mà cần có sự giúp sức của nhiều người trong ban tổ chức hoặc thuê dịch vụ ở ngoài thì cũng cần qua kiểm tra. Còn với những bữa tiệc sinh nhật đơn giản dưới 50 người, không cần chương trình phát biểu cầu kỳ thì đặt tiệc sinh nhật ngoài nhà hàng lại quá đơn giản. Bạn chỉ cần liên hệ thông tin trước và phía nhà hàng sẽ chịu trách nhiệm chuẩn bị hết các khâu cho bạn. Bạn chỉ cần chờ đến ngày và có mặt tại bữa tiệc để chung vui thôi.
MARCOM – Đơn vị tổ chức sự kiện sinh nhật uy tín hàng đầu
MARCOM là một trong số ít các công ty quảng cáo tại Việt Nam. Với hơn 10 năm xây dựng và phát triển, MARCOM đã trở thành một công ty quảng cáo đứng đầu. Và tiên phong trong ngành dịch vụ này. Ngoài ra còn vô số các điểm mạnh của MARCOM như:
- Ý tưởng tổ chức độc đáo, mới lạ phù hợp với lứa tuổi được tổ chức sinh nhật.
- Chi phí tổ chức phù hợp tiết kiệm tối đa chi phí cho khách hàng.
- Đội ngũ nhân viên trẻ trung, nhiệt tình mang đến sự hài lòng ngay từ cái nhìn đầu tiên.
- Tư vấn địa điểm tổ chức miễn phí.
- Chúng tôi luôn sẵn sàn phục vụ quý khách 24/24h.
Bên cạnh đó, MARCOM luôn đảm bảo chất lượng dịch vụ cho bạn. Buổi tiệc sinh nhật sẽ diễn ra trong không gian trang trí bắt mắt, thu hút, thể hiện tầm đẳng cấp của quý khách. Đội ngũ thi công của chúng tôi sẽ đảm bảo thực hiện đúng tiến độ và kịp thời hạn. Để quý khách có buổi sinh nhật trọn vẹn và ý nghĩa.
Niềm hạnh phúc của bạn trong buổi tiệc sinh nhật là lời chúc mừng tốt nhất mà MARCOM mong muốn gửi đến. Hãy tận hưởng ngày lễ kỷ niệm sinh nhật cùng người thân và bạn bè trọn vẹn nhé!
Nếu sự hoàn hảo và đẳng cấp là những gì bạn kỳ vọng thì công ty tổ chức sự kiện sinh nhật chuyên nghiệp MARCOM chắc chắn sẽ giúp bạn đạt được!
CÔNG TY TNHH TRUYỀN THÔNG TIẾP THỊ QUỐC TẾ MARCOM
- Hotline: 098.269.8826 (Mr. Nguyễn Tú)
- Email: sukienmarcom.vn@gmail.com
- Facebook: https://www.facebook.com/sukienmarcom.vn
- Địa Chỉ VP: Số 192 Đường Giải Phóng – Quận Thanh Xuân – TP Hà Nội
- Kho 1: Số 128 Đường Văn Quán, Quận Hà Đông, Thành Phố Hà Nội
- Kho 2: Số 193 Đường Chiến Thắng, Quận Hà Đông, Thành Phố Hà Nội
- Kho 3: Số 168 Bùi Sỹ Tiêm, Phường Tiền Phong, Thành Phố Thái Bình
- Kho 4: Đường Lộc Hoà – Thành Phố Nam Định
