Trong những năm gần đây, ngành tổ chức sự kiện đang là một trong những nghề phát triển với tốc độ cực kỳ nhanh. Tuy là một ngành nghề khá mới mẻ tại Việt Nam, nhưng nghề tổ chức sự kiện đang trở thành một ngành vô cùng hấp dẫn và thú vị. Thu hút các bạn trẻ có đam mê theo học và mong muốn làm việc. Tuy nhiên để lựa chọn một môi trường đào tạo tốt, các bạn cần xác định các môn học, các kỹ năng cần thiết của ngành và đồng thời lựa chọn một môi trường đào tạo chuyên nghiệp.
Bài viết này sẽ cho các bạn cái nhìn toàn cảnh về nghề tổ chức sự kiện.
Ngành tổ chức sự kiện là gì?
Ngành tổ chức sự kiện được hiểu là một hoạt động thiết yếu trong đời sống xã hội ở tất cả các lĩnh vực văn hoá – xã hội – chính trị,… Quy tụ lượng lớn người tham gia tại một địa điểm, thời gian nhất định nhằm truyền đạt một thông điệp cụ thể nào đó và tạo sự thu hút với đối tượng tham gia.
Các công việc tổ chức sự kiện bao gồm: lên kế hoạch triển khai, xây dựng kịch bản, thiết kế, kiểm soát sự kiện xuyên suốt quá trình diễn ra, xử lý tình huống phát sinh nếu có,…
Một sự kiện thành công là khi nó hoàn thành đúng mục đích của đơn vị tổ chức.
Sức hút của ngành tổ chức sự kiện
Tuy là một ngành nghề mới nhưng tổ chức sự kiện lại có một sức hút mãnh liệt với giới trẻ. Đó là nhờ những lý do sau:
- Có nhiều cơ hội việc làm: Ngành tổ chức sự kiện ở Việt Nam đang phát triển mạnh với đủ loại hình, từ các sự kiện quốc tế, âm nhạc, thể thao đến các sự kiện doanh nghiệp,… Các sự kiện này đều cần được điều hành bởi những con người tài năng, năng động, học hỏi nhanh và đam mê sự kiện.
- Thu nhập tốt: tổ chức sự kiện là một nghề khó và khá áp lực. Đổi lại , những người làm tổ chức sự kiện có thu nhập khá cao.
- Trải nghiệm mới mẻ: nghề làm sự kiện sẽ cho bạn nhiều trải nghiệm mới mẻ vì bạn sẽ không phải gò bó ở một chỗ, được đi du lịch nhiều nơi, được tiếp xúc với nhiều khách hàng, đối tác, bạn bè mới.
- Trau dồi nhiều kinh nghiệm và kỹ năng: Làm sự kiện giúp bạn trau dồi nhiều kỹ năng như hoạt động đội nhóm, lập kế hoạch, giáo tiếp, đàm phán, sáng tạo, thuyết trình, thuyết phục khách hàng,…
- Hoàn thiện vẻ đẹp ngoại hình và tính cách: Để làm nghề tổ chức sự kiện, bạn buộc phải luôn hoàn thiện, thay đổi bản thân để phát triển lâu dài.
Làm tổ chức sự kiện sẽ bao gồm những công việc gì?
Nhiệm vụ của người điều phối gồm những gì? Công việc của chuyên viên tổ chức sự kiện không bó buộc trong vài gạch đầu dòng, bởi sẽ có rất nhiều công việc không tên phát sinh trước, trong và sau các buổi sự kiện ấy.
Song, một số công việc tiêu biểu là một người làm sự kiện thường phải đảm nhiệm có thể kể đến như:
Xây dựng kết nối các chuyên viên điều phối sự kiện
Một người không thể nào gây dựng nên một buổi sự kiện thành công mà không hợp tác cùng đội ngũ hỗ trợ nào.
Vậy nên, việc xây dựng mạng lưới chuyên nghiệp với những người điều phối, lập kế hoạch, thực thi ở từng khâu khác nhau là điều bắt buộc mà bất kỳ người tổ chức sự kiện nào cũng cần quan tâm.
Tiếp nhận và lên kế hoạch theo yêu cầu
Khi các sếp hay khách hàng yêu cầu một buổi sự kiện, nhiệm vụ của người làm sự kiện chính là đề xuất kế hoạch tổ chức sự kiện dựa trên ý tưởng sơ khai ban đầu.
Ở bước này, một chuyên viên tổ chức sự kiện giỏi sẽ phải có sự sáng tạo và kỹ năng lập kế hoạch tốt để thuyết phục sếp/khách hàng về phương án thực thi sự kiện một cách hiệu quả, thành công.
Thuyết trình trình bày kế hoạch
Để sếp/khách hàng tin tưởng rằng bạn sẽ quản lý sự kiện mà họ muốn một cách thành công, bạn phải thuyết trình kế hoạch sự kiện cho họ biết. Điều này bao gồm: ý tưởng, chủ để, bảng thống kê dự kiến về số lượng người tham gia sự kiện, mức độ tương tác của khán giả trong từng hoạt động, bảng dự trù kinh phí.
Sau khi bản kế hoạch được sửa đổi và thống nhất, lúc này đây, việc triển khai tổ chức sự kiện cũng bắt đầu đi vào giai đoạn thực hiện.
Cố vấn nhân viên thực thi sự kiện
Sau khi được duyệt kế hoạch sự kiện, chuyên viên tổ chức sự kiện sẽ là người điều phối các chuyên viên thực thi sự kiện một cách hiệu quả. Đơn cử như sẽ quản lý các đội ngũ dựng sân khấu, âm thanh – ánh sáng, người sắp xếp vị trí ghế ngồi, người đảm nhiệm tiệc ăn uống cho các khách mời,…
Kiểm tra, theo dõi và giám sát (kể từ khi sự kiện bắt đầu đến kết thúc)
Không chỉ dừng ở việc lên kế hoạch và cố vấn, bạn phải là người theo sát từng khâu khi sự kiện diễn ra để đảm bảo mọi thứ đang diễn ra theo kế hoạch. Một bán tổ chức sự kiện có tâm và có tầm cũng sẽ biết cách linh hoạt và nhạy bén trước những tình huống phát sinh.
Lập báo cáo kết quả
Sau khi sự kiện kết thúc thì vai trò của chuyên viên tổ chức sự kiện vẫn còn đó. Họ phải lập các bản báo cáo về kết quả của sự kiện.
Bước này đòi hỏi những con số thực tiễn: số lượng người tham gia, lượt tương tác của khách mời, bảng chỉ phí tổng kết,… Điều này sẽ giúp cả bạn tổ chứ và khách hàng, đối tác đánh giá được mức độ thành công, đối tác đánh giá được mức độ thành công của sự kiện được tổ chức vừa qua.
Tạo hồ sơ năng lực từ các sự kiện trước
Dù giỏi đến mấy nhưng nếu bạn không thể hiện được năng lực bản thân qua những kinh nghiệm tổ chức sự kiện trong quá khứ thì cũng sẽ khó lòng xây dựng niềm tin và thuyết phục khách hàng. Chính vì thế, việc tạo hồ sơ năng lực là điều rất cần thiết.
Công việc này đòi hỏi bạn phải chia sẻ những hình ảnh, video, những con số ấn tượng, có khả năng chứng minh năng lực tổ chức sự kiện của bạn với khách hàng.
Người làm sự kiện cần những tố chất gì?
Yêu thích nghề chính là yếu tố giúp bạn vượt qua khó khăn, chán nản và không dừng bước. Yêu thích giúp bạn tạo ra năng lượng ngày cả lúc mệt mỏi nhất. Yêu thích giúp bạn hạnh phúc sau này không phải hối hận khi lựa chọn ngành nghề.
Sức khoẻ
Sức khoẻ cho những ngày đi sớm về khuya, thức đêm để lo dự án. Tập thể dục mỗi ngày để nâng cao sức khoẻ. Đừng coi nhẹ việc này, vì tổ chức sự kiện đòi hỏi sự chuẩn xác trong từng bước nên bạn nhất định phải có sức khoẻ để chịu được áp lực công việc.
Ngoại hình
Ngoại hình sẽ hỗ trợ bạn trong giao tiếp, sẽ ảnh hưởng đến vị trí của bạn được giao. Đừng nói hình thức không quan trọng, quan trọng là nội dung. Bởi vì khi bạn làm ngành sự kiện ngoại hình sẽ giúp bạn rất nhiều và nâng cao giá trị của bạn. Vì bạn đang làm việc ở cộng đồng những người coi trọng hình thức. Tuy nhiên không có hình thức vẫn làm được nhé. Không gì là không thể.
Kỹ năng giao tiếp, đàm phán
Giao tiếp với nhiều người, đàm phán giúp bạn đạt được những lợi ích cần có, nhận được sự kiện hay giải quyết được những vướng mắc trong công việc. Bạn cần trao đổi kỹ năng giao tiếp và khả năng tự xoay sở, giải quyết công việc khi gặp vấn đề rủi ro. Giao tiếp rõ ràng, chắc chắn và tử tế thiết lập. Bạn như một người lãnh đạo của nhóm, giúp mọi người đi đúng hướng và đảm bảo rằng mục tiêu của sự kiện là rõ ràng cho tất cả mọi người tham gia.
MARCOM đã tổng hợp khái quát về ngành tổ chức sự kiện để giúp quý khách hiểu rõ hơn. Nếu có nhu cầu tổ chức sự kiện, hãy liên hệ với chúng tôi theo thông tin dưới đây để được tư vấn cụ thể hơn nhé.
CÔNG TY TNHH TRUYỀN THÔNG TIẾP THỊ QUỐC TẾ MARCOM
- Hotline: 098.269.8826 (Mr. Nguyễn Tú)
- Email: sukienmarcom.vn@gmail.com
- Facebook: https://www.facebook.com/sukienmarcom.vn
- Địa Chỉ VP: Số 192 Đường Giải Phóng – Quận Thanh Xuân – TP Hà Nội
- Kho 1: Số 128 Đường Văn Quán, Quận Hà Đông, Thành Phố Hà Nội
- Kho 2: Số 193 Đường Chiến Thắng, Quận Hà Đông, Thành Phố Hà Nội
- Kho 3: Số 168 Bùi Sỹ Tiêm, Phường Tiền Phong, Thành Phố Thái Bình
- Kho 4: Đường Lộc Hoà – Thành Phố Nam Định
