Mô tả công việc của Chuyên viên Tổ chức sự kiện

Chuyên viên tổ chức sự kiện giữ một vị trí vô cùng quan trọng, quyết định tới hiệu quả của mỗi sự kiện, chương trình. Vậy bạn đã hiểu rõ về công việc của một chuyên viên tổ chức sự kiện hay chưa? Hãy cùng MARCOM tìm hiểu cụ thể trong bài viết sau.

Chuyên viên tổ chức sự kiện là gì?

Chuyên viên tổ chức sự kiện là những người dùng sự sáng tạo, cẩn thận, chu toàn của mình về mọi mặt để tạo nên một sự kiện, chương trình hoàn hảo nhất. Họ có vai trò không thể thiếu trong các bữa tiệc, event lớn nhỏ. Là người sắp xếp, lên kế hoạch và tổ chức chương trình bài bản, mang lại hiệu quả tốt nhất cho khách hàng.

Để trở thành một chuyên viên tổ chức sự kiện, đó phải là người có sự sáng tạo, nhạy bén cao. Bên cạnh đó còn có các kiến thức chuyên môn, khả năng tổ chức, làm việc nhóm, linh hoạt,… để duy trì tính đồng bộ, sự chuyên nghiệp của một sự kiện.

Chuyên viên tổ chức sự kiện là người sẽ giám sát xuyên suốt toàn bộ từ đầu đến cuối khi sự kiện đã diễn ra thành công, và cả các sân khấu hậu cần, phía sau hậu trường.

Bởi vậy, người chuyên viên tổ chức sự kiện cần có khả năng chịu được áp lực, tâm lý và thái độ chuẩn mực trong công việc.

>>> Xem thêm: Ngành tổ chức sự kiện: tư vấn, giải đáp mọi thắc mắc

Bản mô tả công việc của chuyên viên tổ chức sự kiện 

Với vai trò là những người chịu trách nhiệm cho một sự kiện diễn ra suôn sẻ, một chuyên viên tổ chức sự kiện sẽ có mô tả công việc cụ thể như sau:

Phối hợp làm việc nhóm cùng các bên liên quan

• Liên hệ các đối tác bên ngoài doanh nghiệp để chuẩn bị cơ sở vật chất cần thiết cho sự kiện (mặt bằng, phòng họp, bàn ghế, cổng chào,…)
• Tổng hợp danh sách những phòng ban chuyên môn phối hợp cùng chuyên viên tổ chức sự kiện thực hiện kế hoạch.
• Thiết lập danh sách chi tiết các nhân sự của từng phòng ban sẽ tham gia vào các khâu trong sự kiện.
• Tổ chức họp, giải thích rõ ràng mọi yêu cầu trong kế hoạch triển khai phần việc của từng người.

Lên kế hoạch tổ chức sự kiện

• Tổng hợp mọi thủ tục, hồ sơ đã ký kết liên quan đến sự kiện (hợp đồng ký kết, biên bản bàn giao nhiệm vụ,…)
• Thiết lập kế hoạch sự kiện chi tiết gồm ý tưởng các hoạt động trong sự kiện, thành phần tham gia, số lượng người dự kiến, ngân sách dự trù, lịch trình, rủi ro cần dự phòng,…
• Diễn giải kế hoạch tổ chức sự kiện trước ban lãnh đạo để có được sự phê duyệt.
• Chỉnh sửa kế hoạch theo yêu càu từ ban lãnh đạo và tái diễn giải đến khi được duyệt.
• Truyền tải thông tin kế hoạch đã phê duyệt đến các nhân sự tham gia tổ chức sự kiện.

Kiểm soát tiến trình triển khai

• Phân công nhiệm vụ đúng người, đúng việc.
• Kiểm soát chặt chẽ tiến trình triển khai tổ chức sự kiện theo kế hoạch thống nhất.
• Đánh giá mỗi ngày, kịp thời phát hiện vấn đề gây trì trệ tiến độ thực hiện.
• Trực tiếp đến hiện trường đốc thúc nhân viên, đối tác hoàn thành đúng tiến độ cam kết.
• Linh hoạt triển khai phương án xử lý khẩn cấp từ những nguồn lực dự phòng đã được đề xuất trong kế hoạch hoặc trong phạm vi quyền hạn cho phép.
• Giữ liên lạc thường xuyên với quản lý để kịp thời xin chỉ đạo xử lý.

Thiết lập báo cáo định kỳ

• Tổng hợp số liệu, hình ảnh liên quan đến tiến độ triển khai tổ chức sự kiện mỗi ngày.
• Phân tích và thiết lập báo cáo định kỳ gửi quản lý.
• Trực tiếp giải trình những báo cáo phản ánh tình hình khó khăn hoặc trễ tiến độ lớn trong quá trình triển khai.
• Báo cáo tổng kế mọi khía cạnh liên quan đến sự kiện (tổng chi phí, số lượng người tham gia, số lượng tương tác, hiệu quả tiêu thụ sản phẩm tại sự kiện,…) sau khi sự kiện kết thúc.

Tham mưu cho ban lãnh đạo

• Phân tích dữ liệu thu thập cả trong doanh nghiệp (ngân sách, nhân sự, sản phẩm,…) và ngoài doanh nghiệp (thị hiếu tiêu dùng, sự kiện của đối thủ cạnh tranh, hình thức tổ chức sự kiện hiện đại,…) Để có nhiều sự lựa chọn tốt nhất cho nhu cầu tổ chức sự kiện.
• Đề xuất ý tưởng tổ chức sự kiện hiệu quả dựa trên những số liệu nghiên cứu phân tích cụ thể.
• Trực tiếp phản biện những thắc mắc, phản hồi của quản lý và ban lãnh đạo về ý tưởng và những nguồn lực để hiện thực hóa ý tưởng đó.

Xây dựng kho dữ liệu tổ chức sự kiện

• Lưu trữ, bảo mật mọi hình ảnh, báo cáo kết quả, hợp đồng cung cấp của đối tác,… của tất cả các sự kiện đã tổ chức.
• Trích xuất dữ liệu tổ chức sự kiện trong quá khứ có giá trị minh chứng năng lực của doanh nghiệp để đưa vào truyền thông cho sự kiện hiện tại.

>>> Xem thêm: Tổ chức sự kiện là gì? Bí quyết cho một sự kiện thành công

Những kỹ năng quan trọng mà chuyên viên tổ chức sự kiện cần trang bị

Đi đôi với khối lượng công việc lớn, đòi hỏi các nhân viên tổ chức sự kiện phải vững kỹ năng chuyên môn cũng như kỹ năng mềm. Một số kỹ năng quan trọng cần trang bị như sau:

Kỹ năng tổ chức và kết hợp làm việc nhóm

Đặc thù công việc của lĩnh vực tổ chức sự kiện là cần sự tương tác, phối hợp giữa các cá nhân trong nhóm cùng các bộ phận liên quan. Vì vậy, nhân viên tổ chức sự kiện cần phải biết cách phối hợp làm việc nhóm. Khi có kỹ năng tổ chức và làm việc nhóm tốt, người làm sự kiện sẽ biết cách sắp xếp các đầu việc một cách hợp lý, phân bổ lượng nhân sự phù hợp và có thể kiểm soát tốt những vấn đề rủi ro có thể xảy ra. Hơn nữa, việc kết nối linh hoạt giữa các thành viên trong nhóm tổ chức sự kiện sẽ góp phần rất lớn vào thành công của sự kiện.

Cần cù, chịu khó, chủ động trong công việc

Tổ chức sự kiện là ngành nghề đòi hỏi tính chủ động cao trong công việc. Vì vậy mà công việc này thường phù hợp với những bạn trẻ năng động, sáng tạo. Bên cạnh đó, công việc này cần sự chăm chỉ, chịu khó, khả năng chịu được áp lực cao trong công việc bởi bạn sẽ thường xuyên bận rộn, thời gian làm việc thất thường để đảm bảo theo kịp tiến độ.

Kỹ năng xử lý tình huống nhanh chóng

Một sự kiện diễn ra đều không loại trừ khả năng xảy ra những vấn đề hay sự cố phát sinh. Ngoài nhiệm vụ giám sát các hạng mục công việc đang diễn ra, người tổ chức sự kiện còn phải đảm nhận việc xử lý các tình huống bất ngờ. Trước mọi sự kiện, chuyên viên tổ chức sự kiện cần có kế hoạch dự trù những trường hợp ngoài ý muốn có thể xảy ra và đưa ra phương án dự phòng hiệu quả.

Có óc thẩm mỹ và kỹ năng sáng tạo

Sự sáng tạo sẽ giúp cho các nhân viên làm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện tạo được dấu ấn riêng cho chương trình. Điều này thể hiện qua những ý tưởng đột phá, các đề xuất mang tính thuyết phục cũng như những phương án giải quyết rủi ro hợp lý. Bên cạnh đó, có năng khiếu thẩm mỹ tốt sẽ giúp cho sự kiện hoàn hảo về mặt hình thức, để lại ấn tượng đặc biệt cho những người tham dự.

Có niềm đam mê và sự nhiệt tình trong công việc

Tính chất công việc của ngành tổ chức sự kiện đòi hỏi sự nỗ lực cao, cộng với việc thường xuyên phải đi lại. Vì vậy, công việc này được đánh giá là khá khắc nghiệt. Để có thể theo đuổi và gắn bó lâu dài với công việc tổ chức sự kiện, bạn cần phải có sự đam mê và nhiệt huyết mãnh liệt. Đây sẽ là yếu tố quan trọng giúp bạn vượt qua những trở ngại, thử thách trong công việc.

Hi vọng những chia sẻ của MARCOM sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về công việc của chuyên viên tổ chức sự kiện cũng như tầm quan trọng của họ đối với mỗi sự kiện trong cuộc sống hiện đại ngày nay.

CÔNG TY TNHH TRUYỀN THÔNG TIẾP THỊ QUỐC TẾ MARCOM

• Hotline: 098.269.8826 (Mr. Nguyễn Tú)
• Email: sukienmarcom.vn@gmail.com
• Facebook: https://www.facebook.com/sukienmarcom.vn
• Địa Chỉ VP: Số 192 Đường Giải Phóng – Quận Thanh Xuân – TP Hà Nội
• Kho 1: Số 128 Đường Văn Quán, Quận Hà Đông, Thành Phố Hà Nội
• Kho 2: Số 193 Đường Chiến Thắng, Quận Hà Đông, Thành Phố Hà Nội
• Kho 3: Số 168 Bùi Sỹ Tiêm, Phường Tiền Phong, Thành Phố Thái Bình
• Kho 4: Đường Lộc Hoà – Thành Phố Nam Định