Tổ chức sự kiện là một trong những ngành phổ biến và có sức cạnh tranh cao trên thị trường việc làm được nhiều bạn trẻ quan tâm. Đây cũng là một khâu quan trọng trong ngành quảng cáo – truyền thông – dịch vụ giải trí. Vậy tổ chức sự kiện là gì? Và bí quyết cho một sự kiện thành công là như nào? Hãy cùng MARCOM tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé!
Tổ chức sự kiện là gì?
Tổ chức sự kiện (event management) là các hoạt động liên quan đến thiết kế (design), triển khai (execusion) đến kiểm soát (control) sự kiện. Điều này bao gồm các hoạt động như xây dựng kế hoạch, tìm kiếm và giữ địa điểm, tìm kiếm và sắp xếp các nhà cung cấp dịch vụ, quảng bá sự kiện và thực hiện các hoạt động trong ngành của sự kiện. Mục đích của việc tổ chức sự kiện là tạo ra một trải nghiệm tốt và thành công cho người tham dự, đạt được mục đích của sự kiện và giữ cho mọi thứ trôi chảy một cách mượt mà. Là một quá trình bao gồm các công việc:
- Nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng.
- Lập chương trình, kế hoạch.
- Chuẩn bị các yếu tố cần thiết.
- Tổ chức tiến hành diễn biến của sự kiện trong một thời gian và không gian cụ thể,…
Mục đích: Để truyền đạt những thông điệp nhất định đến những người tham gia sự kiện và xã hội. Nhằm đáp ứng các mục đích khác nhau của các chủ thể tham gia vào sự kiện.
Lợi ích của tổ chức sự kiện
Tạo mối quan hệ mạnh mẽ với khách hàng và đối tác
Sự kiện có thể giúp doanh nghiệp tạo mối quan hệ tốt hơn với khách hàng và đối tác. Tận dụng hiệu ứng truyền thông để truyền đạt đến khách hàng mục tiêu.
Tăng nhận thức về sản phẩm hoặc dịch vụ
Xây dựng và phát triển hình ảnh sản phẩm, dịch vụ, thương hiệu. Sự kiện có thể giúp tăng nhận thức về sản phẩm hoặc dịch vụ mà doanh nghiệp muốn giới thiệu.
Tăng uy tín của doanh nghiệp
Tổ chức sự kiện chuyên nghiệp có thể giúp tăng uy tín của doanh nghiệp trong mắt cộng đồng. Cải thiện hoặc thay đổi cái nhìn của công chúng về sản phẩm, dịch vụ, thương hiệu.
Tăng hợp tác giữa các phòng ban
Sự kiện team building có thể giúp tăng hợp tác giữa các phòng ban trong doanh nghiệp.
Bí quyết cho một sự kiện thành công
Trên thực tế, việc kết hợp giữa một kế hoạch chu đáo, dự đánh giá các khoản đầu tư với mục tiêu chiến lược chính là giá trị lớn nhất mà khoản đầu tư này mang lại cho doanh nghiệp. Trước hết, bạn cần phải xem xét những bí quyết cơ bản có ảnh hưởng đến sự thành công của hoạt động tổ chức sự kiện, được trình bày một cách cô đọng như sau:
Kết hợp giữa bán hàng và hoạt động tiếp thị
Tổ chức sự kiện là sự phối hợp ăn ý giữa các yếu tố: hoạt động bán hàng, quản lý thông tin khách hàng, quan hệ công chúng, nghiên cứu thị trường, xây dựng nhãn hiệu và thâm nhập thị trường. Trên thực tế, trong lĩnh vực tiếp thị, tổ chức sự kiện rất gần với hoạt động bán hàng của công ty. Có thể nói, nó cũng na ná như việc bán hàng kèm theo một mẩu quảng cáo và một chiến dịch PR. Nếu hiểu hoạt động tổ chức sự kiện chỉ đơn giản là “bán hàng” hoặc “tiếp thị” thì chúng ta đã bỏ sót những yếu tố quan trọng khác của nó.
Chủ đề sự kiện – Thu hút người tham gia với ý tưởng mới lạ
Theo kinh nghiệm tổ chức sự kiện lớn nhỏ khác nhau, điểm đầu tiên doanh nghiệp cần xác định rõ đó là chủ đề sự kiện. Tùy vào mục đích tổ chứ hay đối tượng tham gia mà đơn vị tổ chức sẽ phải phân định loại hình cũng như chủ đề chính của sự kiện đó. Sự sáng tạo, độc đáo sẽ được thể hiện thông qua hình ảnh, tên gọi, logo hay slogan của sự kiện.
Đây được coi là các yếu tố cốt lõi tạo nên điểm nhấn nhằm thu hút người tham gia. Dựa vào các yếu tố cốt lõi, đơn vị tổ chức sẽ có cơ sở để xây dựng một khung kịch bản và các hoạt động đi kèm xuyên suốt chương trình.
Điểm nhấn trong kịch bản tổ chức sự kiện (Keymoment)
Key Moment hay còn gọi là khoảnh khắc chính, khoảng khắc ấn tượng. Key Moment là điều mà đơn vị tổ chức cần chú trọng ngay từ khi xây dựng kịch bản vì đây chính là linh hồn của sự kiện. Là khoảnh khắc được khách hàng hay khán giả nhớ nhất mỗi khi nhắc đến. Để tạo được một chương trình thành công, điểm nhấn trong kịch bản tổ chức không phải là yếu tố quan trọng nhất nhưng nó là yếu tố tạo nên một chương trình đặc sắc nhất.
Một chương trình không có điểm nhấn sẽ nhạt nhòa và nhàm chán, ảnh hưởng tới trải nghiệm của người tham gia. Ngược lại, khi có quá nhiều keymoment bị dung hòa và không thể hiện được chủ đề chính cũng như mục tiêu của sự kiện. Vì thế, từ những kinh nghiệm tổ chức sự kiện các đơn vị cần lựa chọn và bố trí điểm nhấn phù hợp.
Màu sắc chủ đạo, thiết kế không gian gây ấn tượng
Để tạo nên một không gian ấn tượng, mọi người cần lựa chọn màu sắc và hình ảnh chủ đạo hợp lý thể hiện được chủ đề của sự kiện. Màu sắc cần có màu chủ đạo và các màu sắc phụ. Lưu ý khi chọn màu chính, phụ là các tông màu cần được phối hợp hài hòa không bị đối lập. Màu sắc phụ chỉ là yếu tố để làm nổi bật tông màu chủ đạo của sự kiện.
Không nên lạm dụng quá nhiều màu sắc sẽ khiến không gian trở nên rối, màu chủ đạo sẽ được sử dụng để thiết kế logo, hình ảnh hay và được sử dụng để lựa chọn các vật dụng trang trí. Doanh nghiệp có thể tham khảo cách chọn màu sắc thông qua kinh nghiệm tổ chức sự kiện từ những người đi trước. Hoặc tham khảo các bảng phối màu để lựa chọn được các tông màu phù hợp cho việc thiết kế không gian sự kiện
Đặt mục tiêu cụ thể
Kế hoạch và ngân sách là những căn cứ để chúng ta đánh giá hiệu quả công việc. Lĩnh vực tổ chức sự kiện thường không được chú trọng và đầu tư đúng mức. Vì thế khó mà cân đo được những kết quả mà hoạt động này mang lại cho danh tiếng của công ty nếu không đặt ra trước những mục tiêu cần hướng đến. Đặt mục tiêu cho hoạt động tổ chức sự kiện là một công việc không hề đơn giản những rất cần thiết. Vì chúng ta cần phải đánh giá được hiệu quả công việc sắp tiến hành.
Quảng bá sự kiện
Không thể chỉ dựa và việc điều hành, thực hiện một cuộc triển lãm sản phẩm mà doanh nghiệp có thể nắm bắt được tất cả các cơ hội tiềm năng. Qúa trình quảng bá trước khi tổ chức sự kiện có thể nói là việc cần thiết và quan trọng nhất của hoạt động tiếp thị hiện đại, nhờ đó doanh nghiệp có thể xác định được đối tượng khách hàng mục tiêu và thu hút họ tham gia.
Đối với những sự kiện thương mại có sự góp mặt của nhiều công ty khác nhau, bạn càn cần phải tổ chức hoạt động xúc tiến và quảng bá rộng rãi nhằm tranh thủ sự ưu tiên quan tâm của những khách hàng tham dự.
Trên đây là những thông tin về tổ chức sự kiện là gì? Và những bí quyết giúp tổ chức sự kiện thành công mà có lẽ sẽ cần thiết cho bất cứ ai đang muốn tổ chức một sự kiện. Ngoài việc có những kiến thức chuyên môn cần thiết, cần căn cứ vào các yếu tố như an ninh, công tác hậu cần cũng như các vấn đề khác. Hy vọng với nguồn thông tin này sẽ là những kiến thức bổ ích để tạo nên một sự kiện thành công.
CÔNG TY TNHH TRUYỀN THÔNG TIẾP THỊ QUỐC TẾ MARCOM
- Hotline: 098.269.8826 (Mr. Nguyễn Tú)
- Email: sukienmarcom.vn@gmail.com
- Facebook: https://www.facebook.com/sukienmarcom.vn
- Địa Chỉ VP: Số 192 Đường Giải Phóng – Quận Thanh Xuân – TP Hà Nội
- Kho 1: Số 128 Đường Văn Quán, Quận Hà Đông, Thành Phố Hà Nội
- Kho 2: Số 193 Đường Chiến Thắng, Quận Hà Đông, Thành Phố Hà Nội
- Kho 3: Số 168 Bùi Sỹ Tiêm, Phường Tiền Phong, Thành Phố Thái Bình
- Kho 4: Đường Lộc Hoà – Thành Phố Nam Định
