Tổ chức sự kiện là công việc đề cao sự năng động, sáng tạo nên được rất nhiều bạn trẻ đam mê lựa chọn. Để giúp ích cho những bạn trẻ đam mê và muốn bắt đầu với công việc này, MARCOM sẽ chia sẻ những kinh nghiệm tổ chức sự kiện cho người mới bắt đầu giúp để lại dấu ấn với khách mời ngay dưới đây.
Thu thập thông tin trước khi lên kế hoạch tổ chức sự kiện
Thu thập thông tin là bước đầu trong những điều cần biết khi tổ chức sự kiện. Nếu muốn tổ chức được sự kiện tốt thì cần có kế hoạch tổ chức chi tiết nhất. Vì thế, người tổ chức sự kiện cần phải tìm hiểu và nắm được các vấn đề liên quan trực tiếp như:
- Tại sao tôi phải tổ chức sự kiện này? Cụ thể là tìm ra mục đihcs tổ chức sự kiện để tổ chức như: lễ cưới, thành lập công ty, ra mắt sản phẩm mới, họp báo, lễ trao giải hay hội thảo chia sẻ kiến thức ngành nghề,… Xác định được mục tiêu cụ thể sẽ giúp bạn định hướng được phương án tổ chức phù hợp. Từ lựa chọn địa điểm tổ chức đến bố trí sân khấu, lên kịch bản.
- Đối tượng khách mời của mình là ai? Đặc thù của đối tượng này như thế nào? Để lên kế hoạch tổ chức sự kiện, thì việc thu thập dữ liệu về đối tượng khách mời là cần thiết để lên kế hoạch phù hợp, gây ấn tượng và làm hài lòng họ.
Xây dựng thông điệp, chủ đề cho chương trình sự kiện
Bất cứ một sự kiện nào được tổ chức cũng đều thể hiện chủ đề và thông điệp truyền tải đến với đối tượng tham gia. Đó có thể là một chương trình hội thảo, hội nghị khách hàng, sự kiện ra mắt sản phẩm, họp báo, lễ vinh danh,… Việc truyền tải thông điệp trong các sự kiện này nhằm phục vụ cho kế hoạch truyền thông của bạn. Điều này giúp bạn có thể đem hình ảnh, nội dung, thông điệp của chương trình tiếp cận với khách hàng 1 cách trực tiếp và gần gũi hơn.
Và tùy thuộc vào chủ đề và thông điệp bạn sẽ lên ý tưởng thiết kế sân khấu, setup bối cảnh và làm kịch bản chương trình. Bạn lưu ý, sân khấu chính là bộ mặt đại diện cho doanh nghiệp, công ty để thể hiện thông điệp và chủ đề chương trình, nên yêu cầu thiết kế sân khấu độc đáo, sẽ lôi cuốn, tạo hiệu ứng mạnh mẽ khiến người tham gia tập trung nhiều hơn cho sự kiện của bạn.
Ấn định thời gian và địa điểm rõ ràng
Sau khi đã có được mục tiêu rõ ràng, đối tượng tham gia và tham dự cụ thể, thông điệp mà doanh nghiệp muốn truyền tải trong chương trình. Việc quan trọng không kém bạn cần tích lũy kinh nghiệp đó là xác định thời gian và địa điểm sao cho phù hợp với đối tượng tham gia. Ví dụ như khách hàng của bạn là doanh nhân thành đạt, bạn không thể mời họ đến sự kiện được tổ chức ở một nơi bình dân, thiếu sự sang trọng đúng không?
Một lời khuyên từ kinh nghiệm của MARCOM là bạn luôn phải khảo sát trước địa điểm tổ chức. Tìm hiểu ưu nhược điểm của địa điểm để đưa ra lựa chọn đúng đăn. Địa điểm phải đáp ứng được nhu cầu về số lượng khách, trang thiết bị, an ninh, chỗ gửi xe,… cho khách tham dự.
Khu vực tổ chức sự kiện, trang thiết bị, âm thanh
Để mang đến trải nghiệm hài lòng cho khách mời đến tham dự thì người tổ chức cần có kiến thức về tổ chức sự kiện. Đó là cách tổ chức, bố trí các thành phần của sự kiện từ trang trí sân khấu, hàng ghế ngồi cho khách mời. Các trang thiết bị âm thanh đầy đủ, chất lượng để sựu kiện diễn ra thuận lợi nhất. Bởi một sự kiện được đánh giá là tổ chức chuyên nghiệp cần đảm bảo các khách mời được xem được nghe tốt các bài phát biểu, các chương trình ca nhạc chào mừng,…
Chuẩn bị kịch bản chương trình chi tiết
Tổ chức sự kiện là chương trình diễn ra trực tiếp, nên không chấp nhận những sai lầm. Muốn sự kiện diễn ra suôn sẻ thì kịch bản chương trình phải rõ ràng, chi tiết với từng bước, từng khung thời gian là cần thiết. Chuẩn bị kỹ lưỡng về kịch bản và tổng duyệt trước khi diễn ra sự kiện, là kinh nghiệm tổ chức sự kiện của người chuyên nghiệp.
>>> Xem thêm: Quy trình tổ chức sự kiện chuẩn cho doanh nghiệp
Liệt kê các hạng mục có trong sự kiện
Tổ chức sự kiện có rất nhiều những hạng mục mà ta cần phải chuẩn bị. Việc xác định các thành phần tạo nên chương trình sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi, thực hiện các công việc cho từng hạng mục sao cho hiệu quả. Người tổ chức chương trình cũng không bỏ sót bất kì khâu nào của chương trình.
Việc sắp xếp và cân nhắc các hạng mục cần thiết cho tổ chức sự kiện cũng quyết định đến quy mô, tính chất của chương trình. Kinh phí thực hiện cho từng hạng mục cũng được quyết định khi lãnh đạo chương trình nhìn thấy được danh sách tạo nên sự kiện.
Thiết kế hình ảnh ấn phẩm cho sự kiện
Chương trình sự kiện thành công phải mang lại cho khách mời những cảm xúc mạnh mẽ, sự bất ngờ, truyền tải thông điệp đến khách hàng một cách ấn tượng nhất. Mỗi chương trình tổ chức sự kiện khi được tổ chức đều có mục đích mang tới khán giả một thông điệp nhất định. Người tổ chức sự kiện chuyên nghiệp sẽ biết tạo ra sự đặc biệt cho chương trình vào thời điểm và sử dụng những ấn phẩm thích hợp để tạo điểm nhấn. Từ những sự sáng tạo độc đáo kết hợp cùng màu sắc hài hòa, thông điệp rõ ràng. Tạo được một sức hút đối với khách hàng ngay từ khi bước vào cổng tham dự sự kiện.
Lập kế hoạch truyền thông cho sự kiện
Thông điệp truyền thông chính là điều mà bạn muốn truyền đạt đến cho khán giả mục tiêu chỉ đề của chương trình. Những tin tức và điều sự kiện hướng tới. Mỗi thông điệp tạo ra cần có đầy đủ những yếu tố như lời kêu gọi, nội dung chương trình,… Và quan trọng nhất của một thông điệp chính là việc tạo ra hành động.
Việc lập thông điệp kế hoạch truyền thông cho sự kiện bản phải chú ý đến việc hiểu rõ insight của nhóm công chúng mục tiêu. Việc đặt ra thông điệp phải đảm bảo các tiêu chí đó. Thông điệp phải ngắn gọn, dễ nhớ và khác với khẩu hiệu.
Dự trù ngân sách
Trong hoạt động tổ chức sự kiện, bản dự trù kinh phí là sự chuẩn bị sẵn sàng, xây dựng danh sách tất cả các hạng mục để dựa vào đó có thể điều phối mọi diễn biến theo quy trình nhất định tạo nên một chương trình thành công. Để tránh gặp phải những khó khăn, thậm chí là những rủi ro phát sinh không đáng có. Người chịu trách nhiệm và thực hiện chúng phải liệt kê và tính toán kỹ lưỡng.
Sau khi thống nhất được kịch bản chương trình, quy mô và số lượng người tham gia, doanh nghiệp cần phải đưa ra mức kinh phí phù hợp để có thể sử dụng những dịch vụ và chất lượng chương trình dựa trên mức chi phí đó.
Thuê công ty tổ chức sự kiện
Với nhiều kinh nghiệm làm việc, tổ chức sự kiện các bên đơn vị chuyên tổ chức sự kiện đã có sẵn chuyên môn. Nên việc xây dựng ý tưởng, lên kế hoạch cho sự kiện cũng như điều hành sự kiện sẽ nhẹ nhàng hơn rất nhiều.
Các hoạt động trong chương trình đều được diễn ra theo quy trình và được giám sát bởi các nhân sự chuyên nghiệp, từ đó sẽ đảm bảo sự kiện được diễn ra theo đúng kế hoạch.
Trên đây là những chia sẻ về kinh nghiệm tổ chức sự kiện cho người mới bắt đầu mà bạn có thể tham khảo. MARCOM chúc quý doanh nghiệp, công ty có một chương trình sự kiện thú vị và ý nghĩa. Mọi thông tin chi tiết xin vui lòng liên hệ với chúng tôi theo thông tin bên dưới nhé.
CÔNG TY TNHH TRUYỀN THÔNG TIẾP THỊ QUỐC TẾ MARCOM
- Hotline: 098.269.8826 (Mr. Nguyễn Tú)
- Email: sukienmarcom.vn@gmail.com
- Facebook: https://www.facebook.com/sukienmarcom.vn
- Địa Chỉ VP: Số 192 Đường Giải Phóng – Quận Thanh Xuân – TP Hà Nội
- Kho 1: Số 128 Đường Văn Quán, Quận Hà Đông, Thành Phố Hà Nội
- Kho 2: Số 193 Đường Chiến Thắng, Quận Hà Đông, Thành Phố Hà Nội
- Kho 3: Số 168 Bùi Sỹ Tiêm, Phường Tiền Phong, Thành Phố Thái Bình
- Kho 4: Đường Lộc Hoà – Thành Phố Nam Định
