Hội thảo là một hoạt động quan trọng để trao đổi kiến thức và kinh nghiệm. Tuy nhiên, tổ chức sự kiện hội thảo chuyên nghiệp đòi hỏi quy trình chuẩn xác. Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn thông tin chi tiết và cách lập kế hoạch tổ chức sự kiện hội thảo thành công.
Giới thiệu về hội thảo
Hội thảo là gì?
Hội thảo là một sự kiện được tổ chức với mục đích để thảo luận trao đổi và chia sẻ kiến thức về một vấn đề cụ thể nào đó. Thường có sự tham gia của các chuyên gia và cá nhân. Hoạt động của hội thảo tập trung vào việc thu thập ý kiến, làm sáng tổ nguyên nhân, bàn luận và tổng kết các vấn đề.
Các dạng sự kiện hội thảo mà doanh nghiệp, tổ chức thường triển khai
Hội thảo chia sẻ kinh nghiệm: Hội thảo này đóng vai trờ như một diễn đàn thảo luận giữa nhân viên, cá nhân hoặc các đơn vị với nhau nhằm mở mang thêm kiến thức, trao đổi kỹ thuật, chia sẻ cách quản lý,…
Hội thảo giới thiệu sản phẩm: Hội thảo này được coi như một chiến lược marketing để giới thiệu các sản phẩm/ dịch vụ mới tới khách hàng và những người quan tâm.
Hội thảo khoa học chuyên ngành: Tập trung vào một lĩnh vực cụ thể để thảo luận, phân tích các vấn đề liên quan đến lĩnh vực đó. Các chuyên gia trong lĩnh vực chuyên ngành sẽ là chủ tọa, người tham dự sẽ là những người lắng nghe và đưa ra câu hỏi.
Cách lập kế hoạch tổ chức sự kiện hội thảo thành công
Để chương trình hội thảo đi tới thành công cần phải có một kịch bản rõ ràng từ khâu chuẩn bị cho đến nghiệm thu. Những người làm việc trong lĩnh vực tổ chức sự kiện (MARCOM) đã đúc rút kinh nghiệm sau mỗi lần tổ chức và tổng hợp được cách lập kế hoạch tổ chức sự kiện hội thảo thành công dưới đây:
Xác định mục tiêu tổ chức chương trình hội thảo
Xác định mục tiêu, mục đích cần đạt sau chương trình hội nghị hội thảo được xem là bước đi đầu tiên, là “kim chỉ nam” định hướng cho tất cả các hoạt động về sau.
Xác định nội dung kế hoạch tổ chức hội thảo
Từ mục tiêu và yêu cầu đạt được sau mỗi chương trình, người tổ chức sự kiện hội thảo chuyên nghiệp cần phải xây dựng nội dung cụ thể, chi tiết cho buổi tổ chức hội thảo. Đối với tổ chức chương trình hội thảo khác nhau thì chủ đề sử dụng và nội dung khai thác đến cũng khác nhau.
Chẳng hạn như, nếu bạn tổ chức hội thảo giới thiệu sản phẩm mới, bạn phải xây dựng chủ đề liên quan đến việc ra mắt sản phẩm, triển khai nội dung sao cho chương trình giới thiệu sản phẩm hấp dẫn, cuốn hút, gây ấn tượng sâu sắc đối với khách mời tham dự.
Hay tổ chức chương trình hội thảo về ô nhiễm môi trường, nội dung xây dựng cần nhắc đến các yếu tố khoa học nhiều hơn. Bên cạnh đó, bản nội dung kế hoạch tổ chức sự kiện hội thảo rõ ràng, rành mạch, nêu bật các vấn đề vướng phải và đưa ra các giải pháp khắc phục càng giúp tổ chức chương trình hội thảo khoa học thành công và tạo tiếng vang lớn.
>>> Xem thêm: Top 7 trung tâm tổ chức sự kiện Hà Nội uy tín nhất
Lựa chọn thời gian, địa điểm tổ chức
Về thời gian tổ chức hội thảo thì ban tổ chức cần chọn khoảng thời gian hợp lý để tất cả khách mời có thể tham dự. Điển hình như sự kiện tổ chức hội thảo giới thiệu sản phẩm mới thì ban tổ chức phải cân nhắc thời gian sao cho không trùng với thời gian mở bán sản phẩm mới của đối thủ cạnh tranh.
Bạn cũng cần lưu ý kỹ về địa điểm tổ chức buổi hội thảo. Địa điểm tổ chức hội thảo quốc tế cần đảm bảo được các yếu tố như số lượng chỗ ngồi, dịch vụ chuyên nghiệp, thuận tiện cho việc đi lại.
Dự trù kinh phí
Tại bước này, bạn cần phải dự trù kinh phí tổ chức hội thảo chi tiết, rành mạch. Nếu như ban tổ chức dự trù ngân sách sự kiện ít hơn so với kinh phí tổ chức sự kiện thực tế thì công tác tổ chức và chuẩn bị rất dễ xảy ra khủng hoảng.
Kiểm soát tổ chức chương trình hội thảo
Trong bước này, người chịu trách nhiệm tổ chức hội thảo cần lên tiến trình thời gian tổ chức hội thảo cụ thể và chi tiết. Đó là thời gian bắt đầu tổ chứ, thời gian kết thúc chương trình, thời gian nghỉ giữa chương trình và các hoạt động diễn ra xen trong chương trình như tiết mục văn nghệ, đọc báo cáo,… nhằm tránh hỏng chương trình và vỡ kịch bản.
Lên kế hoạch dự phòng trước khi tổ chức hội thảo
Thực tế, việc lên kế hoạch dự phòng trước khi tổ chức hội thảo rất quan trọng. Đối với mỗi hội thảo, dù có cụ thể hay chi tiết đến đâu cũng sẽ có lỗ hổng và sự sai lệch xảy ra. Bởi vậy, lúc này việc lên một kế hoạch dự phòng là phương án tối ưu nhất cho bạn. Việc lên kế hoạch dự phòng để đảm bảo sự kiện diễn ra một cách thuận lợi nhất.
Lựa chọn đơn vị phối hợp tổ chức
Tùy thuộc vào quy mô và kinh phí tổ chức hội thảo, bạn cần lựa chọn đơn vị tổ chức phối hợp và hỗ trợ tổ chức sự kiện. Việc tổ chức chương trình hội thảo thành công, ấn tượng không phải là chuyện đơn giản đối với những ai mới bắt tay vào làm.
Bạn cần phải chuẩn bị kế hoạch, tổ chức, thực hiện chương trình theo đúng tiến độ và kiểm soát khối lượng công việc khổng lồ với tinh thần trách nhiệm cao. Việc tìm kiếm được một đơn vị phối hợp tổ chức phù hợp sẽ giúp bạn giảm bớt khối lượng công việc một cách đáng kể.
>>> Xem thêm: Công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại Hà Nội
MARCOM – Đơn vị tổ chức sự kiện hội thảo chuyên nghiệp
Mỗi hội thảo được tổ chức thường sẽ dựa vào bảng dự trù ngân sách đã lập ở trên, để lên danh sách đơn vị phối hợp, đơn vị cung cấp dịch vụ ăn uống,… Hoặc đơn giản hơn nữa đó là giải quyết được mọi khó khăn bạn sẽ gặp khi tổ chức sự kiện hội thảo.
Vì vậy mà việc lựa chọn một đơn vị chuyên nghiệp và uy tín, sẽ giúp tổ chức hội nghị từ A – Z thành công hơn. Thực tế, để có thể tổ chức chương trình hội thảo thành công, ấn tượng, không phải là chuyện đơn giản và dễ dàng với những ai vừa mới bắt tay vào làm.
Trước tiên, bạn sẽ phải xây dựng kế hoạch, chuẩn bị tổ chức, thực hiện chương trình và phải kiểm soát khối lượng công việc khổng lồ,… Nếu như bạn không phải là người tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Chắc chắn bạn hoàn toàn có thể nhờ đến sự trợ giúp của một đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.
Với vô vàn những đơn vị tổ chức sự kiện hiện tại, khiến bạn cảm thấy khó khăn không biết nên lựa chọn đơn vị nào tốt nhất. Vậy thì MARCOM sẽ là cái tên rất đáng để bạn tham khảo và lựa chọn đấy. Chúng tôi với lợi thế nhiều năm kinh nghiệm trong ngành tổ chức sự kiện, chắc chắn sẽ mang đến cho doanh nghiệp bạn một sự kiện hội thảo thành công rực rỡ.
Với những thông tin hữu ích trên đây, chắc bạn cũng đã hiểu rõ hơn về cách lập kế hoạch tổ chức sự kiện hội thảo đơn giản và hiệu quả rồi phải không nào. Nếu bạn còn thắc mắc hoặc khó khăn trong vấn đề tổ chức sự kiện, hãy liên hệ với MARCOM theo thông tin bên dưới để nhận được sự tư vấn tốt nhất nhé.
CÔNG TY TNHH TRUYỀN THÔNG TIẾP THỊ QUỐC TẾ MARCOM
- Hotline: 098.269.8826 (Mr. Nguyễn Tú)
- Email: sukienmarcom.vn@gmail.com
- Facebook: https://www.facebook.com/sukienmarcom.vn
- Địa Chỉ VP: Số 192 Đường Giải Phóng – Quận Thanh Xuân – TP Hà Nội
- Kho 1: Số 128 Đường Văn Quán, Quận Hà Đông, Thành Phố Hà Nội
- Kho 2: Số 193 Đường Chiến Thắng, Quận Hà Đông, Thành Phố Hà Nội
- Kho 3: Số 168 Bùi Sỹ Tiêm, Phường Tiền Phong, Thành Phố Thái Bình
- Kho 4: Đường Lộc Hoà – Thành Phố Nam Định
