Công việc tổ chức sự kiện là gì? Hoạt động rất được đầu tư và quan tâm nhiều trong các doanh nghiệp, nhưng vấn đề này vẫn còn là một khía cạnh mới mẻ và chưa rõ để nắm bắt. Nếu biết cách chọn một phương án truyền thông tinh tế và hiệu quả thì chắc chắn mục đích mà các doanh nghiệp đạt được sẽ vô cùng ấn tượng và tuyệt vời. Hãy để chúng tôi – MARCOM giúp bạn hiểu rõ hơn về vấn đề tổ chức sự kiện nhé!
Công việc tổ chức sự kiện là gì?
Thực chất là việc tổ chức thực hiện các phần việc cho một “SỰ KIỆN” diễn ra. Từ khi nó bắt đầu hình thành trong ý tưởng cho đến khi nó kết thúc. Tại Việt Nam, nhu cầu tổ chức sự kiện đều diễn ra các hoạt động trong các lĩnh vực xã hội, thương mại, kinh doanh, giải trí, thể thao,… Thông qua các hình thức như hội thảo, hội nghị, họp báo, triển lãm, lễ hội, … Nhằm mục đích truyền đi những thông điệp mà doanh nghiệp muốn khách của mình nhận thức được.
Vai trò của công việc tổ chức sự kiện
Công việc tổ chức sự kiện thực chất là việc tạo ra một cái cớ để nhằm thu hút được sự quan tâm, chú ý của giới truyền thông và đối tượng công chúng mục tiêu. Đóng vai trò như một công cụ trong các hoạt động tiếp thị, quảng bá. Chỉ đứng sau nghiên cứu thị trường và quảng cáo. Các doanh nghiệp tổ chức sự kiện nhằm đánh bóng cho sản phẩm, dịch vụ và thương hiệu của họ. Từ đó cải thiện doanh số bán hàng của doanh nghiệp.
Một sự kiện thành công sẽ tạo ra những tác động truyền thông hiệu quả . Còn một sự kiện thật bại, có thể làm suy giảm giá trị, cũng như hình ảnh của doanh nghiệp.
>>> Xem thêm: Công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại Hà Nội
Tổ chức sự kiện phát triển ở những lĩnh vực nào hiện nay?
Các lĩnh vực thể thao – giải trí, kinh doanh – thương mại cho đến hoạt động xã hội đều cần đến tổ chức sự kiện. Để thực hiện những buổi hội thảo, triển lãm, lễ hội, họp báo… Tổ chức sự kiện đã được xem là một ngành nghề riêng biệt ở nhiều quốc gia phát triển. Được giảng dạy với những kiến thức và hệ thống lý luận chuyên nghiệp. Những hoạt động thường có liên quan và cần đến tổ chức sự kiện bao gồm:
- Hội chợ thương mại, hoạt động triển lãm
- Các lễ hội đêm hòa nhạc, buổi biểu diễn
- Những sự kiện mang tính giải trí hay sự kiện gây quỹ từ thiện
- Các buổi hội thảo chuyên đề, họp mặt, giao lưu, hội nghị
- Sự kiện thể thao, sự kiện văn hóa, sự kiện của Đảng và Nhà nước
- Sự kiện ra mắt – giới thiệu – quảng bá thương hiệu, sản phẩm, marketing
- Những sự kiện liên quan đến doanh nghiệp, kinh doanh, xúc tiến thương mại, chương trình khuyến mại…
Có thể thấy để giúp cho những chương trình này thành công và đạt được những mục đích theo như mong muốn. Thì việc có được sự hỗ trợ từ những đơn vị, đội ngũ công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp là vô cùng quan trọng. Họ là những người biết cần phải làm gì, bắt đầu như thế nào, quá trình ra sao và kết thúc thế nào.
Ý nghĩa của công việc tổ chức sự kiện là gì?
Một sự kiện được tổ chức sẽ mang lại rất nhiều những lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp, chủ đầu tư. Việc tổ chức sự kiện mang lại những ý nghĩa nhất định đối với mỗi đơn vị tham gia vào việc thực hiện, tạo lên sự kiện.
Đối với tổ chức, doanh nghiệp
Đối với tổ chức, doanh nghiệp, tổ chức sự kiện mang đến cho doanh nghiệp rất nhiều cơ hội:
- Cơ hội gần gũi khách hàng
- Cơ hội tìm kiếm thêm khách hàng, đối tác tiềm năng
- Cơ hội quảng bá hình ảnh doanh nghiệp
- Cơ hội bán hàng
- Tri ân khách hàng, đối tác, từ đó tiếp tục phát triển mối quan hệ hợp tác lâu dài
Đối với những đơn vị tổ chức sự kiện
Mỗi sự kiện được tổ chức thành công đều là bộ mặt của đơn vị tổ chức sự kiện. Đối với đơn vị tổ chức sự kiện, ngoài việc thu về một khoản lợi nhuận sau khi tổ chức sự kiện. Đây còn là cơ hội để đơn vị tổ chức sự kiện khẳng định vị thế trên thị trường. Không chỉ thế, đơn vị tổ chức sự kiện còn có thể có thêm nhiều mối quan hệ, mở rộng tệp khách hàng sau mỗi sự kiện thành công.
Với những khách mời tham gia sự kiện
Tại mỗi sự kiện khách hàng sẽ có cơ hội giao lưu, học hỏi những kinh nghiệm. Mở rộng được mối quan hệ trong cuộc sống cũng như trong sự nghiệp. Ngoài ra khách hàng còn thu được rất nhiều những kiến thức, ý nghĩa về vật chất cũng như tình thần.
>>> Xem thêm: Dịch vụ tổ chức sự kiện team Building tại Hà Nội
Quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
1.Xây dựng chủ đề độc đáo
Chủ đề của sự kiện được xem là phần cốt lõi, xương sống của một chương trình hay sự kiện. Quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp đồng nghĩa với chủ đề của bạn phải hấp dẫn và thu hút.
Điều này được thể hiện đậm nét qua 2 khía cạnh. Đó là chủ đề của bạn phải bám sát và đi theo mục đích tổ chức sự kiện. Ngoài ra, ý tưởng tổ chức sự kiện cần phải độc đáo, sáng tạo và mới mẻ để tạo sức hút với người tham dự.
2.Lên kịch bản kỹ lưỡng và có yếu tố bất ngờ
Một kịch bản tổ chức sự kiện sử dụng nội dung quen thuộc. Ý tưởng trùng lặp sẽ khiến khách mời cảm thấy nhàm chán. Tuy nhiên, nếu chương trình của bạn có nội dung hấp dẫn, với nhiều tiết mục độc đáo. Nhiều chương trình vui sẽ khiến khách mời thích thú mà ở lại đến cuối sự kiện.
3.Xác định chắc thời gian và địa điểm
Sau khi đã xác định được chủ đề và lên kế hoạch, cách tổ chức sự kiện cho doanh nghiệp tốt nhất là lựa chọn và tìm kiếm đại điểm hợp lý. Địa điểm phù hợp nhất cần có các yếu tố:
- Phù hợp với ý tưởng chương trình.
- Có mạng lưới giao thông thuận tiện.
- Thích hợp với đối tượng khách mời tham dự
4.Đội ngũ nhân sự năng động, kinh nghiệm
Nhiều doanh nghiệp tổ chức sự kiện thường không quan tâm đến mặt nhân sự trong sự kiện. Điều này tưởng chừng không quan trọng nhưng lại ảnh hưởng rất lớn đến sự thành công của chương trình.
Nếu một PG không chuyên nghiệp sẽ để ấn tượng xấu trong mắt người tham gia. Một MC ít kinh nghiệm sẽ làm đảo lộn một chương trình. Do vậy người tổ chức sự kiện cần biến tuyển chọn. Và sử dụng đội ngũ nhân sự giàu kinh nghiệm và nhiệt huyết. Sẵn sàng ứng phó với những sự cố một cách trơn tru, không để ảnh hưởng đến sự kiện.
>>> Xem thêm: Ngành tổ chức sự kiện: tư vấn, giải đáp mọi thắc mắc
5.Trang thiết bị hiện đại
Bất kì sự kiện nào cũng không thể thiếu đi các thiết bị âm thanh, ánh sáng hiện đại, chất lượng. Do đó bạn cần để ý và kiểm tra kỹ càng các thiết bị này trước khi tổ chức để các thiết bị luôn trong tình trạng tốt nhất.
Đừng để đến khi chương trình bắt đầu, bạn mới phát hiện ra những trang thiết bị cần thiết này bị hỏng, có lỗi hay không hoạt động. Bạn cần đặc biệt chú ý vào những tình tiết nhỏ nhặt nhất để giúp cho buổi lễ thêm phần thành công và suôn sẻ.
Trên đây là toàn bộ thông tin về công việc tổ chức sự kiện mà MARCOM muốn đem đến cho bạn. Để có thể biến một ý tưởng sự kiện trên giấy thành hiện thực, hãy lưu lại và áp dụng. Chúng vào công việc để nhanh chóng có được một sự kiện thành công nhé!
CÔNG TY TNHH TRUYỀN THÔNG TIẾP THỊ QUỐC TẾ MARCOM
-
- Hotline: 098.269.8826 (Mr. Nguyễn Tú)
- Email: [email protected]
- Facebook: https://www.facebook.com/sukienmarcom.vn
- Địa Chỉ VP: Số 192 Đường Giải Phóng – Quận Thanh Xuân – TP Hà Nội
- Kho 1: Số 128 Đường Văn Quán, Quận Hà Đông, Thành Phố Hà Nội
- Kho 2: Số 193 Đường Chiến Thắng, Quận Hà Đông, Thành Phố Hà Nội
- Kho 3: Số 168 Bùi Sỹ Tiêm, Phường Tiền Phong, Thành Phố Thái Bình
- Kho 4: Đường Lộc Hoà – Thành Phố Nam Định
