Tổ chức sự kiện khai trương là công việc làm đầu tiên của một doanh nghiệp, cửa hàng mới. Lễ khai trương của cửa hàng, doanh nghiệp sẽ được diễn ra hoành tráng và không kém phần trang trọng khi được trang trí cổng bong bóng, chùm bóng bay tạo không gian đẹp, lạ mắt và thu hút sự chú ý của khách hàng. Cùng tìm hiểu kỹ hơn qua bài viết dưới đây.
Quy trình tổ chức sự kiện khai trương thành công và chuyên nghiệp
Một sự kiện được tổ chức chuyên nghiệp, hầu như thông qua 9 bước sau.
1. Xác định mục đích, mục tiêu của sự kiện
Việc đầu tiên bạn cần khi bắt tay vào việc tổ chức sự kiện đó chính là xác định mục đích và mục tiêu của sự kiện. Bởi bạn biết đấy nếu mà bạn không có một mục tiêu rõ ràng khi triển khai bạn sẽ rất dễ bị lạc đường.
Hơn thế nữa việc xác định rõ những mục đích, mục tiêu của sự kiện cũng sẽ giúp bạn dễ dàng sáng tạo. Và xây dựng nội dung, kịch bản phù hợp cho chương trình. Ở bước này, mục tiêu của bạn càng rõ ràng, chi tiết bao nhiêu thì ở các bước sau, bạn sẽ dễ dàng lên kế hoạch và kiểm soát bấy nhiêu.
2. Xây dựng chủ để chính cho sự kiện khai trương
Sự kiện khai trương thành công, ấn tượng, để lại hiệu ứng tốt hay không phụ thuộc vào chính ý tưởng. Có thể bạn không biết, cảm hứng chính là yếu tố quyết định ý tưởng tổ chức sự kiện khai trương có thực sự tốt hay không. Đối với người tổ chức, họ thỏa sức sáng tạo. Và thể hiện khả năng của mình nếu sự kiện có ngân sách lớn, cần có nhiều không gian ấn tượng, hấp dẫn…
3. Xác định địa điểm, thời gian tổ chức sự kiện khai trương
Tiếp theo, ở bước này, việc cần làm tổ chức sự kiện đó chính là tìm địa điểm và chốt thời gian cho lễ khai trương. Đây là bước cực kỳ quan trọng bởi nếu không chốt được hai phần này bạn sẽ không thể lập các kế hoạch và triển khai chúng.
Nếu như ngày và địa điểm cụ thể đã được khách hàng chỉ định trước thì khá dễ dàng. Nhưng nếu bạn phải xem xét và lựa chọn thì hãy lưu ý những điểm sau đây để tổ chức một sự kiện thành công, chuyên nghiệp:
- Cần xác định thời gian phù hợp để lên kế hoạch
- Nên tìm hiểu thêm về các ngày lễ theo luật định và tôn giáo
- Kiểm tra về lịch của những khách mời chính
- Khảo sát thật kỹ lưỡng địa điểm tổ chức
4. Thiết kế kịch bản tổ chức sự kiện sự kiện
Ở phần này, thiết kế sự kiện chính là việc cụ thể hóa ý tưởng thành những đầu việc, trong đó:
- Lựa chọn địa điểm thực hiện: nhà hàng, khách sạn, cửa hàng của bạn,…
- Xác định thời gian tổ chức
- Xác định chủ đề chương trình
- Xây dựng kịch bản chi tiết: nội dung chương trình, games, văn nghệ
- Thiết kế hình ảnh chương trình: phông, bạt, backdrop, standee, màn hình, presenter, đèn chiếu, video clip, logo, mũ và các dụng cụ khác.
5. Lập kế hoạch, kịch bản và timeline tổ chức sự kiện khai trương
Bước này sẽ chia kế hoạch lễ khai trương ra thành nhiều mục chi tiết nhất. Một số vấn đề cần quan tâm khi lập kế hoạch tổ chức gồm:
- Nhân lực phục vụ sự kiện: nhân viên của cửa hàng, doanh nghiệp, đơn vị dịch vụ.
- Thiết bị sử dụng trong sự kiện: đèn, setup bàn tiệc, màn hình led, hóa trang trí, standee, backdrop, nước uống, ly cốc, máy tính, máy chiếu, rèm, cửa, loa, hộp bốc thăm.
- Phương thức vận chuyển: ô tô
- Dự đoán và kiểm soát rủi ro: rủi ro về kỹ thuật, về số lượng khách mời vượt quá dự kiến,…
>>> Xem thêm: Tổ chức sự kiện là gì? Bí quyết cho một sự kiện thành công
6. Dự trù ngân sách dành cho lễ khai trương
Khi làm các công việc tổ chức sự kiện, bạn cũng cần phải lập một dự trù ngân sách dành cho sự kiện ấy. Bản chi phí này sẽ cần phải xem xét và kết hợp từ các dự đoán ban đầu cho tất cả các hạng mục được xác định trong kế hoạch. Cũng đừng quên cộng thêm các chi phí dự trù để nhỡ có các phát sinh xảy ra bạn vẫn có khả năng chi trả.
7. Dàn dựng lễ khai trương
Trước khi tổ chức khoảng 1 ngày, công tác dàn dựng sự kiện nên được chuẩn bị và thực hiện chu đáo. Bất kỳ sự sai sót ở giai đoạn này đều có thể gây ảnh hưởng xấu đến chương trình. Kinh nghiệm tổ chức sự kiện nên có sẵn bảng tổng hợp những công việc cần làm để từ đó theo dõi tiến độ thực hiện. Đảm bảo chương trình thành công tốt đẹp.
8. Tiến hành thực hiện chương trình
Thời điểm chương trình bắt đầu thực hiện là ví dụ chứng minh. Cho thấy các quy trình tổ chức sự kiện có đúng đắn, chính xác hay không. Sau khi lập kế hoạch, chuẩn bị và chạy chương trình. Bạn vẫn cần thực hiện hoạt động giám sát, điều chỉnh nhân lực và xử lý các sự cố phát sinh (nếu có) trong sự kiện.
9. Kiểm tra và đánh giá sau lễ khai trương
Sau khi lễ khai trương kết thúc thì bạn vẫn chưa hết việc đâu. Lúc này bạn sẽ cần phải ngồi lại cùng toàn bộ team để xem xét lại từng hạng mục. Và đánh giá xem điểm nào tốt điểm nào chưa được để cải thiện cho các sự kiện sau. Đây là bước rất quan trọng trong các bước tổ chức sự kiện khai trương. Vậy nên đừng bỏ qua nó nhé!
Ứng dụng màn hình led trong tổ chức sự kiện khai trương
Với vai trò là một đơn vị chuyên cung cấp các dịch vụ cho thuê thiết bị sự kiện trong đó có dịch vụ cho thuê màn hình led, MARCOM sẽ cùng bạn tìm hiểu đôi chút về ứng dụng của màn hình led trong sự kiện khai trương.
Tầm quan trọng của màn hình led trong lễ khai trương
Trong lĩnh vực sự kiện, ai cũng có thể thấy rằng màn hình led có ứng dụng quan trọng như thế nào. Sản phẩm này gần như là một xúc tác khó thể thiếu trong các sự kiện hiện đại. Chúng giúp người tham dự sự kiến thấy phấn khích hơn trong mỗi phần nội dung chương trình. Màn hình led mang đến trải nghiệm phong phú và sinh động về cả phần nghe lẫn phần nhìn. Đây chính là ưu điểm vượt trội mà chỉ màn hình led mới có.
Lợi ích màn hình led mang lại cho sự kiện
Nói về màn hình led, sản phẩm này luôn được đánh giá cao về nhiều phương diện. Những lợi ích của màn hình led trong sự kiện có thể kể đến như sau:
- Màn hình led giúp tăng độ nhận diện của người tham gia với sự kiện hay thương hiệu. Người xem hoàn toàn có thể nhìn được những gì đang diễn ra hoặc nội dung chương trình lễ khai trương kể cả khi đứng ở xa sân khâu hay chỉ đi ngang qua sự kiện đó. Thêm đó, màn hình led có ưu điểm hình ảnh sắc nét và chân thực. Nó hiển thị những khoảng khắc đẹp nhất, đáng nhớ nhất của mỗi sự kiện. Người xem sẽ không bỏ sót bất kỳ thời khắc “ đinh “ nào của sự kiện.
- Về phương diện thương mại, màn hình led mang lại hiệu quả quảng cáo vô cùng ấn tượng. Với khả năng thu hút đám đông, màn hình led sẽ mang lại cho người tham dự lễ khai trương những trải nghiệm tốt. Qua đó, sự kiện sẽ gây chú ý đến với người tham dự hơn.
- Ngoài ra, màn hình led còn là một phương tiện cung cấp thông tin trong các sự kiện vông cùng hiệu quả. Các nội dung có thể được chiếu đi chiếu lại trong sự kiện khai trương. Do đó, người tham gia có thể nắm bắt được diễn biến của sự kiện dù không tham dự từ đầu sự kiện.
Hãy đến với MARCOM khi bạn cần thuê dịch vụ để quá trình tổ chức sự kiện khai trương trở nên hoàn hảo hơn.
CÔNG TY TNHH TRUYỀN THÔNG TIẾP THỊ QUỐC TẾ MARCOM
- Hotline: 098.269.8826 (Mr. Nguyễn Tú)
- Email: sukienmarcom.vn@gmail.com
- Facebook: https://www.facebook.com/sukienmarcom.vn
- Địa Chỉ VP: Số 192 Đường Giải Phóng – Quận Thanh Xuân – TP Hà Nội
- Kho 1: Số 128 Đường Văn Quán, Quận Hà Đông, Thành Phố Hà Nội
- Kho 2: Số 193 Đường Chiến Thắng, Quận Hà Đông, Thành Phố Hà Nội
- Kho 3: Số 168 Bùi Sỹ Tiêm, Phường Tiền Phong, Thành Phố Thái Bình
- Kho 4: Đường Lộc Hoà – Thành Phố Nam Định
