Tổ chức sự kiện là gì? Chúng ta có thể hiểu một cách đơn giản nhất đó chính là một hoạt động nhằm đáng bóng hình ảnh, tên tuổi, thương hiệu của sản phẩm, của doanh nghiệp trong tâm trí của đối tượng khách hàng cần hướng đến, để giúp gia tăng lợi nhuận kinh doanh. Và việc tổ chức sự kiện thường bị chi phối và ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố khác nhau. Trong bài viết này, chúng tôi xin tổng hợp các yếu tố ảnh hưởng đến tổ chức sự kiện dưới góc nhìn của đơn vị đang có nhu cầu tổ chức sự kiện.
Các yếu tố vi mô
Có rất nhiều yếu tố cần được xem xét để thực hiện các hoạt động tổ chức sự kiện. Sự kiện thườn được diễn ra trong một môi trường có hai yếu tố tác động chính. Đầu tiên là môi trường vi mô và thứ hai là môi trường vĩ mô. Hãy để chúng tôi nói chi tiết để bạn hiểu hơn!
Đơn vị tổ chức
Các bộ phận khác nhau trong một tổ chức như cấp quản lý, tài chính, nhân sự, bộ phận nghiên cứu và phát triển (R&D), kế toán,… Cần được đảm bảo nắm được các thông tin sự kiện khi bộ phận tổ chức chuẩn bị các hoạt động tổ chức sự kiện. Bộ phận tổ chức cần làm việc chặt chẽ với tất cả họ, vì mỗi bộ phận sẽ là một yếu tố quyết định sự thành công với các chiến lược và kế hoạch được đề ra.
Các nhà cung cấp
Các nhà cung cấp là một phần quan trọng trong mạng lưới cung cấp nhưng giá trị khác nhau cho sự kiện. Họ là những người cung cấp các yếu tố đầu tiên và cần thiết nhất vào các hoạt động kinh doanh như nguyên vật liệu, phụ tùng, dụng cụ, thiết bị,… Chất lượng và độ tin cậy của các nhà cung cấp là rất cần thiết cho bất cứ hoạt động sự kiện nào. Đơn vị tổ chức phải có quyền kiểm soát về các dịch vụ được cung cấp và chi phí của các nhà cung cấp. Bất kỳ sự thiếu hụt hoặc chậm trễ nào, trong điều kiện thiên tai hoặc các trường hợp không mong muốn, có thể gây ảnh hưởng đến mục tiêu của sự kiện và dẫn đến sự không hài lòng của khách hàng.
Khách hàng
Khách hàng là đối tượng mà công ty tổ chức sự kiện phục vụ và mang lại nguồn thu cho đơn vị tổ chức sự kiện. Tùy theo hình thức tổ chức sự kiện mà khách hàng của sự kiện có thể khác nhau. Ví dụ: Một công ty bỏ tiền thuê một cuộc triễn lãm hàng hóa thì khách hàng là nhà đầu tư sự kiện. Trong trường hợp công ty tổ chức sự kiện tự đứng ra tổ chức sự kiện nào đó, khách hàng chính là các nhà tài trợ cho sự kiện và khán giả sự kiện.
Đối thủ cạnh tranh
Mọi doanh nghiệp nói chung và các công ty tổ chức sự kiện nói riêng đều phải đối đầu với các đối thủ cạnh tranh với nhiều mức độ khác nhau.
Trong quá trình tiến hành tìm kiếm các nhà đầu tư sự kiện, cần phải hết sức quan tâm đến đối thủ cạnh tranh để đưa ra các chính sách, chiến lược cạnh tranh hợp lý. Đặc biệt nếu đối thủ cạnh tranh cùng tham gia đấu thầu trong việc tổ chức một sự kiện nào đó. Mức độ cạnh tranh sẽ trở nên khốc liệt hơn. Qúa trình cạnh tranh này sẽ ảnh hưởng đến sự kiện (ảnh hưởng đến ngân sách, chương trình, ý tưởng,… do tác động từ đối thủ cạnh tranh).
Tiếp thị trung gian
Tiếp thi trung gian cũng là một thành phần quan trọng đối với mạng lưới phân phối. Để đem tới các chỉ số minh chứng sự thành công của sự kiện cho doanh nghiệp. Họ bao gồm là những cá nhân hoặc công ty giúp công ty xúc tiến, bán và phân phối sản phẩm của mình cho khách hàng. Ví dụ họ giúp công ty tìm kiếm khách hàng, kho hàng hoặc công ty vận tải, giúp công ty dự trữ và chuyển hàng hóa từ nơi sản xuất đến các điểm tiếp thị như công ty quảng cáo và thực hiện các biện pháp nghiên cứu thị trường.
>>> Xem thêm: Ngành tổ chức sự kiện: tư vấn, giải đáp mọi thắc mắc
Các yếu tố vĩ mô
Môi trường vĩ mô đề cập đến các yếu tố khách quan và không thể kiểm soát được đến việc ra quyết định của một sự kiện. Một sự kiện không thể chỉ tổ chức trong một không gian nhỏ hẹp mà cần phải có tiếng vang trong những thị trường rộng lớn hơn.
Môi trường nhân khẩu học
Nhân khẩu học có thể được định nghĩa là nghiên cứu về các đặc điểm đặc tính của con người về mật độ, tuổi, vị trí, giới tính, chủng tộc, nghề nghiệp và các số liệu thông kê khác. Các nhà tổ chức quan tâm đặc biệt đến nhân khẩu học vì con người là đối tượng chính để phát triển thị trường. Thu được nhiều thông tin về nhân khẩu học mang lại nhiều cơ hội cũng như thách thức cho các sự kiện.
Môi trường kinh tế
Thể hiện ở tốc độ tăng trưởng kinh tế, cơ cấu vùng từ đó tạo ra tính hấp dẫn về thị trường và sức mua. Cơ cấu chi tiết khác nhau đối với các thị trường hàng hóa khác nhau. Theo đánh giá của nhiều chuyên gia tổ chức sự kiện thì các sự kiện liên quan đến hoạt động kinh doanh, thương mại của các doanh nghiệp chiếm hơn 60% về số lượng và 75% về ngân sách tổ chức sự kiện. Mà nhu cầu của các doanh nghiệp này lại chịu ảnh hưởng trực tiếp từ môi trường kinh tế. Do đó môi trường kinh tế sẽ có những ảnh hưởng rất lớn đến dịch vụ tổ chức sự kiện.
Môi trường tự nhiên
Bao gồm hệ thống các yếu tố tự nhiên ảnh hưởng đến đầu vào cần thiết cho các nhà sản xuất kinh doanh và gây ảnh hưởng cho các hoạt động tổ chức sự kiện.
Các yếu tố ảnh hưởng rõ rệt nhất từ môi trường tự nhiên có thể chỉ ra là:
- Thời tiết, khí hậu ảnh hưởng trực tiếp đến việc tổ chức sự kiện. Đặc biệt là các sự kiện dự định tổ chức ở không gian ngoài trời.
- Các vấn đề về ô nhiễm và bảo vệ môi trường. Cộng đồng dân cư và chính quyền nơi diễn ra sự kiện, thường có những nhận thức nhất định về vấn đề ô nhiễm và bảo vệ môi trường. Điều này tác động đến việc lựa chọn các chủ đề cũng như hoạt động trong sự kiện. Nếu không đáp ứng được các yêu cầu tối thiểu về môi trường, xử lý rác thải,… Công ty tổ chức sự kiện có thể sẽ không được cấp phép cho việc tổ chức sự kiện.
Thói quen sử dụng công nghệ
Công nghệ có ảnh hưởng cốt yếu trong môi trường vĩ mô. Một đơn vị tổ chức sự kiện cần thực hiện các nghiên cứu kỹ lưỡng về sự phổ biến và tỉ lệ sử dụng công nghệ của khách hàng trước khi đầu tư vào bất kỳ hoạt động sự kiện hoặc marketing nào. Công ty cần có hiểu biết về thị hiếu sử dụng công nghệ của đối tượng sự kiện. Để lập kế hoạch phù hợp cho các chiến dịch và truyền thông của họ.
Môi trường văn hóa
Môi trường văn hóa có sự liên kết trực tiếp với các yếu tố ảnh hưởng đến các thành phần cơ bản của sự kiện như: sở thích, nhận thức và hành vi người dùng của xã hội. Các đơn vị tổ chức cần hiểu được hành vi và tâm lý của người dùng trong xã hội. Để đưa ra quyết định marketing chính xác. Sự thất bại của các đơn vị tổ chức sự kiện trong việc tìm hiểu văn hóa của các nước khác nhau, có thể dẫn đến nhiều sai lầm về văn hóa. Ví dụ, một biểu tượng có ý nghĩa tích cực trong một nền văn hóa này có thể mang đến một ý nghĩa tiêu cực trong một nền văn hóa khác.
Trên đây là các yếu tố ảnh hưởng đến tổ chức sự kiện hiện nay. Để hiểu rõ hơn về ngành tổ chức sự kiện và được tư vấn sâu hơn các bạn liên hệ với chúng tôi theo thông tin bên dưới.
CÔNG TY TNHH TRUYỀN THÔNG TIẾP THỊ QUỐC TẾ MARCOM
- Hotline: 098.269.8826 (Mr. Nguyễn Tú)
- Email: sukienmarcom.vn@gmail.com
- Facebook: https://www.facebook.com/sukienmarcom.vn
- Địa Chỉ VP: Số 192 Đường Giải Phóng – Quận Thanh Xuân – TP Hà Nội
- Kho 1: Số 128 Đường Văn Quán, Quận Hà Đông, Thành Phố Hà Nội
- Kho 2: Số 193 Đường Chiến Thắng, Quận Hà Đông, Thành Phố Hà Nội
- Kho 3: Số 168 Bùi Sỹ Tiêm, Phường Tiền Phong, Thành Phố Thái Bình
- Kho 4: Đường Lộc Hoà – Thành Phố Nam Định
