Tổ chức sự kiện là một quá trình phức tạp và đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và phối hợp giữa nhiều công việc khác nhau. Để đảm bảo rằng sự kiện diễn ra thành công, cần chia các ban trong tổ chức sự kiện. Mỗi ban có nhiệm vụ riêng và hoạt động độc lập, nhưng lại tương tác với nhau để tạo ra một sự kiện hoàn hảo.
Các ban trong tổ chức sự kiện gồm những ban nào?
Tùy vào quy mô và yêu cầu của sự kiện, có thể chia đội ngũ tổ chức thành các ban khác nhau. Các ban trong tổ chức sự kiện thường có thể bao gồm những ban sau:
- Ban tổ chức chung: chịu trách nhiệm chung về toàn bộ sự kiện. Có nhiệm vụ quản lý, điều hành và giám sát các ban khác trong tổ chức.
- Ban truyền thông: có nhiệm vụ quảng bá và tiếp thị sự kiện cho khán giả thông qua các kênh truyền thông.
- Ban thiết kế và trang trí: đảm nhiệm việc tạo ra các ý tưởng thiết kế và trang trí cho sự kiện.
- Ban đón tiếp và hướng dẫn: đón tiếp, hướng dẫn khách đến nơi diễn ra sự kiện.
- Ban kỹ thuật: đảm nhiệm việc lắp đặt, vận hành và bảo trì các thiết bị kỹ thuật.
>>> Xem thêm: Quy trình tổ chức sự kiện chuẩn cho doanh nghiệp
Nhiệm vụ của các ban trong tổ chức sự kiện
Ban tổ chức chung
Ban tổ chức chung là ban quan trọng nhất trong tổ chức sự kiện. Ban này có nhiệm vụ chịu trách nhiệm chung về toàn bộ sự kiện. Và đảm bảo rằng sự kiện được diễn ra thành công theo mục tiêu đề ra. Cụ thể, nhiệm vụ của ban tổ chức chung bao gồm:
- Lập kế hoạch tổ chức sự kiện: Ban tổ chức chung phải lên kế hoạch chi tiết về toàn bộ sự kiện. Bao gồm lịch trình, ngân sách, các hoạt động, các ban chức năng, các hoạt động quảng bá,…
- Quản lý ngân sách: Ban tổ chức chung phải quản lý ngân sách của sự kiện và đảm bảo rằng tất cả các chi phí được sử dụng hiệu quả và đúng với ngân sách đã được xác định trước đó.
- Điều hành các ban chức năng: Ban tổ chức chung phải điều hành và giám sát các ban chức năng khác trong tổ chức, đảm bảo rằng mọi hoạt động được thực hiện đúng thời gian và theo kế hoạch.
- Giải quyết các vấn đề: Khi có sự cố xảy ra, ban tổ chức chung phải đảm bảo giải quyết nhanh chóng và hiệu quả để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ và thành công.
- Đảm bảo an ninh và an toàn: Ban tổ chức chung phải đảm bảo an ninh và an toàn cho toàn bộ sự kiện, bao gồm cả khách mời và nhân viên tổ chức.
- Đánh giá hiệu quả sự kiện: Sau khi sự kiện kết thúc, ban tổ chức chung phải đánh giá hiệu quả sự kiện để cải thiện cho những lần tổ chức sự kiện tiếp theo.
Ban truyền thông
Ban truyền thông là một trong những ban quan trọng trong tổ chức sự kiện. Các nhiệm vụ chính của ban truyền thông bao gồm:
- Xác định mục tiêu và đối tượng khán giả: Đảm bảo rằng các chiến dịch quảng bá hiệu quả và đạt được kết quả mong muốn.
- Thiết kế và triển khai chiến dịch truyền thông: Ban truyền thông phải thiết kế và triển khai các chiến dịch truyền thông đa dạng để quảng bá sự kiện trên các kênh truyền thông như báo chí, truyền hình, radio, mạng xã hội,… Rồi tạo ra các nội dung truyền thông hấp dẫn và chuyên nghiệp thu hút sự quan tâm.
- Quản lý truyền thông và đối tác: Đảm bảo rằng thông tin về sự kiện được đưa ra một cách chính xác và đầy đủ.
Tóm lại, ban truyền thông có vai trò quan trọng trong việc quảng bá và tiếp thị sự kiện cho khách hàng và công chúng
Ban thiết kế và trang trí
Ban thiết kế và trang trí có nhiệm vụ design không gian sự kiện. Tạo ra một bầu không khí đặc biệt và thu hút khách hàng. Ban thiết kế và trang trí phải chọn vật liệu và trang thiết bị phù hợp với ý tưởng trang trí và không gian sự kiện. Các thiết bị đó bao gồm các thiết bị âm thanh, ánh sáng, trang trí, hoa tươi, bàn ghế,… Việc chọn vật liệu ảnh hưởng nhiều đến ngân sách tổ chức. Vì vậy, ban cần đảm bảo chi phí, mức độ cần thiết của từng thiết bị. Tránh lãng phí ngân sách, ảnh hưởng xấu đến sự kiện.
Ban đón tiếp và hướng dẫn
Ban đón tiếp và hướng dẫn có nhiệm vụ đón tiếp và hướng dẫn khách hàng khi đến tham dự sự kiện để đảm bảo rằng khách hàng được phục vụ một cách chuyên nghiệp và tốt nhất. Ban này sẽ lên kế hoạch đón tiếp và hướng dẫn khách hàng, chuẩn bị các tài liệu và đồ dùng cần thiết để phục vụ khách hàng. Giải đáp các thắc mắc của khách hàng liên quan đến tham dự sự kiện nhanh chóng và hiệu quả.
Ban kỹ thuật
Ban kỹ thuật là một trong những ban quan trọng nhất trong tổ chức sự kiện. Nhiệm vụ của họ là giám sát tình hình các thiết bị kỹ thuật được sử dụng trong sự kiện. Không những vậy, ban kỹ thuật phải thiết kế và lắp đặt các thiết bị phù hợp với mục đích của sự kiện. Bao gồm âm thanh, ánh sáng, hệ thống trình chiếu, màn hình LED,…
Khi thiết bị sự kiện gặp sự cố, ban kỹ thuật phải giải quyết một cách nhanh chóng. Đảm bảo rằng sự kiện diễn ra suôn sẻ và không bị gián đoạn.
Một số công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
Các công ty chuyên nghiệp, họ sẽ chia đội ngũ nhân viên của họ thành các ban trong tổ chức sự kiện. Cùng tìm hiểu một vài công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp dưới đây nhé.
>>> Xem thêm: Công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại Hà Nội
1. Công ty TNHH Truyền thông TTQT MARCOM
MARCOM là một trong những tên tuổi hàng đầu về tổ chức sự kiện tại Việt Nam. Hiện nay với hơn 10 năm xây dựng và phát triền. Công ty TNHH truyền thông TTQT MARCOM cung cấp đa dạng các gói dịch vụ đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng. Với cam kết đem lại cho khách hàng sự hài lòng, trải nghiệm ấn tượng và mới lạ
Các sự kiện được MARCOM tổ chức có thể tùy thuộc vào yêu cầu của khách hàng. Mà được triển khai một cách sáng tạo, mới mẻ, mang yếu tố nghệ thuật và có chứa đựng câu chuyện riêng của khách hàng.
Đến nay công ty đã trở thành đối tác của các doanh nghiệp, nhãn hàng lớn và luôn được đánh giá cao về chất lượng dịch vụ. Cũng như nội dung chương trình và phong cách làm việc với đội ngũ chu đáo, giàu kinh nghiệm.
2. Công ty tổ chức sự kiện HoaBinh Events
HoaBinh Events là công ty thuộc tập đoàn Hòa Bình, là đơn vị tổ chức sự kiện, hội nghị với hơn 10 năm kinh nghiệm. Cùng đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, nhiệt tình và sáng tạo. Tính đến nay công ty đã tổ chức được hơn 1200 sự kiện, hội nghị trên toàn quốc. Công ty đề cao chất lượng dịch vụ và sự hài lòng của khách hàng. Do vậy, khách hàng đến với HoaBinh Events luôn nhận được sự hỗ trợ tư vấn nhiệt tình mọi lúc, mọi nơi. Mọi thắc mắc của khách hàng có thể được giải đáp miễn phí kịp thời bất cứ lúc nào.
3. Công ty tổ chức sự Á Châu Event
Á Châu Event được biết đến là một trong những công ty sự kiện Hà Nội đầu tiên. Với 15 năm hoạt động, đơn vị này đã tổ chức nhiều sự kiện lớn cho nhiều khách hàng trong và cả ngoài nước. Chất lượng dịch vụ tổ chức sự kiện mà đơn vị này đem đến luôn đáp ứng đầy đủ mọi nhu cầu của từng khách hàng.
Thông qua bài viết trên cũng giúp bạn hiểu được phần nào các ban trong tổ chức sự kiện. Còn điều gì thắc mắc, liên hệ với hotline của chúng tôi để được giải đáp nhé!
CÔNG TY TNHH TRUYỀN THÔNG TIẾP THỊ QUỐC TẾ MARCOM
-
- Hotline: 098.269.8826 (Mr. Nguyễn Tú)
- Email: sukienmarcom.vn@gmail.com
- Facebook: https://www.facebook.com/sukienmarcom.vn
- Địa Chỉ VP: Số 192 Đường Giải Phóng – Quận Thanh Xuân – TP Hà Nội
- Kho 1: Số 128 Đường Văn Quán, Quận Hà Đông, Thành Phố Hà Nội
- Kho 2: Số 193 Đường Chiến Thắng, Quận Hà Đông, Thành Phố Hà Nội
- Kho 3: Số 168 Bùi Sỹ Tiêm, Phường Tiền Phong, Thành Phố Thái Bình
- Kho 4: Đường Lộc Hoà – Thành Phố Nam Định
