Mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện mới nhất 2023

Những năm trở lại đây, nhu cầu tổ chức các sự kiện với quy mô hoành tráng, chuyên nghiệp ngày càng tăng cao. Kéo theo đó là sự ra đời của hàng loạt đơn vị tham gia vào ngành tổ chức sự kiện trên địa bàn cả nước hiện nay. Tuy nhiên để tổ chức sự kiện trang trọng, quy mô lớn, thường phải trải qua nhiều công tác chuẩn bị kỹ lưỡng. Sau đây hãy cùng MARCOM tìm hiểu hoạt động lập mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện chi tiết để có thể thấy được vai trò của khâu này trong toàn bộ quá trình điều hành và tổ chức sự kiện.

>>> Xem thêm: Quy trình tổ chức sự kiện chuẩn cho doanh nghiệp

Mẫu lập kế hoạch tổ chức sự kiện thành công

Sáng tạo ý tưởng, chủ đề sự kiện

Để sáng tạo được ý tưởng, chủ đề cho sự kiện, bạn cần nghiên cứu kỹ lưỡng toàn bộ thông tin về sự kiện. Đây là bước quan trọng đầu tiên trong quy trình tổ chức một sự kiện chuyên nghiệp.

Ý tưởng, chủ đề cần thể hiện được những yếu tố sau:

• Liên quan đến sản phẩm/ thương hiệu.
• Truyền tải được thông điệp của sự kiện.
• Mang tính sáng tạo, khác biệt (tránh gây nhầm lẫn với các sự kiện khác) và ngắn gọn, dễ nhớ (đối với slogan chủ đề chương trình, tốt nhất là có vần điệu).

Xác định mục tiêu của kế hoạch tổ chức sự kiện 

Mục đích sự kiện

Trước hết, ban tổ chức cần xác định mục đích của sự kiện. Theo đó, đối với các sự kiện khác nhau như lễ khai trương, khánh thành, hội nghị khách hàng,… Sẽ có mục đích tổ chức tương đối khác nhau. Có thể là để giới thiệu, ra mắt sản phẩm mới hoặc là nhằm truyền một thông tin thương hiệu nào đó tới cộng đồng hay một nhóm người nào đó. Việc xác định rõ và biết được chính xác những gì muốn làm sẽ là tiền đề thuận lợi để lên chương trình tổ chức sự kiện hiệu quả, thành công.

Mục tiêu cần đạt được 

Tiếp đến là đặt ra các mục tiêu cần đạt được. Như số lượng khách hàng tham dự, doanh số bán ra trong và sau sự kiện,… Việc đặt ra các mục tiêu này sẽ không chỉ giúp doanh nghiệp tổ chức một sự kiện thành công. Mà còn giúp định hướng và xây dựng, quảng bá hình ảnh thương hiệu tốt hơn trong tương lai.

Hình thức tổ chức

Quyết định hình thức tổ chức sự kiện, nôm na là ban tổ chức cần xác định địa điểm và thời gian tổ chức chương trình. Theo đó, tùy vào tính chất trang trọng của sự kiện và số lượng khách tham dự, doanh nghiệp có thể bàn bạc thống nhất kế hoạch tổ chức sự kiện để quyết định tổ chức trong nhà hay ngoài trời. Qua đó dự trù ngân sách và lên kịch bản chương trình cho phù hợp.

Xây dựng kịch bản, timeline chương trình

Kịch bản tổ chức sự kiện gồm 3 phần: 

• Phần 1: Nội dung chính bạn muốn có trong chương trình với timeline cụ thể cho từng phần.
• Phần 2: Kịch bản MC dẫn chương trình cho sự kiện chi tiết với câu từ được trau chuốt kỹ lưỡng
• Phần 3: Kịch bản âm thanh – ánh sáng – trình chiếu cho đội ngũ kỹ thuật.

Yếu tố kịch bản đóng vai trò rất quan trọng trong việc thu hút và để lại ấn tượng tốt đẹp với khách mời. Khi xây dựng kịch bản tổng quát, hãy trả lời câu hỏi lựa chọn keymoment xuất hiện vào thời điểm nào sẽ đọng lại cảm xúc bất ngờ nhất? Sắp xếp các nội dung với thời lượng ra sao để khiến khách tham dự không cảm thấy nhàm chán và mệt mỏi.

Với kịch bản MC chương trình, ngoài việc trau chuốt câu từ tránh các từ tránh các từ lóng. Từ ngữ nhạy cảm, các từ mang tính học thuật, cần truyền tải được nội dung và thông điệp của sự kiện. Đồng thời việc lựa chọn một MC giàu kinh nghiệm, có khả năng dẫn dắt lôi cuốn, ứng biến nhanh nhạy và truyền cảm xúc đến khán giả cũng là một yếu tố góp phần không nhỏ tạo nên thành công của sự kiện.

Chuẩn bị, thiết lập các hạng mục trong kế hoạch tổ chức sự kiện

Theo đó ban tổ chức cần lập các nhóm phụ trách và phân công công việc cho từng nhóm, từng ban. Đối với ban đối ngoại sẽ phụ trách chuẩn bị giấy mời và gửi giấy mời cho khách. Ban hậu cần đảm nhận phần hội trường phương tiện giao thông, quà tặng, phần thưởng.

Nhóm lễ tân phụ trách tiếp và đón khách ở cổng chương trình. Còn về ban nội dung sẽ chuẩn bị các bài viết, bài phát biểu và tài liệu cho khách mời cùng với ban tổ chức tiến hành lên chương trình tổ chức sự kiện.

Thiết kế hình ảnh, ấn phẩm cho sự kiện 

Thiết kế hình ảnh bao gồm hình ảnh 2D và 3D của sân khấu, booth quảng cáo, cổng chào, địa điểm tổ chức chính, các không gian chức năng,…

Ấn phẩm cần thiết cho một sự kiện bao gồm: Backdrop, banner, standee, bandroll, phướn, thiệp mời, tờ rơi, voucher, phiếu bốc thăm trúng thưởng, túi, áo, mũ, cờ, quạt,… Tất cả các ấn phẩm trong sự kiện cần được thiết kế dựa trên ý tưởng chủ đạo và concept/chủ đề của chương trình.

>>> Xem thêm: Tổ chức sự kiện là gì? Bí quyết cho một sự kiện thành công

Lập kế hoạch truyền thông sự kiên 

Tùy theo tính chất của từng sự kiện, trước tiên bạn cần xác định đối tượng truyền thông nội bộ hay bên ngoài, sau đó lựa chọn phương án lập kế hoạch truyền thông trước sự kiện hay sau sự kiện hoặc cả hai.

Các phương thức truyền thông được sử dụng phổ biến hiện nay gồm:

• Báo trí: viết bài PR
• Mạng xã hôi :kênh fanpage riêng được cập nhật thông tin thường xuyên
• Truyền hình: bản tin thời sự, TVC quảng cáo
• Radio, các hoạt động activation: chạy roadshow, phát sản phẩm dùng thử,…

Xây dựng phương án dự phòng và quản lý rủi ro

Có thể bạn đã từng nghe nhiều người nói rằng sự kiện vốn là nghề cân não. Lý do là bởi sự kiện là một trong số rất ít những công việc có thể xảy ra rủi ro bất cứ lúc nào và người làm sự kiện luôn phải căng não để có phương án dự phòng, ứng phó và xử lý một cách nhanh nhất, tốt nhất.

Để xây dựng được những phương án dự phòng khả thi, ngoài việc lường trước những vấn đề có thể phát sinh, bạn nên tiến hành tổng duyệt dự kiện trước khi diễn ra 1-2 ngày.

Thực tế, ngay cả những chuyên gia trong nghề đôi khi cũng gặp phải sự cố không lường trước. Nhưng nhờ kinh nghiệm dày dặn và thái độ bình tĩnh, họ luôn có phương án thay thế rất nhanh chóng đến mức khách tham dự sự kiện không hề nhận ra.

MARCOM cung cấp mẫu kịch bản tham khảo khi tổ chức sự kiện

Dưới đây là mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện tham khảo. Tùy vào nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp và khách mời, bạn có thể điều chỉnh, chi tiết lại các chương trình cho phù hợp.

Với những thế mạnh trong kinh nghiệm, dịch vụ và cơ sở vật chất, MARCOM luôn sẵn sàng cùng các doanh nghiệp lập mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện chi tiết và chất lượng nhất. Từ đó, giúp quý khách hàng truyền tải các thông điệp ý nghĩa, nâng tầm thương hiệu và khẳng định vị thế của doanh nghiệp. Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ.

CÔNG TY TNHH TRUYỀN THÔNG TIẾP THỊ QUỐC TẾ MARCOM

• • Hotline: 098.269.8826 (Mr. Nguyễn Tú)
  • Email: sukienmarcom.vn@gmail.com
  • Facebook: https://www.facebook.com/sukienmarcom.vn
  • Địa Chỉ VP: Số 192 Đường Giải Phóng – Quận Thanh Xuân – TP Hà Nội
  • Kho 1: Số 128 Đường Văn Quán, Quận Hà Đông, Thành Phố Hà Nội
  • Kho 2: Số 193 Đường Chiến Thắng, Quận Hà Đông, Thành Phố Hà Nội
  • Kho 3: Số 168 Bùi Sỹ Tiêm, Phường Tiền Phong, Thành Phố Thái Bình
  • Kho 4: Đường Lộc Hoà – Thành Phố Nam Định