Sự kiện là một hoạt động có chủ đích diễn ra tại một thời điểm nhất định, tại một địa điểm nhất định, tập trung ý tưởng và nguồn lực để truyền đạt một thông điệp xác định nào đó, tạo sự chú ý và thu hút sự quan tâm của các đối tượng tham gia. Trong marketing, Event được định nghĩa là những hoạt động Marketing liên quan đến những sự kiện mang tính giáo dục, quảng bá sản phẩm hay định vị ưu thế của sản phẩm, thương hiệu trên thị trường. Bài viết dưới đây sẽ giúp cho bạn có cái nhìn cụ thể hơn về nghề tổ chức sự kiện và tại sao lại thu hút nguồn nhân lực trẻ.
Nghề tổ chức sự kiện là gì? Những điều căn bản.
Khái niệm nghề tổ chức sự kiện
Nghề tổ chức sự kiện hay còn gọi là quản lý sự kiện, là thứ cho phép người tổ chức giao tiếp với khách hàng thông qua các event. Điều này đem lại cho nhà tổ chức nhiều lợi ích như sự ấn tượng, trải nghiệm của khách hàng,… Nói chung, đây chính là ngòi châm cho các nhà tổ chức.
Để tổ chức được sự kiện không phải dễ dàng. Các bạn phải nghiên cứu thương hiệu, xác định khách hàng, phát triển ý tưởng, lập ngân sách, chuẩn bị nhân sự, các thiết bị kỹ thuật và kế hoạch triển khai kĩ càng. Không chỉ thế mà còn nhiều kiến thức liên quan đến thứ mà mình cần tổ chức. Đó có thể là sự kiện về ô tô, thầu đất, nhà hàng,… Rất nhiều chủ đề để yêu cầu các bạn phải có hiểu biết.
Nhu cầu nhân lực của nghề tổ chức sự kiện?
Trong bối cảnh nền công nghiệp “không khói” trên đà phát triển mạnh. Nó chiếm tỷ trọng GDP ngày càng cao trong nền kinh tế các nước nói chung và Việt Nam nói riêng. Ngành quản trị dịch vụ giải trí và tổ chức sự kiện trở nên “hot” trên thị trường hiện tại.
Với dự đoán của các chuyên gia trong khoảng 20 năm tới. Nghề tổ chức sự kiện vẫn cần một lực lượng lớn lao động có trình độ chuyên môn được đào tạo qua trường lớp chuyên nghiệp bài bản.
Ngoài ra nghề tổ chức sự kiện là nghề được tự do chuyển lao động tại các nước trong khu vực các châu lục khác. Vì vậy một niềm tin ngành dịch vụ của Việt Nam vươn tầm quốc tế không xa.
Mặc khác thực tại chung của ngành sự kiện dù đang phát triển rất tốt nhưng về chất của nguồn lực lao động lại chưa được đầu tư. Do đó nguồn nhân lực chất lượng cao đang rất cần đối với ngành sự kiện nói chung và nghề tổ chức sự kiện nói riêng.
Những khó khăn trong nghề
Như đã nói ở phía trên, đây chính là ngòi châm cho các nhà tổ chức, doanh nghiệp. Nhưng không phải ngòi châm nào cũng cháy được. Đây chính là những vấn đề bạn phải đối mặt.
Khó khăn đầu tiên đó là “đến trước về sau”. Bạn sẽ là người đến sớm nhất để tổ chức, chuẩn bị các trang thiết bị cần thiết. Từ những thứ nhỏ nhặt nhất cho đến những thứ lớn nhất. Sau đó cũng chính bạn ở lại để thu dọn, sắp xếp lại mọi thứ.
Nghề tổ chức sự kiện còn đòi hỏi bạn phải có sức khỏe, chịu đựng được áp lực. Còn tiếp đó là những sự cạnh tranh về ý tưởng.
Đó chỉ là những khó khăn trước mắt, khi bạn dấn thân vào bạn sẽ có nhiều khó khăn hơn. Nhưng tất nhiên cũng có cái vui riêng trong nghề. Bạn sẽ thấy thế nào nếu chương trình của mình được mọi người chào đón nồng nhiệt.
Các công việc nghề tổ chức sự kiện
Nếu bạn đang thắc mắc không biết nghề tổ chức sự kiện ra trường sẽ làm gì thì dưới đây là một số gợi ý công việc mà bạn có thể tham khảo, cụ thể:
Người tổ chức sự kiện
Chịu trách nhiệm lập kế hoạch cho các sự kiện từ khâu lên ý tưởng, chủ đề đến những quyết định liên quan đến địa điểm, ngân sách, hậu cần,…
Người quản lý sự kiện
Người sẽ thay mặt khách hàng đứng ra chịu trách nhiệm về từng khía cạnh của sự kiện được tổ chức. Các nhiệm vụ chính được giao cho người quản lý sự kiện bao gồm từ khâu lên ý tưởng, lập kế hoạch, tổ chức và thực hiện sự kiện.
Nhà tổ chức triển lãm
Công việc tương tự như một nhà tổ chức sự kiện chỉ khác là nhà tổ chức triển lãm sẽ chịu trách nhiệm lập kế hoạch để thực hiện hội chợ và triển lãm.
Người trang trí sân khấu
Thực hiện lên bố cục sân khấu cho các sự kiện
Người tổ chức đám cưới
Giúp khách hàng lập kế hoạch đám cưới, quyết định chủ đề đám cưới, thực đơn, lập danh sách khách mời theo yêu cầu.
Người quản lý hậu cần
Chịu trách nhiệm chính trong việc quản lý vận chuyển thiết bị, khách mời và công tác hậu cần khác cho sự kiện.
Yếu tố để trở thành một chuyên viên tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
Tư duy sáng tạo
Chuyên viên tổ chức sự kiện không chỉ là một người lên danh sách các việc cần làm. Hơn thế, họ cần tận dụng khả năng sáng tạo của mình để “thổi hồn” vào những sự kiện, chương trình ấy. Ví dụ một chương trình nếu có ý tưởng chủ đề thú vị sẽ khiến người tham gia muốn tương tác nhiều hơn. Từ đó tăng tính trải nghiệm của họ lên rất nhiều.
Khả năng viết kịch bản, lên kế hoạch
Đừng lầm tưởng công việc của người làm tổ chức sự kiện là việc tay chân. Để tổ chức sự kiện ấn tượng và thu hút, họ cần phải có kỹ năng lên kịch bản, đường dây sự kiện thật chắc tay. Để thực hiện công việc này, nhân viên tổ chức sự kiện phải có tư duy logic, rành mạch. Cùng một trí tưởng tượng và sáng tạo đặc biệt.
Kỹ năng nghiên cứu
Chuyên viên tổ chức sự kiện không chỉ là một người điều phối giỏi, mà còn phải là người có kỹ năng nghiên cứu tốt.
Nghiên cứu hành vi, cảm xúc của con người khi tương tác với những hoạt động diễn ra trong sự kiện. Nghiên cứu về cách nâng trải nghiệm của người dùng qua địa điểm, cách điều phối, thức ăn, nước uống. Rất nhiều điều bạn phải nghiên cứu rõ để đảm bảo rằng từng khâu trước, trong và sau sự kiện đều khiến người tham gia hài lòng.
Kỹ năng đàm phán và lập ngân sách
Ở khâu này, bạn sẽ phải thương lượng hợp đồng, các điều khoản quyền lợi tài trợ, địa điểm,… Sau khi đàm phán về mức ngân sách thành công. Bạn cần lập bảng dự trù kinh phí để đảm bảo mọi khâu trong sự kiện không nảy sinh quá nhiều chi phí phát sinh.
Giữ bình tĩnh mọi lúc, mọi nơi.
Người chuyên viên tổ chức sự kiện cần có một cái đầu lạnh để xoay chuyển tình thế. Khi một vấn đề phát sinh, bạn sẽ cần phải đặt ra những câu hỏi nhanh chóng để xác định đâu mới thật sự là vấn đề. Đồng thời đề xuất những giải pháp kịp thời để tránh gây ảnh hưởng đến sự kiện.
Nghề tổ chức sự kiện hiện đang là một nghề khá mới mẻ tại Việt Nam. Nghề này đang phát triển với tốc độ nhanh chóng, là tâm điểm của những nghề mới hiện nay. Nhu cầu tổ chức sự kiện ngày càng tăng nên đây thực sự là cơ hội để phát triển, thành công. Không chỉ thế nghề này là chiếc “xi đánh giày” cực kỳ hợp lí để đánh bóng tên tuổi cho các thương hiệu. Điều này làm rõ nên tầm quan trọng của nghề tổ chức sự kiện. Và MARCOM đã sơ lược cho bạn những điều căn bản của nghề tổ chức sự kiện. Hy vọng bạn sẽ có những kiến thức tốt hơn cho công việc này.
CÔNG TY TNHH TRUYỀN THÔNG TIẾP THỊ QUỐC TẾ MARCOM
- Hotline: 098.269.8826 (Mr. Hoàng Sơn)
- Email: sukienmarcom.vn@gmail.com
- Facebook: https://www.facebook.com/sukienmarcom.vn
- Địa Chỉ VP: Số 192 Đường Giải Phóng – Quận Thanh Xuân – TP Hà Nội
- Kho 1: 78/215 Đường Tân Triều, Quận Hà đông Thành Phố Hà Nội
- Kho 2: Số 168 Bùi Sỹ Tiêm, Phường Tiền Phong, Thành Phố Thái Bình
