Những năm trở lại đây, nhu cầu tổ chức các sự kiện với quy mô hoành tráng, chuyên nghiệp ngày càng tăng cao. Kéo theo đó là sự trải đời của hàng loại đơn vị tham gia vào ngành tổ chức sự kiện trên địa bàn cả nước hiện nay. Tuy nhiên, để tổ chức các sự kiện trang trọng, quy mô lớn thường phải trải qua nhiều công tác chuẩn bị kỹ lưỡng. Sau đây hãy cùng MARCOM tìm hiểu hoạt động lập mẫu kế hoạch chi tiết tổ chức sự kiện để có thể thấy được vai trò của khâu này trong toàn bộ quá trình điều hành và tổ chức sự kiện.
Có thể nói, đối với mỗi sự kiện khác nhau, ban tổ chức sẽ phải lập các mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện khác nhau với một số điều chỉnh hợp lý, linh hoạt. Tuy nhiên nhìn chung vẫn phải đảm bảo một số nội dung sau đây.
Xác định hình thức tổ chức chương trình sự kiện
Mỗi sự kiện sẽ có mục đích tổ chức khác nhau: tiệc tất niên cuối năm, buổi ra mắt sản phẩm, lễ trao giải, tri ân khách hàng,… Trước khi bắt đầu lập kế hoạch tổ chức sự kiện bạn cần nắm rõ được sự kiện tổ chức là gì? Đây là đều là một trong những công việc quan trọng giúp bạn định hướng công việc, các hạng mục cần chuẩn bị tiếp theo.
Xác định được mục tiêu và kết quả đạt được
Bước quan trọng tiếp theo của kế hoạch tổ chức sự kiện là cần xác định được mục tiêu tổ chức sự kiện. Từ công việc xác định được mục tiêu sau đó mới có thể xây dựng ý tưởng chủ đề, lên kịch bản chương trình,…
Để có thể xác định được đúng mục tiêu cho sự kiện bạn hãy tự đặt ra một số câu hỏi:
- Tại sao lại tổ chức chương trình sự kiện này?
- Sự kiện đang được hướng tới đối tượng nào?
- Sự kiện đang được chuẩn bị tổ chức là tiệc Gala hay sự kiện tri ân khách hàng.
- Bạn muốn người tham dự sự kiện nhận được điều gì?
Một khi xác định được mục tiêu và kết quả cần đạt được sau khi kết thúc sự kiện sẽ giúp doanh nghiệp của bạn thành công trong việc xây dựng quảng bá hình ảnh.
Xác định hình thức tổ chức
Quyết định hình thức tổ chức sự kiện, nôm na là ban tổ chức cần xác định địa điểm và thời gian tổ chức chương trình. Theo đó, tùy vào tính chất trang trọng của sự kiện và số lượng khách tham dự. Doanh nghiệp có thể bàn bạc thống nhất kế hoạch tổ chức sự kiện. Để quyết định tổ chức trong nhà hoặc ngoài trời. Qua đó dự trù ngân sách và lên kịch bản chương trình cho phù hợp.
Xác định thời gian và địa điểm tổ chức sự kiện
Thời gian và địa điểm tổ chức là một trong những yếu tố ảnh hưởng tới sự thành công của sự kiện. Bạn cần đảm bảo được thời gian và địa điểm tổ chức sẽ nhận được sự đồng ý của khách mời. Lựa chọn thời gian phù hợp để các khách mời đều có thể tham dự. Bên cạnh đó địa điểm tổ chức cũng phải đảm bảo được vấn đề an ninh, thuận tiện cho việc đi lại.
Xây dựng kịch bản trong kế hoạch tổ chức sự kiện
Đây là một bước vô cùng quan trọng vì trên thực tế. Với mỗi loại hình sự kiện thì sẽ có một kịch bản chương trình tương ứng. Theo đó, ban tổ chức thường cần phải chuẩn bị 2 kịch bản là kịch bản tổng quát và kịch bản chi tiết.
Kịch bản tổng quát
Kịch bản này là phần bao quát hết các công việc chung cho toàn bộ sự kiện, các chương trình diễn ra. Khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện bao giờ bên công ty sự kiện cũng phải đưa phần kịch bản tổng quát này cho khách hàng. Để họ tự quản lý lịch trình sự kiện và nắm được các nội dung chương trình trước và trong khi sự kiện diễn ra.
Kịch bản chi tiết
Kịch bản chi tiết hay còn gọi là kịch bản MC. Trong đó có kèm lời dẫn và phần phân công công việc cụ thể cho từng bộ phận, từng cá nhân và cả MC
Thông thường, một sự kiện hội nghị buổi tối sẽ khác với một sự kiện cộng đồng vào ban ngày. Do đó, cần thay đổi, biến hóa kịch bản sao cho phù hợp theo tính chất của chương trình. Cũng là một kỹ năng của người làm sự kiện
>>> Xem thêm: Tổ chức sự kiện là gì? Bí quyết cho một sự kiện thành công
Lên danh sách khách mời cho chương trình
Bạn cần lập ra danh sách khách mời để chương trình sự kiện diễn ra một cách chuyên nghiệp hơn, chu đáo: chỗ ngồi, quà lưu niệm cho khách, thực đơn,… Quan trọng nhất khách mời tham dự là những người tạo nên sự thăng hoa. Vì vậy hãy luôn quan tâm đến họ để có được sự ấn tượng tốt nhất.
Danh sách khách mời tham dự được phân loại như sau:
- Xác định được đối tượng sẽ tham dự.
- Lập danh sách khách mời tham gia sự kiện trước 2 – 3 ngày tổ chức để chuẩn bị đón tiếp, sắp xếp chỗ ngồi.
- Sau khi sự kiện kết thúc đừng quên gửi thư cảm ơn, ảnh kỉ niệm cho khách hàng.
Chuẩn bị dụng cụ, đồ dùng thiết kế backdrop
Mỗi một sự kiện sẽ có những thiết bị và hạng mục cần chuẩn bị khác nhau. Sau đây là các hạng mục chính và trang thiết bị bạn cần nắm được:
- Thiết kế khu vực sân khấu: Backdrop, sân khấu,…
- Hình ảnh chương trình: Poster, Banner, giấy mời, standee,… theo chủ đề của chương trình sự kiện.
- Âm thanh ánh sáng, màn hình Led, màn chiếu, máy chiếu.
- Nhân sự sự kiện: MC chương trình, ca sĩ, vũ đoàn, PG,…
Kế hoạch truyền thông
Làm truyền thông cho sự kiện sẽ giúp bạn thông báo đến khách tham sự. Đối tác việc tổ chức sự kiện đồng thời cũng thu hút được khách hàng mục tiêu. Mỗi một loại hình sự kiện sẽ có tính chất khác nhau. Vì vậy bạn cần xác định đầy đủ thông tin chương trình sự kiện để xây dựng chiến lược truyền thông.
- Mục tiêu chương trình
- Đối tượng
- Thông điệp truyền thông.
- Các kênh truyền tải thông điệp: giấy mời, mạng xã hội,…
Xác định tiến độ thực hiện
Công việc xác định tiến độ thực hiện là bước quan trọng không thể bỏ qua. Ở giai đoạn này sẽ giúp cho sự kiện trong quá trình diễn ra sẽ giảm bớt rủi ro, sự cố không đáng có. Hoặc trong quá trình thi công nếu xảy ra vấn đề phát sinh, có thể kịp thời tìm phương án khác phù hợp.
Trước sự kiện được diễn ra bạn cần rà soát tỉ mỉ và kiểm tra tiến độ thực hiện các hạng mục sau:
- Địa điểm tổ chức.
- Giấy phép đăng ký tổ chức sự kiện.
- Danh sách tham dự: chỗ ngồi, sơ đồ vị trí ngồi.
- Nhân sự sự kiện.
- Các trang thiết bị sự kiện
Giám sát các yếu tố trong quá trình tổ chức sự kiện
Để tránh các vấn đề phát sinh ban tổ chức cần có đội ngũ nhân viên giám sát. Giúp kiểm tra các khâu tổ chức chương trình. Dự trù và bố trí một buổi hoặc một ngày tổng duyệt chương trình trước khi sự kiện diễn ra. Để đảm bảo các bộ phận có thể phối hợp ăn ý với nhau. Và hạn chế đến mức tối đa các sai sót.
>>> Xem thêm: Công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại Hà Nội
Lên kế hoạch tổ chức sự kiện đễ dàng với MARCOM
Để giúp bạn lên kế hoạch tổ chức sự kiện dễ dàng hơn, tiết kiệm chi phí và thời gian hơn, MARCOM có dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói, giải quyết nỗi lo lắng của bạn.
Đội ngũ nhân viên tư vấn nhiệt tình
MARCOM có đội ngũ nhân sự trẻ trung năng động, luôn không ngừng học hỏi, trau dồi kiến thức chuyên môn mà tác phong chuyên nghiệp, sẵn sàng tư vấn cho khách hàng bất cứ khi nào bạn cần.
Tiếp nhận thông tin và báo giá nhanh chóng
Nhờ có bộ máy làm việc chuyên nghiệp và bài bản, MARCOM tiếp nhận thông tin tư vấn từ phía khách hàng một cách cẩn thận chỉnh chu và làm báo giá với tốc độ nhanh nhất có thể. Đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng.
Lên kịch bản chi tiết, sáng tạo
Tùy theo mục đích của sự kiện và yêu cầu từ khách hàng, MARCOM sẽ lên kịch bản chi tiết ấn tượng và sáng tạo đảm bảo tính hiệu quả và ý nghĩa của sự kiện.
Trên đây là tổng hợp về các nội dung của mẫu kế hoạch chi tiết tổ chức sự kiện. Nếu quý khách hàng có nhu cầu tổ chức các loại hình sự kiện như khai trương, khánh thành hoặc hội nghị khách hàng,… Có thể liên hệ với công ty tổ chức sự kiện MARCOM để được tư vấn và báo giá tốt nhất.
CÔNG TY TNHH TRUYỀN THÔNG TIẾP THỊ QUỐC TẾ MARCOM
-
- Hotline: 098.269.8826 (Mr. Nguyễn Tú)
- Email: [email protected]
- Facebook: https://www.facebook.com/sukienmarcom.vn
- Địa Chỉ VP: Số 192 Đường Giải Phóng – Quận Thanh Xuân – TP Hà Nội
- Kho 1: Số 128 Đường Văn Quán, Quận Hà Đông, Thành Phố Hà Nội
- Kho 2: Số 193 Đường Chiến Thắng, Quận Hà Đông, Thành Phố Hà Nội
- Kho 3: Số 168 Bùi Sỹ Tiêm, Phường Tiền Phong, Thành Phố Thái Bình
- Kho 4: Đường Lộc Hoà – Thành Phố Nam Địnhh
