Tổ chức sự kiện dường như là một hoạt động không thể thiếu của các doanh, công ty muốn xây dựng hình ảnh và thương hiệu. Đồng thời, đây cũng là cách đưa thương hiệu đến gần khách hàng mục tiêu, giúp họ hiểu rõ hơn về quy mô, chất lượng của sản phẩm, dịch vụ doanh nghiệp bạn. Hiểu rõ được điều này, MARCOM sẽ giới thiệu đến bạn kế hoạch tổ chức sự kiện hoàn chỉnh và đơn giản nhất giúp bạn định hình và sẵn sàng bùng nổ cho sự kiện của công ty mình nhé!
Kế hoạch tổ chức sự kiện là gì?
Kế hoạch tổ chức sự kiện (Event planning) là quá trình lên kế hoạch chi tiết các công việc cần thực hiện một các chi tiết, rõ ràng, cụ thể theo một trình tự nhất định dựa trên chủ đề, mục đích, ngân sách,… khác nhau của sự kiện. Đó có thể là sự kiện online, offline hoặc kết hợp cả hai.
Bao gồm nhiều nhiệm vụ khác nhau ở tất cả các giai đoạn của sự kiện như tìm kiếm địa điểm tổ chức, tìm kiếm nhà tài trợ, truyền thông cho sự kiện,…
Tầm quan trọng của việc lập kế hoạch tổ chức sự kiện
Để có thể thực hiện tổ chức sự kiện một cách chỉn chu, chuyên nghiệp, việc lập kế hoạch tổ chức cho sự kiện ấy là vô cùng quan trọng. Có thể thấy rõ vai trò của điều này như sau:
- Giúp bạn hình dung rõ hơn hệ thống và chi tiết các hạng mục công việc, nhằm phối hợp và sử dụng tối ưu các nguồn lực để có thể thực hiện tốt sự kiện muốn tổ chức.
- Nắm được tiến độ và thời gian chuẩn bị và triển khai thực hiện các hạng mục trước khi sự kiện diễn ra.
- Xác định trách nhiệm của từng bộ phận, cá nhân. Nên nó chính là cơ sở chuẩn bị, thực hiện, kiểm tra, kiểm soát cũng như đánh giá kết quả.
- Xác định được những sự cố phát sinh cũng như biện pháp đề phòng và khắc phục điều này và chủ động tiến hành những biện pháp khắc phục khi có vấn đề phát sinh.
>>> Xem thêm: Tổ chức sự kiện là gì? Bí quyết cho một sự kiện thành công
Các bước lập kế hoạch tổ chức sự kiện
Mỗi một loại hình sự kiện sẽ có tính chất và quy mô khác nhau. Vậy nên để tổ chức sự kiện thành công nhất và diễn ra thuận lợi bạn cần chuẩn bị kỹ mẫu kế hoạch và xây dựng được kịch bản hoàn chỉnh.
Xác định mục tiêu, loại hình, chủ đề của kế hoạch tổ chức sự kiện
Đầu tiên, bạn cần xác định mục tiêu tổ chức sự kiện là gì?
Để khai trương, ra mắt sản phẩm hay sự kiện nội bộ,… Hay mục đích từ thiện? Hãy xác định cụ thể. Từ đó, bạn sẽ quyết định loại hình sự kiện cũng như lựa chọn chủ đề sao cho phù hợp.
Biết được mục tiêu, loại hình, chủ đề của sự kiện bạn mới xác định được những công việc, hạng mục cần phải làm. Qua đó bạn mới có thể xây dựng được bản kế hoạch chi tiết, cụ thể, phù hợp nhất.
Xác định thời gian và địa điểm tổ chức sự kiện
Thời gian và địa điểm tổ chức là một trong những yếu tố ảnh hưởng tới sự thành công của sự kiện. Bạn cần đảm bảo được thời gian và địa điểm tổ chức sẽ nhận được sự đồng ý của khách mời. Lựa chọn thời gian phù hợp để các khách mời đều có thể tham dự. Bên cạnh đó địa điểm tổ chức cũng phải đảm bảo được vấn đề an ninh, thuận tiện cho việc đi lại.
Lên ý tưởng và chủ đề cho chương trình
Ý tưởng tổ chức chương trình sự kiện được ví như là “linh hồn” của sự kiện. Để sự kiện diễn ra thành công nhất, hoàn hảo nhất thì ý tưởng của sự kiện mang vai trò rất quan trọng vừa mới mẻ, vui tươi, thu hút khán giả.
Một sự kiện có ý tưởng hay, bạn cần lưu ý những yếu tố sau:
- Phù hợp với khách mời tham dự.
- Truyền tải được thông điệp của chương trình.
- Ý tưởng và chủ đề sự kiện gây ấn tượng.
- Nhấn mạnh đến sản phẩm và thương hiệu doanh nghiệp.
Xây dựng kịch bản timeline lên kế hoạch tổ chức sự kiện
Kế hoạch chi tiết, nội dung hấp dẫn quyết định sự kiện thành công hay không. Nội dung hấp dẫn sẽ dễ dàng thu hút và để lại ấn tượng tốt đẹp hơn với mọi người.
Có 2 loại kịch bản nội dung khi xây dựng kế hoạch tổ chức sự kiện:
- Tổng quát: bao gồm toàn bộ công việc từ timeline, nội dung, phân công nhân sự,…
- Chi tiết: là lời dẫn của MC trong sự kiện. Kịch bản này bạn cần đầu tư nhiều thời gian, công sức để trau chuốt ngôn từ, chọn lọc nội dung thu hút, truyền tải được thông điệp của bạn đến khách hàng.
Lên danh sách khách mời cho chương trình
Bạn cần lập ra danh sách khách mời để chương trình sự kiện diễn ra một cách chuyên nghiệp hơn, chu đáo: chỗ ngồi, quà lưu niệm cho khách, thực đơn,… Quan trọng nhất khách mời tham dự là những người tạo nên sự thăng hoa vì vậy hãy luôn quan tâm đến họ để có được sự ấn tượng tốt nhất.
Danh sách khách mời tham dự được phân loại như sau:
- Xác định được đối tượng sẽ tham dự.
- Lập danh sách khách mời tham gia sự kiện trước từ 2 – 3 ngày tổ chức để chuẩn bị đón tiếp, sắp xếp chỗ ngồi.
- Sau khi sự kiện kết thúc đừn quên gửi thư cảm ơn, ảnh kỉ niệm cho khách hàng.
Tìm kiếm đối tác, nhà tài trợ
Quyết định các khoản chi và cắt giảm ở đâu là điều không hề dễ dàng. Bạn có thể chọn tìm kiếm các nhà tài trợ sự kiện để giảm bớt gánh nặng ngân sách.
Hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp có xu hướng tìm kiếm đối tác, nhà tài trợ đồng hành trong thực hiện sự kiện. Điều này giúp giảm bớt áp lực ngân sách. Đồng thời các nhà tài trợ, đối tác có cơ hội quảng bá hình ảnh thương hiệu rộng rãi hơn.
>>> Xem thêm: Quy trình tổ chức sự kiện chuẩn cho doanh nghiệp
Lên kế hoạch truyền thông cho chương trình sự kiện
Làm truyền thông cho sự kiện sẽ giúp bạn thông báo đến các khách tham dự, đối tác việc tổ chức sự kiện đồng thời cũng thu hút được khách hàng mục tiêu. Mỗi một loại hình sự kiện sẽ có tính chất khác nhau. Vì vậy bạn cần xác định đầy đủ thông tin chương trình sự kiện để xây dựng chiến lược truyền thông.
- Mục tiêu chương trình.
- Đối tượng.
- Thông điệp truyền thông.
- Các kênh truyền tải thông điệp: giấy mời, mạng xã hội,…
Dự trù kinh phí
Có thể nói việc lên kinh phí tổ chức sự kiện là rất quan trọng, bạn sẽ không thể nào cứ thuê hạng mục này, mua bán thứ kia một cách bừa bãi để rồi kinh phí vượt quá mức cho phép. Khi tổ chức sự kiện, bạn cần lên một ngân sách cụ thể để căn cứ vào đó phân bổ cho các hạng mục khác. Ở bước này, tùy vào loại hình và mục tiêu sự kiện mà bạn có thể xây dựng bảng ngân sách sao cho phù hợp.
Khi lên kinh phí tổ chức sự kiện, bạn cũng nên thêm một mục đó là mục dự trù cho các chi phí phát sinh, không một sự kiện nào có thể tiêu hết vừa vặn số tiền đề ra mà sẽ luôn có khoản phát sinh bất ngờ, vậy nên hãy để thêm sẵn một khoản để giải quyết những vấn đề nảy sinh khi tổ chức nhé.
Giám sát tiến độ thực hiện kế hoạch tổ chức sự kiện
Tiến độ công việc rất quan trọng nên bạn không thể lơ là trong khâu quản lý và giám sát. Bạn cần giám sát chặt chẽ trong từng khâu của sự kiện để tránh sai sót cũng như giảm thiểu rủi ro.
Ngoài ra trước khi diễn ra sự kiện, bạn cần kiểm tra, tổng duyệt lại tất cả các khâu tránh phát sinh sự cố. Trong quá trình diễn ra sự kiện, bạn vẫn luôn phải chú ý và kiểm soát tình hình để sự kiện diễn ra thuận lợi.
Lập kế hoạch tổ chức sự kiện là chìa khóa quyết định bạn có mở được cánh cửa thành công hay không? Tùy thuộc vào mục đích của sự kiện, cơ chế hoạt động của doanh nghiệp mà bước lên kế hoạch có sự khác biệt và thay đổi.
Mong rằng những chia sẻ nói trên sẽ giúp ích cho quá trình lập kế hoạch tổ chức sự kiện của bạn thành công tốt đẹp!
CÔNG TY TNHH TRUYỀN THÔNG TIẾP THỊ QUỐC TẾ MARCOM
- Hotline: 098.269.8826 (Mr. Nguyễn Tú)
- Email: sukienmarcom.vn@gmail.com
- Facebook: https://www.facebook.com/sukienmarcom.vn
- Địa Chỉ VP: Số 192 Đường Giải Phóng – Quận Thanh Xuân – TP Hà Nội
- Kho 1: Số 128 Đường Văn Quán, Quận Hà Đông, Thành Phố Hà Nội
- Kho 2: Số 193 Đường Chiến Thắng, Quận Hà Đông, Thành Phố Hà Nội
- Kho 3: Số 168 Bùi Sỹ Tiêm, Phường Tiền Phong, Thành Phố Thái Bình
- Kho 4: Đường Lộc Hoà – Thành Phố Nam Định
