Bạn chuẩn bị đảm nhận tổ chức một sự kiện quan trọng nhưng vẫn chưa biết cách triển khai chúng? Đừng lo lắng, với kinh nghiệm nhiều năm hoạt động trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, MARCOM sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề này. Cùng tham khảo tất tần tật về cách tổ chức sự kiện dưới đây của chúng tôi nhé!
Các loại hình sự kiện phổ biến
Sự kiện của doanh nghiệp, công ty
Một trong những sự kiện phổ biến nhất chính là sự kiện của doanh nghiệp, công ty. Nhìn chung đặc điểm của những sự kiện này sẽ mang phong thái nghiêm túc. Người tham dự có thể là giới doanh nhân, đối tác, khách hàng hoặc nhân viên trong công ty. Một số sự kiện phổ biến của doanh nghiệp, công ty có thể kể đến như:
- Business events: Những sự kiện liên quan đến công việc kinh doanh.
- Trade fairs: Tổ chức hội chợ thương mại của các doanh nghiệp, tổ chức
- Meetings: Những buổi họp hành, giao lưu, hội thảo,…
- Workshops: Bán hàng.
- Conferences: Những buổi hội thảo.
- Conventions: Những buổi hội nghị.
- Marketing events: Sự kiện marketing của doanh nghiệp.
- Brand and product launches: Sự kiện giới thiệu thương hiệu, ra mắt sản phẩm,…
Sự kiện mang tính chất giao lưu, giải trí
Những sự kiện mang tính chất giao lưu, giải trí thường thu hút được đại đa số người tham gia nhờ tính giải trí của chúng. Nhiều sự kiện mang tính chất giao lưu, giải trí chúng ta thường thấy có thể kể đến như:
- Entertainment events: Những sự kiện được tổ chức nhằm mục đích giải trí.
- Concerts: Những đêm hòa nhạc, buổi biểu diễn trực tiếp.
- Festive events: Lễ hội thường niên, liên hoan được tổ chức hằng năm.
- Sporting events: Các sự kiện trong lĩnh vực thể thao
Sự kiện gia đình, câu lạc bộ, hội nhóm
Với các sự kiện gia đình, câu lạc bộ, hội nhóm thường sẽ có quy mô nhỏ hơn. Tuy nhiên, tính chất và quy trình tổ chức cũng tương tự như các sự kiện lớn của doanh nghiệp. Điểm khác biệt nhất có thể nằm ở chỗ sự kiện gia đình, hội nhóm không cần tuân theo quy củ quá nghiêm ngặt và thoải mái hơn.
>>> Xem thêm: Tổ chức sự kiện là gì? Bí quyết cho một sự kiện thành công
Những công việc cần làm khi tổ chức sự kiện
Xác định mục đích, mục tiêu của sự kiện
Việc đầu tiên bạn cần làm khi bắt tay vào việc tổ chức sự kiện đó chính là xác định mục đích và mục tiêu của sự kiện. Bởi bạn biết đấy nếu mà bạn không có một mục tiêu rõ ràng thì khi triển khai rất dễ bị lạc đường.
Hơn thế nữa việc xác định rõ những mục đích, mục tiêu của sự kiện cũng sẽ giúp bạn dễ dàng sáng tạo và xây dựng những nội dung, kịch bản phù hợp cho chương trình. Ở bước này, mục tiêu của bạn càng rõ ràng, chi tiết bao nhiều thì các bước sau, bạn sẽ dễ dàng lên kế hoạch và kiểm soát bấy nhiêu.
Thành lập ban đội ngũ tổ chức
Đội ngũ nhân sự quản lý tổ chức sự kiện chính là con chim đầu đàn hướng dẫn tổ chức đi đúng hướng. Đội ngũ tổ chức sự kiện cũng là những người lên kế hoạch chi tiết, cũng như điều phối chương trình, quản lý đội ngũ để tổ chức sự kiện thành công. Nếu tổ chức của bạn có cá nhân năng động, có thể quản lý vai trò này, hãy giao cho họ việc quản lý chương trình. Ngược lại, bạn có thẻ chọn thuê các dịch vụ tổ chức sự kiện với nhiều năm kinh nghiệm tổ chức chương trình, chắc chắn họ có thể mang đến cho bạn những sự kiện thành công tốt đẹp.
Xây dựng kịch bản, timeline và kế hoạch cho sự kiện
Công việc của bạn sẽ là xây dựng một kế hoạch chi tiết cho các sự kiện. Với bản kế hoạch sự kiện, bạn sẽ cần phân ra rõ là kế hoạch tổ chức, bản kế hoạch này cần đưa ra những hành động cụ thể và deadline cho từng hạng mục để tiện giám sát.
Song song với đó, bạn sẽ cần xây dựng kịch bản sự kiện tổng quát với timeline chi tiết với nội dung chương trình. Bên cạnh đó bạn cũng cần xây dựng thêm kịch bản dành cho MC và kịch bản kỹ thuật sự kiện.
Xác định xem sự kiện có cần xin tài trợ hay không
Với các sự kiện lớn, đặc biệt là sự kiện phi lợi nhuận, từ thiện, hoạt động cộng đồng. Việc xin tài trợ có lẽ là việc không thể thiếu. Việc các nhà tài trợ đầu tư được nhắc đến trong sự kiện không chỉ giúp ban tổ chức có chi phí vận hành sự kiện mà còn giúp những doanh nghiệp quảng bá thương hiệu. Điều này là có lợi cho cả hai bên.
Tuy nhiên, để xin tài trợ thành công, bạn không nên quá vồ vập lao ngay vào việc gửi email, gọi điện dồn dập. Hãy xây dựng một bản kế hoạch tổ chức một cách cụ thể và giải quyết các câu hỏi như:
- Đối tác tài trợ cho bạn là những ai?
- Bạn biết gì về họ?
- Hình ảnh, phong cách của sự kiện có phù hợp với hình ảnh mà nhà tài trợ hướng đến không?
- Lợi ích chính khi họ tài trợ cho sự kiện của bạn là gì?
Sau đó, đề cập đến những vấn đề bạn có thể giúp doanh nghiệp khi họ tài trợ vào sự kiện này. Bạn có thể trao đổi trước với họ qua email và lên lịch một cuộc hẹn. Nếu họ đồng ý, hãy gặp mặt với đại diện công ty và thảo luận trực tiếp với họ.
Dự đoán những rủi ro cho sự kiện và cách giải quyết
Khi sự kiện gần diễn ra thì bạn cũng nên ngồi rà soát lại và đưa ra những rủi ro mà sự kiện sẽ gặp phải. Việc làm này chính là “quản trị rủi ro” cho sự kiện bởi bạn biết đấy trong bất cứ sự kiện nào cũng sẽ có sự cố phát sinh. Nếu không biết cách giải quyết thì rất dễ đổ bể. Vậy nên càng đưa ra được những rủi ro và cách giải quyết thì khi sự kiện tới bạn sẽ bình tĩnh và xử lý được mọi tình huống.
>>> Xem thêm: Quy trình tổ chức sự kiện chuẩn cho doanh nghiệp
Chuẩn bị và tặng quà cho khách mời khi tham gia sự kiện
Một chút tinh tế và lòng thành sẽ giúp khách mời nhớ đến bạn lâu hơn. Đó chính là lý do bạn nên chuẩn bị một chút quà tặng phù hợp sau mỗi sự kiện. Dựa vào phong cách tiệc cũng như phân định rõ loại hình của bạn là dạng sự kiện nào từ đó lựa chọn món quà sao cho phù hợp.
Dưới đây là cách bạn chọn quà tặng theo loại hình sự kiện:
- Sự kiện doanh nghiệp công ty: Các loại quà tặng có thể sử dụng trong công việc như: bút, sổ, ly đựng nước, vouchers mua hàng, kẹp giấy, sách,…
- Sự kiện phi lợi nhuận: Các loại quà tặng mang giá trị tinh thần như móc khóa, bút bi, nước rửa tay, sản phẩm của nhà tài trợ,…
- Sự kiện mang tính chất giải trí: Những món quà mang tính chất giải trí như gấu bông, hoa, banner, quạt nhựa cầm tay,…
- Sự kiện gia đình, câu lạc bộ, hội nhóm: Những món quà dễ thương như bánh, kẹo, thư cảm ơn,…
Xây dựng kế hoạch truyền thông, quảng bá sự kiện
Đối với các sự kiện gia đình thì không cần lên kế hoạch quảng bá và truyền thông. Tuy nhiên với các sự kiện doanh nghiệp, sự kiện câu lạc bộ, sự kiện gây quỹ, sự kiện phi lợi nhuận hầu hết đều cần có một kế hoạch truyền thông, quảng bá sự kiện một cách tỉ mỉ. Hãy nắm rõ quy mô sự kiện của bạn, xác định số lượng khách mời tham dự, cách tiếp cận họ. Sử dụng những phương pháp nào hoặc những kênh truyền thông nào để quảng bá sự kiện. Từ đó đưa ra chiến lược truyền thông bài bản nhất cho sự kiện của bạn.
Trên đây là toàn bộ những cách tổ chức sự kiện mà bạn sẽ cần phải làm để có thể biến một ý tưởng sự kiện trên giấy thành hiện thực. Hãy lưu lại và áp dụng chúng vào công việc để nhanh chóng có được một sự kiện thành công nhé!
CÔNG TY TNHH TRUYỀN THÔNG TIẾP THỊ QUỐC TẾ MARCOM
- Hotline: 098.269.8826 (Mr. Nguyễn Tú)
- Email: sukienmarcom.vn@gmail.com
- Facebook: https://www.facebook.com/sukienmarcom.vn
- Địa Chỉ VP: Số 192 Đường Giải Phóng – Quận Thanh Xuân – TP Hà Nội
- Kho 1: Số 128 Đường Văn Quán, Quận Hà Đông, Thành Phố Hà Nội
- Kho 2: Số 193 Đường Chiến Thắng, Quận Hà Đông, Thành Phố Hà Nội
- Kho 3: Số 168 Bùi Sỹ Tiêm, Phường Tiền Phong, Thành Phố Thái Bình
- Kho 4: Đường Lộc Hoà – Thành Phố Nam Định
