Nếu bạn là một chuyên viên sự kiện mới vào nghề chắc chắn sẽ có đôi lúc bạn tự hỏi mình rằng làm thế nào bạn có thể bắt tay vào để tổ chức một sự kiện. Nếu thực sự bạn vẫn chưa tìm ra câu trả lời thì đừng bỏ lỡ bài viết này. Vì chúng tôi sẽ giới thiệu tới bạn tất tần tật các bước tổ chức sự kiện không thể thiếu mà qua hơn 10 năm trong ngành chúng tôi đúc rút ra được. Cùng tham khảo nhé!
Những vai trò và mục đích chính của tổ chức sự kiện bạn nên biết
Đầu tiên chúng ta cùng tìm hiểu về vai trò của tổ chức sự kiện đối với doanh nghiệp. Những tác động đối với chiến lược marketing.
Vai trò của tổ chức sự kiện
- Giúp thu hút sự chú ý và quan tâm của những đối tượng khách hàng, công chúng mục tiêu và của giới truyền thông.
- Là một công cụ không thể thiếu cho những hoạt động quảng bá, tiếp thị hay các chiến lược marketing.
- Giúp tạo sức hút cho thương hiệu, dịch vụ hay sản phẩm và thông qua đó làm gia tăng doanh thu trong kinh doanh.
- Tác động tích cực đến hình ảnh của thương hiệu hay sản phẩm – dịch vụ trên thị trường.
Mục đích của tổ chức sự kiện
- Tăng cường tối ưu hiệu ứng từ truyền thông để tạo dấu ấn đặc biệt trong mắt các đối tượng khách hàng mục tiêu.
- Hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng hình ảnh thương hiệu, sản phẩm, dịch vụ.
- Làm thay đổi những nhận thức chủ quan ban đầu của công chúng, người tiêu dùng, khách hàng, truyền thông đối với thương hiệu hay sản phẩm của một công ty, đơn vị, tổ chức nào đó.
- Quảng cáo sản phẩm, hỗ trợ bán hàng để gia tăng doanh số, giới thiệu về chính sách của các kênh phân phối,…
>>> Xem thêm: Tổ chức sự kiện là gì? Bí quyết cho một sự kiện thành công
Các bước tổ chức sự kiện không thể thiếu
Để có được một sự kiện hoàn hảo dù sự kiện lớn hay nhỏ vấn đề được mọi người quan tâm nhiều nhất đó là các bước tổ chức sự kiện. Thiết lập, chuẩn hóa, tối ưu các bước thực hiện để làm tốt mọi khâu chính là điều kiện cần để một sự kiện thành công tốt đẹp.
Xác định mục đích sự kiện
Sự kiện định nghĩa chung cho hoạt động quy tụ đông đảo công chúng và chia thành nhiều hình thức khác nhau. Tổ chức sự kiện bao hàm các lĩnh vực khá rộng như sự kiện kinh doanh, sự kiện liên quan đến doanh nghiệp, họp báo, sự kiện khách hàng,…
Mỗi sự kiện đều có mục đích và chủ đề riêng biệt. Đầu tiên trong các bước tổ chức sự kiện là bạn phải xác định rõ cốt lõi của sự kiện và những công việc cần làm:
- Loại hình và quy mô của sự kiện (lễ tri ân, sự kiện giải trí, lễ khai trương, YEP,…)
- Đối tượng khách mời và số lượng
- Doanh nghiệp muốn gửi thông điệp gì đến công chúng?
- Dự toán ngân sách là bao nhiêu?
- Tổ chức sự kiện tại đâu?
- Chủ đề sự kiện là gì?
Lên ý tưởng tổ chức sự kiện
Trong khâu này, bạn cần lập các nhóm nhằm mục đích chia đều ra những công việc theo từng mảng càng chi tiết càng giúp sự kiện trở nên chuyên nghiệp. Ngoài ra, cần xác định mục tiêu, đối tượng tham dự, địa điểm, kế hoạch chi phí và nội dung cụ thể của sự kiện. Bạn cũng cần tìm hiểu về sở thích và nhu cầu của đối tượng tham dự để tạo ra một sự kiện thú vị và hấp dẫn.
Đặc biệt quý khách cần cân nhắc ở nhóm lên ý tưởng vì đây sẽ là linh hồn của sự kiện, phải thực sự hiểu rõ dịch vụ, sản phẩm hướng đến để từ đó làm nên kịch bản chương trình khác biệt với các đối thủ cạnh tranh.
Lập kế hoạch tổ chức sự kiện
Bước này sẽ chia kế hoạch tổ chức sự kiện thành nhiều mục chi tiết nhất. Một số vấn đề quan tâm khi lập kế hoạch tổ chức gồm:
- Nhân lực phục vụ sự kiện: nhân viên của nhà hàng, nhân viên phụ trách sự kiện, hỗ trợ đoàn, nhân viên kỹ thuật, nhân viên tiệc,…
- Thiết bị sử dụng trong sự kiện: đèn, setup bàn tiệc, màn hình Led, hóa trang trí, standee, backdrop, nước uống, ly cốc, máy tính, máy chiếu, rèm, cửa, loa, hộp bốc thăm.
- Phương thức vận chuyển: ô tô.
- Ngân sách dự kiến.
- Dự đoán và kiểm soát rủi ro: rủi ro về kỹ thuật, về số lượng khách mời vượt quá dự kiến,…
Phân chia nhân sự triển khai
Để góp phần làm nên thành công của một sự kiện thì luôn đòi hỏi sự chuyên nghiệp ở từng lĩnh vực khác nhau như: đồ họa (thiết kế), kỹ thuật (lắp ráp, điều chỉnh âm thanh, ánh sáng, các thiết bị sự kiện), quản lý sự kiện, kế toán (ký và thanh toán hợp đồng),… Đây là bước xác định và phân công các nhiệm vụ cho từng thành viên trong đội ngũ tổ chức sự kiện. Kế hoạch này cần phải chi tiết và rõ ràng để mọi thành viên biết rõ vai trò và trách nhiệm của mình, giúp cho quá trình tổ chức sự kiện được tiến hành một cách chuyên nghiệp và hiệu quả.
Do đó trước khi sự kiện tiến hành thực hiện bạn cần đề ra danh sách nhân sự phù hợp với từng hạng mục trong sự kiện.
>>> Xem thêm: Quy trình tổ chức sự kiện chuẩn cho doanh nghiệp
Triển khai theo kế hoạch
Mỗi bộ phận phải thực hiện đúng theo quy trình tổ chức sự kiện đã lên kế hoạch trước đó. Các bộ phận làm tròn trách nhiệm để không ảnh hướng tiến độ chung và phối hợp với nhau, linh hoạt hỗ trợ nhau.
Chuẩn bị và dàn dựng
Một sự kiện thường mất khoảng 2 – 3 tuần để chuẩn bị và thực hiện bao gồm các hoạt động sau:
- Dựng sân khấu, banner, backdrop, standee.
- Đồng phục.
- Thuê PG, thuê các thiết bị hỗ trợ sự kiện.
- Liên lạc với các bên liên quan (Xin giấy phép tổ chức).
- Gửi thiệp mời.
Ngoài ra, sau khi hoàn thành các bước trên, bạn nên cho sự kiện chạy thử từ 1 đến 2 lần trước ngày sự kiện diễn ra để tránh có những thiếu sót mà các khâu trong sự kiện còn mắc phải.
Tiến hành sự kiện
Trưởng bộ phận điều phối và kiểm soát các nhân viên làm việc dựa trên phần việc đã chia tại bước trên. Mỗi phân đoạn đều phải được theo dõi, kiểm tra dựa trên checklist và timeline của chương trình.
Nếu phát hiện sự cố ngoài ý muốn, người có trách nhiệm phải lập tức tập trung mọi người giải quyết nhanh chóng nhất có thể.
Kết thúc sự kiện
Sau khi chương trình kết thúc, ekip tổ chức chương trình phải có nhiệm vụ thu dọn vật dụng trong sự kiện. Bàn giao lại những vật dụng đã thuê, dọn dẹp nơi tổ chức trả lại hiện trạng ban đầu tránh làm mất sự uy tín, sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp.
Tổ chức họp rút kinh nghiệm
Khi sự kiện kết thúc, các bộ phận phải báo cáo lại tất cả các công việc đã thực hiện, làm được những gì và không làm được những gì. Đồng thời mỗi bộ phận nên viết lại một bản báo cáo trong các giai đoạn trước sự kiện, trong sự kiện và sau sự kiện để rút kinh nghiệm cho sự kiện lần sau.
Trên đây là tổng hợp thông tin về các bước tổ chức sự kiện không thể thiếu. MARCOM hy vọng bài viết này sẽ giúp quý khách có cái nhìn tổng quan hơn về ngành tổ chức sự kiện này. Nếu quý khách có nhu cầu hoặc thắc mắc về các dịch vụ tổ chức sự kiện. Hãy liên hệ ngay đến MARCOM để được tư vấn cụ thể nhé!.
CÔNG TY TNHH TRUYỀN THÔNG TIẾP THỊ QUỐC TẾ MARCOM
-
- Hotline: 098.269.8826 (Mr. Nguyễn Tú)
- Email: sukienmarcom.vn@gmail.com
- Facebook: https://www.facebook.com/sukienmarcom.vn
- Địa Chỉ VP: Số 192 Đường Giải Phóng – Quận Thanh Xuân – TP Hà Nội
- Kho 1: Số 128 Đường Văn Quán, Quận Hà Đông, Thành Phố Hà Nội
- Kho 2: Số 193 Đường Chiến Thắng, Quận Hà Đông, Thành Phố Hà Nội
- Kho 3: Số 168 Bùi Sỹ Tiêm, Phường Tiền Phong, Thành Phố Thái Bình
- Kho 4: Đường Lộc Hoà – Thành Phố Nam Định
