Tổ chức sự kiện là từ khóa cực kỳ hot trở thành một lĩnh vực riêng biệt. Hiện nay tổ chức sự kiện là lĩnh vực có số lượng nhu cầu lớn và thu hút được sự chú ý lớn từ cộng đồng. Tuy nhiên tổ chức sự kiện vẫn là một khái niệm còn khá mới mẻ và chưa nhiều người định nghĩa rõ ràng được nó. Một sự kiện thành công sẽ mang lại rất nhiều lợi ích tuyệt vời. Vậy tổ chức chương trình sự kiện như thế nào để tạo nên được tiếng vang, sự ấn tượng cũng như lan tỏa thông điệp của sự kiện? Hãy cùng MARCOM tìm hiểu chi tiết về tổ chức sự kiện trong bài viết ngay bên dưới nhé!
Tổ chức sự kiện là gì?
Tổ chức sự kiện hay quản lý sự kiện là việc tổ chức thực hiện các phần việc cho một chương trình, sự kiện diễn ra từ khi nó bắt đầu hình thành trong ý tưởng cho đến khi nó kết thúc. Bắt đầu bằng việc lên ý tưởng, kịch bản, thiết kế, thi công và tổ chức.
Các hoạt động tổ chức sự kiện bao gồm nhiều lĩnh vực: cá nhân, xã hội, thương mại, kinh doanh, giải trí, thể thao,… thông qua các hình thức như roadshow, hội nghị, họp báo, triển lãm, lễ hội,… nhằm mục đích truyền đi những thông điệp mà người làm sự kiện muốn công chúng của mình nhận thức được.
Mục đích của tổ chức một chương trình sự kiện
Mục đích khi tổ chức một chương trình sự kiện thường sẽ bao gồm các nội dung sau:
- Giúp khách hàng có thể tiếp xúc trực tiếp với sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp từ đó tạo nên niềm tin vững chắc hơn cho các khách hàng cũng như các đối tác quan trọng của doanh nghiệp.
- Định vụ thương hiệu, giúp khách hàng, đối tác có cái nhìn tổng quan hơn về thương hiệu mà công ty đang hướng tới.
- Tổ chức sự kiện cũng là một cách hỗ trợ truyền thông trực tiếp, giúp quảng bá, giới thiệu hình ảnh, nội dung, chất lượng sản phẩm đến khách hàng tiềm năng cũng như khách hàng thân thiết của doanh nghiệp.
- Ngoài ra việc tổ chức các hoạt động sự kiện còn góp phần thúc đẩy hoạt động bán hàng ngay tại sự kiện từ đó giúp gia tăng doanh số cho công ty.
- Mở rộng tệp khách hàng tiềm năng, tìm kiếm cơ hội hợp tác với các nhà đầu tư, các đối tác, NPP khách hàng.
Quy trình tổ chức sự kiện
Trước khi tổ chức
- Tìm hiểu về sản phẩm, dịch vụ mà bạn sẽ tổ chức: Điều này giúp bạn hiểu rõ về các sản phẩm dịch vụ bạn sắp làm để làm đúng như mục đích và mong muốn của khách hàng muốn truyền tải cho các quan khách của họ. Từ đó, bạn sẽ lên kế hoạch chi tiết dựa vào các đặc trưng của sản phẩm dịch vụ đó.
- Lập kế hoạch: Sau khi đã hiểu rõ về sản phẩm, dịch vụ mà khách hàng yêu cầu, một bản kế hoạch chỉnh chu sẽ là kim chỉ nang cho người tổ chức sự kiện khâu chuẩn bị tiếp theo một cách hoàn chỉnh và phù hợp nhấ.
- Chuẩn bị tổ chức sự kiện: Đây là bước vô cùng quan trọng vì bạn sẽ phải chuẩn bị mọi thứ liên quan đến sự kiện sắp tới từ những điều nhỏ nhặt nhất.
- Báo giá sự kiện: Bạn sẽ phải lên kế hoạch chi tiết từ khâu tổ chức, các khu tổ chức sự kiện, các trang thiết bị, nhân lực phục vụ trong sự kiện,… và rất nhiều điều khác bạn phải liệt kê chi tiết và báo lại giá với đối tác. Nếu không tính toán chi tiết và kỹ lưỡng, sẽ có rất nhiều khoản chi phí phát sinh, bạn sẽ gây tổn thất đến công ty của mình vì đã không báo giá trước cho đối tác.
Trong khi tổ chức
- Tiếp đón khách mời: Trong tất cả các sự kiện đều có khách mời, họ là những người được chủ sự kiện mời đến. Những người tổ chức sự kiện phải sắp xếp các nhân lực đón tiếp tại các sự kiện như PG, PB và giúp khách mời ổn định chỗ ngồi trong khu vực đã chuẩn bị sẵn trước đó.
- Tổ chức chương trình trong chính sự kiện: Tùy vào tính chất và cách thức tổ chức sự kiện bạn đang làm mà các chương trình, hoạt động trong sự kiện sẽ có sự khác nhau. Để đảm bảo chương trình được diễn ra theo như kế hoạch đã đề ra, trong suốt chương trình diễn ra bạn phải giám sát nhằm nắm bắt tình hình sự kiện. Ngoài ra, bạn phải bố trí nhân lực xung quanh khu vực diễn ra chương trình để đảm bảo khách hàng được chăm sóc trong suốt quá trình tham dự.
- Phục vụ ăn uống trong quá trình diễn ra sự kiện: Nhằm đảm bảo khách mời, người tham dự được chăm sóc chu đáo. Trong khi sự kiện đang diễn ra, bạn phải đáp ứng được nhu cầu mà người tham gia sự kiện mong muốn, bởi vì làm sự kiện chính là làm hài lòng khách hàng.
- Tổ chức các hoạt động ngoài sự kiện: Ngoài các hoạt động chính của sự kiện, thì các hoạt động phụ khác cũng đóng vai trò quan trọng. Những sự kiện phụ này sẽ là nhân tố thúc đẩu việc quảng bá sản phẩm dịch vụ và thương hiệu của chủ sự kiện. Các sự kiện phụ này càng hấp dẫn sẽ thu hút nhiều người tới sự kiện của bạn và họ sẽ ở lại sự kiện lâu hơn.
Sau khi diễn ra sự kiện
- Chăm sóc khách hàng sau sự kiện
- Phân tích sự kiện: Khi một sự kiện kết thúc, bạn phải có hoạt động nhìn lại xem xét sự kiện của ban tổ chức có đạt được những hiệu quả và mục tiêu đã đề ra hay không. Và còn những điều gì thiếu sót để rút kinh nghiệm cho những sự kiện sau.
- Hoạch định tài chính cho sự kiện: Sau khi sự kiện kết thúc chính là lúc bạn và đối tác sẽ ngồi lại và hạch toán các khoản chi phí sự kiện. Bạn phải là người nắm rõ các khoản phát sinh, những chi phí trong sự kiện để thống kê và báo các lại cho đối tác nắm bắt được. Sau đó cả hai bên có thể thanh toán rõ ràng và chi tiết, minh bạch.
MARCOM – Giải pháp tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
MARCOM là một trong những đơn vị tổ chức sự kiện uy tín, chuyên nghiệp hàng đầu tại Việt Nam. Chúng tôi đã có hơn 10 năm hoạt động trong lĩnh vực sự kiện chuyên nghiệp, đã thực hiện thành công hàng trăm chương trình mang tính chất quan trọng đối với khách hàng.
Khách hàng nhận được gì từ dịch vụ sự kiện của MARCOM:
- Ý tưởng tổ chức sự kiện sáng tạo, độc đáo.
- Trang thiết bị hiện đại, nhân sự chuyên nghiệp, nhiệt tình.
- Địa điểm tổ chức sự kiện linh hoạt: trong nhà, ngoài trời hay tự do của khách hàng đều có sự chọn lọc kỹ lưỡng.
Với phương chấm “Tất cả vì sự thành công của khách hàng”, MARCOM luôn ưu tiên lợi ích mà khách hàng đạt được trong mỗi sự kiện, cung cấp cho khách hàng giải pháp tối ưu nhất, tiết kiệm nhất, đáp ứng mọi nhu cầu phát sinh nhanh chóng.
Các dịch vụ đa dạng của MARCOM:
- Tổ chức lễ khai trương, khánh thành.
- Tổ chức giới thiệu sản phẩm – dịch vụ.
- Tổ chức lễ động thổ khởi công.
- Tổ chức hội chợ – chạy roadshow.
- Tổ chức họp báo – tọa đàm – hội thảo.
- Tổ chức hội nghị – tri ân khách hàng.
- Tổ chức biểu diễn nghệ thuật.
- Tổ chức lễ kỷ niệm thành lập.
- Tổ chức tiệc tất niên, tiệc cuối năm.
Doanh nghiệp của bạn đang có nhu cầu tìm kiếm đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, xin hãy vui lòng liên hệ với chúng tôi để nhận được tư vấn tốt nhất.
CÔNG TY TNHH TRUYỀN THÔNG TIẾP THỊ QUỐC TẾ MARCOM
- Hotline: 098.269.8826 (Mr. Nguyễn Tú)
- Email: [email protected]
- Facebook: https://www.facebook.com/sukienmarcom.vn
- Địa Chỉ VP: Số 192 Đường Giải Phóng – Quận Thanh Xuân – TP Hà Nội
- Kho 1: Số 128 Đường Văn Quán, Quận Hà Đông, Thành Phố Hà Nội
- Kho 2: Số 193 Đường Chiến Thắng, Quận Hà Đông, Thành Phố Hà Nội
- Kho 3: Số 168 Bùi Sỹ Tiêm, Phường Tiền Phong, Thành Phố Thái Bình
- Kho 4: Đường Lộc Hoà – Thành Phố Nam Định
