Tổ chức sự kiện là một trong những hoạt động giúp quảng bá thương hiệu, sản phẩm, dịch vụ của công ty, doanh nghiệp đến công chúng. Tuy nhiên rất nhiều người thắc mắc tổ chức sự kiện cần những gì? Hãy cùng MARCOM tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé!
Tổ chức sự kiện là gì?
Trước khi biết được tổ chức sự kiện cần chuẩn bị những gì? Bạn cần biết khái niệm của tổ chức sự kiện.
Tổ chức sự kiện là các buổi lễ, chương trình tổ chức các hoạt động thông qua hình thức hội nghị, hội thảo, triển lãm, tiệc,… Trong các lĩnh vực văn hóa, xã hội, thương mại, kinh doanh,… với mục đích gửi gắm thông điệp mà người tổ chức sự kiện muốn khách hàng đón nhận.
Trong quá trình tổ chức sự kiện, các đơn vị tổ chức sẽ có trách nhiệm thực hiện theo kế hoạch, đồng thời theo dõi và hoàn thành các bước tổ chức giúp sự kiện diễn ra suôn sẻ và thành công.
Tổ chức sự kiện cần những gì?
Để chuẩn bị lên kế hoạch tổng thể và chi tiết cho sự kiện. Trước hết, bạn cần nghiên cứu và đưa ra các thông tin cơ bản nhất về sự kiện của mình.
Chủ đề chính của chương trình
Mỗi chương trình đều có một chủ đề nhất định. Chủ đề ấy vừa bám sát mục tiêu của sự kiện, vừa thể hiện nét độc đáo sáng tạo của kịch bản. Chủ đề cũng là yếu tố góp phần quyết định các thiết kế, concept bài trí của sự kiện, dresscode, tông màu chủ đạo và các nội dung liên quan.
Mục đích tổ chức
Mỗi một chương trình lại được tổ chức nhằm một mục đích nhất định như: Truyền thông, tri ân, ghi dấu ấn, quảng bá thương hiệu, sản phẩm. Mục đích càng rõ ràng thì các bước chuẩn bị và triển khai càng kỹ lưỡng, bám sát mục tiêu. Do đó, thành tựa đạt được cũng sẽ như ý muốn.
Thông điệp của sự kiện
Nếu chương trình của bạn có thông điệp, hãy lên kịch bản nội dung để chương trình có thể truyền tải thông điệp đó tới các khách mời tham dự. Ngoài ra các thiết kế sáng tạo thể hiện tính nhất quán, làm nổi bật nội dung thông điệp cũng sẽ gây ấn tượng mạnh với những người tham gia.
Xác định đối tượng và số lượng khách mời
Bạn cần xác định rõ thành phần tham dự của chương trình là những ai, phân nhóm như thế nào: theo giới, theo lứa tuổi, theo nghề nghiệp, theo vị trí địa lý,… Mỗi đối tượng khách hàng sẽ có sở thích, đặc điểm, thói quen riêng. Chính những điều này sẽ giúp cho công tác tổ chức của bạn đến gần hơn với khách mời và người tham dự.
Lập kế hoạch truyền thông sự kiện
Về thời gian, kế hoạch truyền thông sự kiện bao gồm truyền thông trước sự kiện và sau sự kiện.
Về đối tượng, kế hoạch truyền thông sự kiện bao gồm truyền thông nội bộ và truyền thông bên ngoài doanh nghiệp.
Về phương tiện truyền thông, có rất nhiều kênh truyền thông nhưng mỗi sự kiện lại phù hợp sử dụng một kênh truyền thông khác nhau. Ví dụ các sự kiện marketing như khai trương, ra mắt sản phẩm mới nên sử dụng công cụ PR báo chí, PR mạng xã hội. Các sự kiện nội bộ như team building, ngày hội gia đình, lễ kỷ niệm thành lập có thể truyền thông bằng cách tổ chức các cuộc thi nhỏ trước thềm sự kiện, fanpage công ty hoặc các poster, thông báo tại văn phòng,…
>>> Xem thêm: Quy trình tổ chức sự kiện chuẩn cho doanh nghiệp
Xin giấy phép tổ chức sự kiện
Tùy theo loại hình sự kiện, bạn cần phải làm hồ sơ xin cấp phép tổ chức sự kiện để gửi lên các cơ quan chức năng xét duyệt trước thời điểm diễn ra ít nhất 10 ngày. Không có giấy phép tổ chức sự kiện có thể khiến sự kiện của bạn phải hoãn/hủy bất cứ lúc nào. Vì vậy, đây là hạng mục cực kỳ quan trọng và cần thiết để sự kiện được diễn ra suôn sẻ.
Địa điểm tổ chức sự kiện
Địa điểm tổ chức sự kiện là vấn đề vô cùng quan trọng mà bạn cần chú ý. Thông thường, khi tổ chức hội nghị hội thảo, hay tổ chức lễ ra mắt giới thiệu sản phẩm… Nhiều doanh nghiệp chỉ quan tâm đến xếp hạng, chất lượng của khách sạn mà không chú ý đến sức chứa cụ thể của các địa điểm tổ chức sự kiện.
Nếu ban tổ chức sự kiện quy mô, có lượng khách mời lớn thì cần phải lựa chọn địa điểm tổ chức phù hợp. Đáp ứng được sức chứa cho khách mời khi đến tham gia sự kiện.
Xác định ngân sách cụ thể
Ngân sách sự kiện sẽ bao gồm ngân sách có sẵn và ngân sách đi xin từ các nhà tài trợ. Vì vậy, bạn cần chia ra ngân sách cho từng hạng mục, giới hạn chi phí lớn nhất cho phép với từng hạng mục.
Dưới đây là một gợi ý các hạng mục bạn cần tính toán:
- Chi phí thuê địa điểm tổ chức sự kiện.
- Chi phí thuê các trang thiết bị cho sự kiện (thiết bị âm thanh, ánh sáng, bóng bay, màn hình Led,…)
- Chi phí thuê nhân sự phục vụ như lễ tân, MC chương trình, ca sĩ, khách mời,…
- Chi phí báo chí, truyền thông.
Setup sân khấu
Đây là một công đoạn vất vả đối với đội ngũ thi công. Thông thường, với những địa điểm tổ chức sự kiện như: khách sạn, nhà hàng,. Bạn chỉ được phép tiến vào thi công trong một khung thời gian nhất định và phải đảm bảo không ảnh hưởng tới cơ sở vật chất của địa điểm đó. Chưa kể đến những mừa cao điểm của sự kiện thì thời gian này sẽ rất gấp rút. Mặc dù như vậy nhưng đội thi công vẫn phải đến và hoàn thành các hạng mục quan trọng như sân khấu, khán phòng,… Công tác chuẩn bị này vừa vất vả lại đòi hỏi độ chính xác cao. Bất kỳ một sai sót nhỏ nào trong dàn dựng cũng có thể gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến toàn bộ sự kiện.
Dự phòng những rủi ro trong tổ chức sự kiện
Hầu hết các sự kiện đều ấn tượng, chứa rủi ro nhưng nếu có sự lường trước, bạn sẽ không lâm vào tình thế bất ngờ và dễ dàng giải quyết mọi rủi ro đó.
Một số rủi ro thường gặp trong tổ chức sự kiện:
- Thời tiết xấu: Trời mưa có thể gây ảnh hưởng lớn đến các địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời, với những sự kiện trong nhà có thể gây ra tắc đường, khiến khách tham dự đến muộn.
- Sự cố điện: Chập, cháy, mất điện.
- Sự cố thiết bị: thiết bị hư hỏng, thiếu số lượng.
- Yếu tố con người: nhân sự đến muộn.
Vận hành tổ chức sự kiện
Sau bao ngày chuẩn bị, đã đến lúc bạn hiện thực hóa bản kế hoạch tổ chức sự kiện của mình. Liệu bạn đã biết công tác vận hành tổ chức sự kiện cần những gì? Lưu lại ngay những công việc quan trọng sau nhé:
- Tiến hành tổng duyệt chương trình: Trước khi sự kiện bắt đầu 1h đến 1 ngày. Đây cũng là lúc bạn cần trao đổi rõ ràng với nhân sự MC, lễ tân, ca sĩ, nhóm nhảy,… về thời gian, thái độ với khách mời cũng như chi tiết từng hạng mục công việc.
- Vận hành tổ chức: Bạn cần liên tục theo dõi, giám sát, điều phối trong suốt quá trình diễn ra sự kiện. Hãy chuẩn bị thật tốt tinh thần để ứng biến linh hoạt trong mọi tình huống.
Tổng kế, đánh giá, rút kinh nghiệm
Một số câu hỏi sau đây sẽ gợi ý cho bạn các yếu tố đánh giá công tác tổ chức sự kiện của mình:
- Mức độ thành công của quá trình lập kế hoạch sự kiện.
- Mức độ thành công của chiến dịch truyền thông trước sự kiện (số lượng khách tham gia, độ phủ sóng thương hiệu).
- Mức độ thành công của quá trình vận hành, tổ chức sự kiện.
- Mức độ hợp lý, hiệu quả của chi tiêu ngân sách.
- Sự tác động doanh số sau sự kiện.
Đây là một trong số thông tin trả lời cho câu hỏi tổ chức sự kiện cần gì? Hiện nay, có rất nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ, cho thuê dịch vụ âm thanh, ánh sáng sự kiện. Để được tư vấn chi tiết về dịch vụ tổ chức sự kiện bạn hãy liên hệ với MARCOM theo thông tin bên dưới nhé.
CÔNG TY TNHH TRUYỀN THÔNG TIẾP THỊ QUỐC TẾ MARCOM
-
- Hotline: 098.269.8826 (Mr. Nguyễn Tú)
- Email: sukienmarcom.vn@gmail.com
- Facebook: https://www.facebook.com/sukienmarcom.vn
- Địa Chỉ VP: Số 192 Đường Giải Phóng – Quận Thanh Xuân – TP Hà Nội
- Kho 1: Số 128 Đường Văn Quán, Quận Hà Đông, Thành Phố Hà Nội
- Kho 2: Số 193 Đường Chiến Thắng, Quận Hà Đông, Thành Phố Hà Nội
- Kho 3: Số 168 Bùi Sỹ Tiêm, Phường Tiền Phong, Thành Phố Thái Bình
- Kho 4: Đường Lộc Hoà – Thành Phố Nam Định
