Mẫu kịch bản chương trình tổ chức sự kiện hấp dẫn

Mẫu kịch bản chương trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, độc đáo sẽ dễ gây ấn tượng với khách mời. Thế nhưng, để xây dựng được một kịch bản tổ chức sự kiện chi tiết, hấp dẫn, phù hợp với văn hóa doanh nghiệp lại không phải là điều dễ dàng. Hiểu được điều đó, trong bài viết này, MARCOM sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về các yêu cầu của việc lên kịch bản tổ chức sự kiện.

Vai trò của việc lên kịch bản tổ chức sự kiện 

Kịch bản đóng góp vai trò lớn vào quy trình tổ chức sự kiện cũng như kết quả của nó, cụ thể:

• Thông qua kịch bản, tất cả những người tham gia sự kiện nhưu: phụ trách chính, quản lý âm thanh – ánh sáng, MC, người tham gia biểu diễn,… có thể kiểm soát toàn bộ chương trình và phối hợp ăn ý với nhau hơn. Đồng thời, kịch bản còn màng đến cho mọi người cảm giác an tâm về những gì đang diễn ra mà không bỏ quên nhiệm vụ của mình trong sự kiện.

• Một kịch bản tổ chức sự kiện được chuẩn bị chi tiết, chỉn chu và hấp dẫn sẽ góp phần truyền tải những thông điệp có giá trị tới khách mời tham gia. Thông qua kịch bản, quản lý có thể phân công công việc cho nhân sự một cách rõ ràng và rành mạch. Mọi người sẽ dựa vào đó để hoàn thiện bổn phận theo đúng kế hoạch nhằm hướng đến mục tiêu chung là sự kiện thành công và khách hàng ưng ý.

• Kịch bản sự kiện thường bao gồm phần tính toán và dự đoán các vấn đề bất ngờ có thể phát sinh trong suốt quá trình diễn ra sự kiện. Do đó, dừ vấn đề có thực sự xảy ra thì ban tổ chức vẫn có thể bình tĩnh tư duy để xử lý vấn đề một cách êm đẹp nhất.
• Ngoài ra, kịch bản tổ chức sự kiện còn đóng góp một số vai trò quan trọng khác như: định hình trình tự và thời gian chương trình; đảm bảo kế hoạch cho sự kiện, ước lượng khung thời gian vừa đủ cho từng nội dung và tối ưu hóa vừa đủ nguồn lực – ngân sách – thiết bị cho sự kiện.

Hướng dẫn cách viết kịch bản tổ chức sự kiện

Nắm được thông tin cơ bản của sự kiện 

Sự kiện của bạn được tổ chức như thế nào, địa điểm ở đâu, những ai tham gia,… Là những thông tin mà chắc chắn bạn phải biết trước khi tổ chức sự kiện. Hãy lưu ý đến yếu tố kinh phí, vì đây là yếu tố bạn nên cân nhắc nữa nhé, đừng quên điều này vì kinh phí sẽ quyết định sự kiện được tổ chức như thế nào.

Để nắm được thông tin, bạn có thể căn cứ theo quy tắc 5W1H:

• What – Mục tiêu cần đạt được là gì?
• Who – Đối tượng tổ chức sự kiện là ai? Khách hàng, CBNV, bạn bè, đồng nghiệp, đối tác,… Họ có đặc điểm gì: Độ tuổi bao nhiêu, những đặc tính gì nổi bật,…
• Where – Địa điểm tổ chức sự kiện ở đâu? Tổ chức ngoài trời cần kịch bản ra sao? Trong khán phòng như thế nào? Kịch bản phòng trường hợp bất trắc xảy ra,…
• Why – Tại sao nên đưa ra những phương án triển khai tổ chức sự kiện như kịch bản?
• When – Sự kiện diễn ra khi nào? Trong vòng bao lâu?
• How – Làm thế nào để đạt được những câu hỏi nêu trên?

Phân loại kịch bản tổ chức sự kiện

Phân loại theo loại hình sự kiện 

Sự kiện họp báo, tri ân khách hàng khác với sự kiện vui chơi, sự kiện ngoài trời,… Chính vì thế mà bạn cần hiểu rõ sự kiện chuẩn bị diễn ra là sự kiện gì, nên tổ chức với hình thức ra sao,… Điều này dựa nhiều vào những thông tin bạn tìm hiểu về sự kiện.

Phân loại theo mục đích sử dụng

• Kịch bản chương trình sự kiện tổng quát: Là tất cả những gì bạn cần để điều phối chương trình sự kiện hôm đó. Từ công tác chuẩn bị, đón tiếp, MC, kỹ thuật, văn nghệ, chương trình giao lưu,… tất tần tật mọi thứ.
• Kịch bản chương trình chi tiết cho MC: Là kịch bản bao gồm lời dẫn của MC, các chương trình chính, phụ, chương trình giao lưu khán giả,… để MC đọc trên sân khấu.
• Kịch bản âm thanh, ánh sáng cho đội ngũ kỹ thuật: Giúp đội ngũ kỹ thuật hiểu rõ chương trình để điều chỉnh âm thanh ánh sáng cho phù hợp.

>>> Xem thêm: Công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại Hà Nội

Những lưu ý khi viết kịch bản mẫu tổ chức sự kiện

• Đảm bảo kết cấu đủ 3 phần: Mở đầu, nội dung chính, kết thúc.
• Cung cấp đầy đủ những thông tin cần thiết.
• Thời lượng chương trình phù hợp: Thời gian tổ chức không nên quá dài hoặc quá ngắn bạn nhé.
• Nội dung đảm bảo tính logic: Các phần của sự kiện cần được kết nối với nhau, để thể hiện đúng tinh thần của sự kiện.
• Điểm nhấn trong sự kiện: Điểm nhấn là những gì mà mọi người nhớ nhất về sự kiện, bạn nên chuẩn bị tốt nhất cho điểm nhấn sự kiện nhé!

Những yêu cầu khi viết kịch bản tổ chức sự kiện cần phải có 

Người viết kịch bản nên dẫn dắt nội dung theo các yêu cầu dưới đây để đảm bảo đầy đủ và hấp dẫn:

• Đủ kết cấu 3 phần gồm: khai mạc, timeline nội dung chính và bế mạc.
• Kịch bản cần cung cấp đầy đủ thông tin về chủ đề, ý tưởng và thông điệp sự kiện.
• Kịch bản cần đáp ứng đúng, đủ với thời lượng cho phép để tránh sự nhàm chán, mệt mỏi do quá dài hoặc sơ sài, khó hiểu do quá ngắn.
• Nội dung kịch bản tổ chức sự kiện cần logic, các chủ đề được sắp xếp hợp lý và có sự liên kết với nhau để khơi gợi trí tò mò của người tham dự. Điều này sẽ mang đến sự hào hứng để mọi người ở lại với buổi lễ một cách trọn vẹn nhất.
• Để sự kiện hấp dẫn, lôi cuốn và có điểm nhấn hơn, bạn nên lồng ghép thêm một vài chi tiết mang tính độc đáo – mới lạ kèm theo keymoment vào kịch bản.

>>> Xem thêm: Top 7 trung tâm tổ chức sự kiện Hà Nội uy tín nhất

Những lưu ý khi viết kịch bản tổ chức sự kiện 

Để chương trình sự kiện diễn ra thành công tốt đẹp thì người viết kịch bản cần lưu ý:

• Tìm hiểu và nắm vững các thông tin về đối tác và khách hàng mục tiêu để đưa ra ý tưởng kịch bản hướng đến đúng đối tượng.
• Cân đối lại các chương trình hoạt động viết trong kịch bản ở mức ngân sách cho phép để tránh thâm hụt chi tiêu

• Phân chia nội dung chương trình cho từng khoảng thời gian phù hợp để đảm bảo cho công tác chuẩn bị lẫn thời gian diễn ra.

• Nội dung kịch bản tổ chức sự kiện cần bao hàm được toàn bộ nội dung bằng những ý tưởng sáng tạo độc đáo và mới mể để tạo sự khác biệt.
• Trình tự chương trình được sắp xếp hợp lý và được liên kết với nhau để không gây cảm giác nhạt nhòa, chán trường cho khách mời.
• Kịch bản nên có những chi tiết biến đổi tình tiết bất ngờ và độc đáo để tạo điểm nhấn.

Không sai khi khẳng định rằng kịch bản tổ chức sự kiện chính là nền tảng cốt lõi quyết định sự thành hay bại của một sự kiện. Do đó, các công ty, doanh nghiệp và đơn vị có nhu cầu làm mẫu kịch bản chương trình tổ chức sự kiện nên cân nhắc thật kỹ lưỡng để chọn ra phương án tổ chức sự kiện tối ưu và phù hợp nhất bạn nhé.

CÔNG TY TNHH TRUYỀN THÔNG TIẾP THỊ QUỐC TẾ MARCOM

• • Hotline: 098.269.8826 (Mr. Nguyễn Tú)
  • Email: sukienmarcom.vn@gmail.com
  • Facebook: https://www.facebook.com/sukienmarcom.vn
  • Địa Chỉ VP: Số 192 Đường Giải Phóng – Quận Thanh Xuân – TP Hà Nội
  • Kho 1: Số 128 Đường Văn Quán, Quận Hà Đông, Thành Phố Hà Nội
  • Kho 2: Số 193 Đường Chiến Thắng, Quận Hà Đông, Thành Phố Hà Nội
  • Kho 3: Số 168 Bùi Sỹ Tiêm, Phường Tiền Phong, Thành Phố Thái Bình
  • Kho 4: Đường Lộc Hoà – Thành Phố Nam Định