Quy trình tổ chức sự kiện chuẩn được MARCOM đúc rút sau hơn 10 năm tổ chức hàng nghìn các sự kiện lớn nhỏ. Khi từng bước trong quy trình được thực hiện bài bản và có móc nối với nhau một cách hoàn hảo. Thì sự kiện của bạn chắc chắn sẽ thành công viên mãn. Còn nếu ngược lại, thì chỉ cần một rủi ro nhỏ do sự chểnh mảng trong quy trình cũng sẽ khiến cho sự kiện của bạn đổ bể.
Trong bài viết này, MARCOM sẽ chia sẻ tới bạn về một quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp mà không phải ai cũng biết, mời bạn cùng tham khảo nhé.
Quy trình tổ chức sự kiện là gì?
Quy trình tổ chức sự kiện chính là tổng hớp các hoạt động sẽ diễn ra trong buổi sự kiện đó và những hoạt động này sẽ phải diễn ra theo đúng trình tự bao gồm: giai đoạn trước khi diễn ra sự kiện, giai đoạn triển khai tổ chức kiện, đánh giá và nghiệm thu. Bên trong từng các hoạt động này phải cụ thể, chi tiết về kế hoạch sẽ thực hiện, thời gian diễn ra cho từng mục, các thức triển khai như thế nào?
Quy trình tổ chức sự kiện giúp sự kiện diễn ra đúng hướng, thể hiện được đúng mong muốn của người tổ chức. Bên cạnh đó, việc thực hiện đúng theo quy trình tổ chức cũng giúp doanh nghiệp giảm thiểu được những tình huống phát sinh, tối ưu nhân sự và chi phí. Và trên hết, quy trình tổ chức sự kiện rõ ràng cũng giúp thúc đẩy hoạt động bán hàng, gia tăng doanh số cho doanh nghiệp trong buổi sự kiện.
Quy trình tổ chức sự kiện chuẩn, chi tiết của MARCOM
Trước khi diễn ra sự kiện
Xác định chủ đề sự kiện
Xác định chủ đề sự kiện là bước quan trọng trong quy trình tổ chức sự kiện. Vì nó cung cấp cho bạn một hướng dẫn về nội dung mục tiêu và cảm hứng cho sự kiện của bạn. Để xác định chủ đề cho sự kiện, bạn cần phải suy nghĩ về mục đích của sự kiện, những đối tượng mà bạn muốn tạo liên kết với sự kiện và cách mà bạn muốn truyền đạt thông điệp của sự kiện đến đối tượng đó.
Lên ý tưởng tổ chức sự kiện
Trong khâu này, quý doanh nghiệp cần lập các nhóm nhằm mục đích chia đều ra những công việc theo từng mảng càng chi tiết càng giúp sự kiện trở nên chuyên nghiệp. Ngoài ra cần xác định mục tiêu, đối tượng tham dự, địa điểm, kế hoạch chi phí và nội dung cụ thể của sự kiện. Bạn cũng cần tìm hiểu về sở thích và nhu cầu của đối tượng tham dự để tạo ra một sự kiện thú vị và hấp dẫn.
Kế hoạch phân chia nhân sự
Để góp phần làm nên thành công của một sự kiện thì luôn đòi hỏi sự chuyên nghiệp ở từng lĩnh vực khác nhau như: đồ họa, kỹ thuật, quản lý sự kiện, kế toán,… Đây là bước xác định và phân công các nhiệm vụ cho từng thành viên trong đội ngũ tổ chức sự kiện. Kế hoạch này cần phải chi tiết và rõ ràng để mọi thành viên biết rõ vai trò và trách nhiệm của mình. Giúp cho quá trình tổ chức sự kiện được tiến hành một cách chuyên nghiệp và hiệu quả.
Triển khai tổ chức sự kiện
Triển khai theo kế hoạch
Mỗi bộ phận phải thực hiện đúng quy trình tổ chức sự kiện đã lên kế hoạch trước đó. Các bộ phận làm tròn trách nhiệm để không ảnh hưởng đến độ chung và phối hợp nhau, linh hoạt và hỗ trợ nhau.
Chuẩn bị và dàn dựng
Một trong các bước tổ chức sự kiện chiếm nhiều thời gian nhất và cũng mang tính quyết định sự thành công chính là chuẩn bị. Doanh nghiệp cần hoàn thiện các khâu dưới đây và tiến hành chạy thử ít nhất là 1 – 2 lần. Nếu phát hiện sai sót, lập tức hoàn thiện, điều chỉnh và chạy thử đến khi chương trình mượt mà và trơn tru.
- Làm banner, standee, frame, background, backdrop, trình chiếu, văn bản và hình ảnh để phát cho khách mời trong sự kiện.
- Trang phục
- Gửi thiệp mời và đăng thông báo.
- Thuê thiết bị hỗ trợ.
- Thuê MC, PG.
- Thuê đội múa nghệ thuật, múa mở màn.
- Hoàn tất các thủ tục cần thiết.
Tổ chức sự kiện
Trưởng bộ phận điều phối và kiểm soát các nhân viên làm việc dựa trên phần việc đã chia trong quy trình tổ chức sự kiện. Mỗi phân đoạn đều phải được theo dõi, kiểm tra dựa trên checklist và timeline của chương trình.
Nếu phát hiện sự cố ngoài ý muốn, người có trách nhiệm phải lập tức tập trung mọi người giải quyết nhanh chóng nhất có thể.
Sau sự kiện
Đây là thời điểm kết thúc cho toàn bộ quá trình. Dù không còn quá nhiều công việc cần làm thế nhưng đây là lúc để mọi người nhìn lại.
Kết thúc sự kiện
Sau khi chương trình kết thúc, ekip tổ chức chương trình phải có nhiệm vụ thu dọn vật dụng trong sự kiện. Bàn giao lại những vật dụng đã thuê, dọn dẹp nơi tổ chức trả lại hiện trạng ban đầu tránh làm mất sự uy tín, sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp.
Tổ chức họp rút kinh nghiệm
Khi sự kiện kết thúc, các bộ phận phải báo cáo lại tất cả các công việc đã thực hiện, làm được những gì và không làm được những gì. Đồng thời mỗi nhân viên nên viết lại một bản báo cáo trong các giai đoạn trước sự kiện, trong sự kiện và sau sự kiện để rút kinh nghiệm cho sự kiện lần sau.
MARCOM – Công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
MARCOM là công ty đã có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Nhờ kinh nghiệm chúng tôi đã khẳng định được chỗ đứng vững chắc của mình trong ngành. Nhờ vậy mà chúng tôi có sự tin tưởng của vô số các đối tác lớn, nhỏ và các khách hàng.
Chúng tôi không chỉ tổ chức sự kiện mà chúng tôi còn mang tới cho khách hàng những giải pháp truyền thông tuyệt vời với quy trình chuyên nghiệp. Quy trình của chúng tôi được quy chuẩn để mang tới những sản phẩm tuyệt vời nhất cho khách hàng.
Bên cạnh đó, khi các doanh nghiệp, công ty và các tổ chức, cá nhân khi có nhu cầu chọn MARCOM là đơn vị tổ chức sự kiện chắc chắn bạn sẽ cảm nhận được sự chỉnh chu và chuyên nghiệp trong cách làm việc của chúng tôi. Sự đẳng cấp xứng tầm của doanh nghiệp bạn sẽ được chúng tôi xây dựng trong kịch bản. Chúng tôi có:
- Đội ngũ chuyên viên, MC chuyên nghiệp có chuyên môn cao. Sau bao năm làm nghề họ có kinh nghiệm, sự năng động và nhiệt huyết – thứ mà bất kỳ MC sự kiện nào cũng cần phải có.
-
Chúng tôi sẽ xây dựng kịch bản với những ý tưởng hấp dẫn và những trò chôi vô cùng độc – lạ – chất.
- Những chương trìn của chúng tôi tiết kiệm chi phí, tối ưu ngân sách tổ chức sự kiện của bạn nhất có thể.
- Hệ thống đồ chơi, hệ tống sân khấu – âm thanh – ánh sáng được cập nhật liên tục để đảm bảo những thiết bị đều là những thiết bị hiện đại nhất.
- MARCOM luôn hỗ trợ tư vấn miễn phí cho khách hàng 24/7 bất kể khi nào khách hàng cần.
Trên đây là tổng hợp những thôn tin về quy trình tổ chức sự kiện. MARCOM hy vọng bài viết sẽ giúp quý khách có cái nhìn tổng quan hơn về ngành tổ chức sự kiện này. Nếu quý khách có nhu cầu hoặc thắc mắc về các dịch vụ tổ chức sự kiện. Hãy liên hệ ngay đến MARCOM để được tư vấn cụ thể.
CÔNG TY TNHH TRUYỀN THÔNG TIẾP THỊ QUỐC TẾ MARCOM
- Hotline: 098.269.8826 (Mr. Nguyễn Tú)
- Email: [email protected]
- Facebook: https://www.facebook.com/sukienmarcom.vn
- Địa Chỉ VP: Số 192 Đường Giải Phóng – Quận Thanh Xuân – TP Hà Nội
- Kho 1: Số 128 Đường Văn Quán, Quận Hà Đông, Thành Phố Hà Nội
- Kho 2: Số 193 Đường Chiến Thắng, Quận Hà Đông, Thành Phố Hà Nội
- Kho 3: Số 168 Bùi Sỹ Tiêm, Phường Tiền Phong, Thành Phố Thái Bình
- Kho 4: Đường Lộc Hoà – Thành Phố Nam Định
