Tổ chức sự kiện hay còn gọi là tổ chức event là một dịch vụ không còn xa lạ ở Việt Nam. Các sự kiện khai trương, các hội chợ triển lãm, kỉ niệm ngày thành lập, quảng bá sản phẩm,… đều được các doanh nghiệp lựa chọn tổ chức sự kiện công phu với quy mô lớn. Mấu chốt để có 1 sự kiện, event thành công tốt đẹp. Là thuê được một công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp và có nhiều năm kinh nghiệm. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về tổ chức sự kiện.
Quy trình tổ chức sự kiện
Một công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp sẽ có quy trình tổ chức hợp lý. Có rất nhiều loại hình tổ chức sự kiện khác nhau, đồng thời mỗi loại sự kiện lại có quy mô, mục đích và vai trò khác nhau. Để có thể tổ chức sự kiện thành công, dưới đây là các bước cần thiết nhất định phải có trong mỗi chương trình sự kiện.
1.Xác định thông tin sự kiện
Xác định thông tin là bước đầu tiên, cũng là bước quyết định đến kế hoạch, ý tưởng của cả chương trình. Với mỗi loại hình sự kiện, kho tổ chức sẽ đều có những đặc điểm, mục tiêu, yêu cầu riêng. Vậy nên việc đầu tiên cần làm khi tổ chức sự kiện là phải nắm rõ:
- Loại hình, quy mô tổ chức sự kiện
- Mục tiêu tổ chức sự kiện
- Đối tượng, số lượng khách mời tham gia sự kiện
- Thời gian, địa điểm tổ chức
- Ngân sách tổ chức sự kiện
2.Xây dựng ý tưởng tổ chức sự kiện
Ý tưởng là linh hồn của sự kiện, là yếu tố quan trọng góp phần thành công cho sự kiện. Chắc hẳn bạn cũng không muốn tới một sự kiện nhàm chán, khiến bạn chỉ buồn ngủ hay muốn bỏ về đúng không? Và khách mời cũng vậy, hãy khiến họ ghi nhớ đến chương trình và thương hiệu của bạn lâu dài hơn bằng những ý tưởng sáng tạo, độc nhất vô nhị.
3.Lên kịch bản chương trình sự kiện
Kịch bản cũng là một yếu tó tạo nên thành công của sự kiện. Giúp sự kiện diễn ra một cách suôn sẻ, trơn tru. Kịch bản lôi cuốn, hấp dẫn người tham gia ngay từ những phút giây đầu thì người viết kịch bản cần sáng tạo, nắm bắt được thông điệp chính và tổng thể chương trình. Các rủi ro, tình huống phát sinh phải được dự trù trước và có cách xử lý linh hoạt.
4.Lập bảng phân chia nhân sự
Để công việc trong mỗi event diễn ra hiệu quả, cần có bảng phân công công việc cụ thể. Sắp xếp nhân sự phù hợp và yêu cầu nhân sự thực hiện theo bản phân công.
5.Thi công sự kiện trước khi diễn ra
Dựa theo kịch bản đã xây dựng, mỗi nhân sự được phân công cần có nhiệt huyết, trách nhiệm hoàn thành công việc đã được phân công để tránh xảy ra sai xót. Đồng thời cần chuẩn bị các hạng mục chính và một số trang thiết bị cần thiết:
- Dàn dựng sân khấu
- Chuẩn bị thiết bị âm thanh, ánh sáng
- Thuê MC, ca sĩ, nhóm nhảy…
- Gửi thiệp mời tới khách hàng
- Xin giấy phép tổ chức sự kiện
- Truyền thông, quảng bá sự kiện
6.Tiến hành tổ chức sự kiện
- Tổ chức đón tiếp khách mời, check-in
- Khai mạc sự kiện
- Quản lý nội dung chương trình sự kiện theo kịch bản
- Tổ chức phục vụ ăn uống sự kiện
- Hỗ trợ tổ chức các hoạt động: trò chơi, gameshow, bốc thăm,…
Trong quá trình tiến hành sự kiện, cần phải xác định tiến độ thực hiện. Kiểm soát chặt chẽ: công việc, thời gian, đảm bảo vệ sinh, an toàn để sự kiện thành công và hạn chế sự cố xảy ra.
7.Kết thúc sự kiện
Sau khi kết thúc chương trình, các khách mời đã về hết. Đội ngũ nhân sự tổ chức được phân công tiền hành thu dọn đồ đạc, vật dụng, thiết bị và ban giao địa điểm.
>>> Xem thêm: Quy trình tổ chức sự kiện chuẩn cho doanh nghiệp
Một số công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp nổi tiếng hiện nay
1. Công ty TNHH Truyền thông TTQT MARCOM
MARCOM là một trong những tên tuổi hàng đầu về tổ chức sự kiện tại Việt Nam. Hiện nay với hơn 10 năm xây dựng và phát triền. Công ty TNHH truyền thông TTQT MARCOM cung cấp đa dạng các gói dịch vụ đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng. Với cam kết đem lại cho khách hàng sự hài lòng, trải nghiệm ấn tượng và mới lạ
Các sự kiện được MARCOM tổ chức có thể tùy thuộc vào yêu cầu của khách hàng. Mà được triển khai một cách sáng tạo, mới mẻ, mang yếu tố nghệ thuật và có chứa đựng câu chuyện riêng của khách hàng.
Đến nay công ty đã trở thành đối tác của các doanh nghiệp, nhãn hàng lớn và luôn được đánh giá cao về chất lượng dịch vụ. Cũng như nội dung chương trình và phong cách làm việc với đội ngũ chu đáo, giàu kinh nghiệm.
Thông tin liên hệ:
- Trụ sở: 286 Nguyễn Xiển, Quận Thanh xuân. TP Hà Nội
- Hotline: 098.269.8826 (Mr. Nguyễn Tú)
- Email: sukienmarcom.vn@gmail.com
- Website: sukienmarcom.vn
2. Công ty tổ chức sự kiện HoaBinh Events
HoaBinh Events là công ty thuộc tập đoàn Hòa Bình, là đơn vị tổ chức sự kiện, hội nghị với hơn 10 năm kinh nghiệm. Cùng đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, nhiệt tình và sáng tạo. Tính đến nay công ty đã tổ chức được hơn 1200 sự kiện, hội nghị trên toàn quốc.
Đội ngũ nhân sự hơn 200 người tại HoaBinh Events luôn phục phụ khách hàng với phương châm tận tâm. Đề cao chất lượng dịch vụ và sự hài lòng của khách hàng. Do vậy, khách hàng đến với HoaBinh Events luôn nhận được sự hỗ trợ tư vấn nhiệt tình mọi lúc, mọi nơi. Mọi thắc mắc của khách hàng có thể ccuwocj giải đáp miễn phí kịp thời bất cứ lúc nào.
Thông tin liên hệ:
- Địa chỉ: Số 29 đường Đoàn Thị Điểm, quận Đống Đa, Hà Nội
- Email: info@hoabinhevents.com
- Website: hoabinhevents.com
>> Xem thêm: Công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại Hà Nội
3. Công ty Đất Việt Event
Đất Việt Event được thành lập vào năm 2016 và top các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, uy tín hiện nay tại thành phố Hồ Chí Minh. Với thế mạnh là đội ngũ nhân sự trẻ trung, năng động. Mọi sự kiện được Đất Việt Event tổ chức luôn được lên kế hoạch chi tiết, bài bản. Nhưng cũng không kém phần sáng tạo và chỉn chu, đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng khó tính nhất.
Các sự kiện mà Đất Việt Event tổ chức gồm có hoạt động Activation, Ngày hội gia đình, Hội thảo – hội nghị, Teambuiding, Tiệc tất niên, Lễ khai trương – khánh thành, Hội nghị khách hàng, v.v. Các khách hàng lớn mà công ty từng hợp tác là Thế giới di động, Vingroup, Ngân hàng ACB, Samsung, Kangaroo,v.v.
4. Công ty tổ chức sự kiện tại Hà Nội Á Châu Event
Á Châu Event được biết đến là một trong những công ty sự kiện Hà Nội đầu tiên. Với 15 năm hoạt động, đơn vị này đã tổ chức nhiều sự kiện lớn cho nhiều khách hàng trong và cả ngoài nước. Chất lượng dịch vụ tổ chức sự kiện mà đơn vị này đem đến luôn đáp ứng đầy đủ mọi nhu cầu của từng khách hàng.
Trong suốt nhiều năm qua, Á Châu Event vẫn luôn nhận được sự tin tưởng của khách hàng là nhờ. Sở hữu kho thiết bị, dụng cụ tổ chức sự kiện cao cấp và cung cấp nguồn nhân sự do đơn vị trực tiếp đào tạo. Không những thế, đơn vị còn cung cấp chính sách ưu đãi chi phí thuê thiết bị và nhân sự cho những khách hàng đăng ký làm đối tác.
Thông tin liên hệ:
- Địa chỉ: 253 Ngõ Văn Chương, Đống Đa, Hà Nội
- Hotline: 0938 859 998 – 0939 619 998
- Email: achausukien@gmail.com
Trên đây là các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, uy tín, chất lượng nhất trên cả nước mà các chuyên gia của MARCOM muốn giới thiệu đến cho quý bạn đọc. Tùy vào nhu cầu, địa điểm, quy mô sự kiện mà doanh nghiệp lựa chọn đơn vị phù hợp với tiêu chí cũng như ngân sách, mục tiêu của tổ chức.
CÔNG TY TNHH TRUYỀN THÔNG TIẾP THỊ QUỐC TẾ MARCOM
-
- Hotline: 098.269.8826 (Mr. Nguyễn Tú)
- Email: sukienmarcom.vn@gmail.com
- Facebook: https://www.facebook.com/sukienmarcom.vn
- Địa Chỉ VP: Số 192 Đường Giải Phóng – Quận Thanh Xuân – TP Hà Nội
- Kho 1: Số 128 Đường Văn Quán, Quận Hà Đông, Thành Phố Hà Nội
- Kho 2: Số 193 Đường Chiến Thắng, Quận Hà Đông, Thành Phố Hà Nội
- Kho 3: Số 168 Bùi Sỹ Tiêm, Phường Tiền Phong, Thành Phố Thái Bình
- Kho 4: Đường Lộc Hoà – Thành Phố Nam Định
