Dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp một tầm chuyên nghiệp hơn so với các dịch vụ nhỏ thông thường. Chắc hẳn ai cũng đã từng có ý nghĩ hoặc ước mơ sẽ tổ chức một sự kiện âm nhạc hay sự kiện thời trang hoành tráng nhất có thể. Nhưng đã bao giờ bạn tự hỏi chính bản thân mình rằng là tổ chức sự kiện sẽ cần cái gì hay chưa? Hôm nay hãy cùng MARCOM khám phá dịch vụ này của chúng tôi nhé.
Tại sao cần dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
Dưới đây là các lý do mà doanh nghiệp nên thuê dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp thay vì tự tổ chức:
Có sự cam kết về chất lượng sự kiện
Trên thực tế, chúng ta đều hiểu rõ rằng việc tổ chức sự kiện sẽ có thể xảy ra những rủi ro nhất định trong quá trình thực hiện. Nhất là với doanh nghiệp chưa có kinh nghiệm trong việc tổ chức sự kiện thì rủi ro càng lớn hơn.
Mặt khác, doanh nghiệp khó có thể nhanh nhạy, xử lý, khắc phục kịp thời khi sự cố xảy ra. Điều này ảnh hưởng rất lớn đến sự thành công của sự kiện. Đối với các sự kiện lớn mang nhiều ý nghĩa đòi hỏi sự chuẩn xác. Thì doanh nghiệp nên tìm đến dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.
Tối ưu thời gian và chi phí hợp lý
Doanh nghiệp sẽ được cung cấp mức giá dịch vụ tổ chức sự kiện ưu đãi. Khi hợp tác với công ty uy tín, chuyên nghiệp. Vì các đơn vị tổ chức sự kiện luôn có các đối tác quen thuộc trong ngành. Không chỉ vậy, công ty tổ chức sự kiện đáng tin cậy còn sở hữu đội ngũ nhân sự chuyên môn cao. Cùng cơ sở vật chất với kho thiết bị, sự kiện đa dạng, đầy đủ.
>>> Xem thêm: Công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại Hà Nội
Quy trình dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp của MARCOM
Quy trình dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp của chúng tôi chia làm 3 giai đoạn chính.
1. Giai đoạn trước sự kiện
Bước 1: Nghiên cứu thông tin chi tiết về sự kiện
Đây là bước khá quan trọng. Nó mang lại thông tin từ nhiều khía cạnh khác nhau của sự kiện mà khách hàng muốn thực hiện. Cần thu thập đủ các thông tin của khách hàng, hướng mà khách hàng mong muốn thực hiện để từ đó lên ý tưởng triển khai thực hiện.
Các thông tin cơ bản cần tìm hiểu trong quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp:
- Khảo sát địa điểm, vị trí tổ chức chương trình
- Nghiên cứu về thông tin khách hàng, nhãn hàng, sản phẩm
- Xác định đối tượng tham gia, số lượng (lập danh sách chi tiết khách mời chính và số lượng khách tham dự sự kiện)
- Xác định loại hình sự kiện (lễ khánh thành – khai trương, lễ ra mắt sản phẩm mới, lễ khởi công – động thổ, hội nghị khách hàng…)
- Mục đích tổ chức
- Thông điệp
- Khả năng chi trả cho các hoạt động trong tổ chức sự kiện
Số liệu càng chi tiết, mục tiêu càng rõ ràng thì việc thực hiện càng đơn giản và dễ dàng.
Bước 2: Lập kế hoạch tổ chức sự kiện
Sau khi đã nghiên cứu kỹ và có những chuẩn bị cho sự kiện thì việc tiếp theo cần làm đó là lên một bản kế hoạch tổ chức sự kiện hoàn chỉnh. Đây chính là những nội dung sẽ diễn ra trong suốt sự kiện. Kịch bản sẽ có ý nghĩa quyết định đến thành công của một sự kiện. Vì vậy việc đầu tư để có một kịch bản chất lượng sáng tạo là vô cùng quan trọng.
Vậy một kịch bản chuyên nghiệp thì cần có những nội dung sau:
- Lên ý tưởng cho chương trình sự kiện
- Đưa ra chủ đề, câu slogan
- Xây dựng kịch bản tổ chức sự kiện
- Lên timeline cho dự án
- Lập checklist các hạng mục/nhân sự/thiết bị có trong sự kiện
- Lên thiết kế 2D, 3D
- Phân công nhân sự thực hiện
- Đưa ra phương án dự phòng, quản lý rủi ro
- Báo giá chương trình và ký hợp đồng với khách hàng
- Lập bảng dự toán để dự trù ngân sách nội bộ
Bước 3: Thuyết trình kế hoạch và chỉnh sửa
Đây là bước quyết định quan trọng để bản kế hoạch của bạn được thuyết trình trước ban giám đốc. Đây là bước bạn sẽ có thể lắng nghe và chỉnh sửa để bản kế hoạch của mình được chỉn chu nhất trước khi bắt tay vào triển khai.
2. Giai đoạn diễn ra sự kiện
Giai đoạn này tính từ khi bắt đầu thực hiện các bước trong kế hoạch tổ chức sự kiện đã được xác định ở phần trước. Các cá nhân đội nhóm triển khai đầu công việc và nghiệm thu kết quả thực hiện.
Thực hiện kế hoạch đã được phê duyệt
Dựa vào kế hoạch đã được xác định ở giai đoạn trước, các bộ phận thực hiện theo đúng đầu việc và timeline. Mọi công việc liên quan đến cách thức tổ chức sự kiện sẽ được diễn ra theo kế hoạch dưới sự giám sát chặt chẽ của MARCOM. Trong quá trình triển khai nếu xảy ra những phát sinh hoặc sự cố thì, chúng tôi sẽ có phương hướng xử lý kịp thời để không làm ảnh hưởng đến công việc của cả tập thể.
Chuẩn bị và dàn dựng sự kiện
Trong khâu này, MARCOM sẽ thực hiện các nhiệm vụ sau đây:
- Dựng sân khấu sự kiện, banner, backdrop
- Chuẩn bị đầy đủ đồng phục cho các đối tượng nếu có
- Hoàn thành thủ tục, hồ sơ giấy phép tổ chức
- Gửi thiệp mời đến các vị khách quý.
Tiến hành tổ chức sự kiện
Đây chính là trọng tâm của một dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Mọi công tác chuẩn bị, lập kế hoạch,.. tất cả những cố gắng của bao nhiêu con người đều nằm ở công tác tổ chức diễn ra sự kiện
Cách thức tổ chức một sự kiện sẽ diễn ra theo trình tự và có sự sắp xếp phân công cụ thể cho từng hạng mục. Bao gồm:
- Công tác tổ chức đón tiếp khách mời và khai mạc sự kiện
- Tổ chức quản lý và điều hành các nội dung, diễn biến của sự kiện theo kịch bản có sẵn
- Tổ chức phục vụ ăn uống trong sự kiện nếu có trong kế hoạch
- Thực hiện các hoạt động phụ trợ các chương trình giải trí, giao lưu ví dụ như giao lưu văn nghệ, bốc thăm trúng thưởng…
- Tổ chức phục vụ lưu trú và vận chuyển trong sự kiện nếu được yêu cầu…
Khâu này các đội nhóm liên quan sẽ thực hiện hoàn tất nhiệm vụ cần lưu ý là sự phối hợp này phải nhuần nhuyễn và nhịp nhàng. Theo đúng với ý đồ của đạo diễn sự kiện.
>>> Xem thêm: Tổ chức sự kiện là gì? Bí quyết cho một sự kiện thành công
3. Giai đoạn sau sự kiện
Các sự kiện chuyên nghiệp sẽ không chỉ dừng lại khi sự kiện kết thúc mà còn cần tiến hành các công việc sau sự kiện:
Thu dọn đồ đạc, vật dụng, thiết bị để trả lại mặt bằng
Sau khi sự kiện kết thúc, MARCOM thu dọn sạch sẽ và xử lý rác thải sau sự kiện. Nhân viên vệ sinh sẽ vệ sinh sạch sẽ hội trường thu gom rác thải trả lại mặt bằng như trước khi tổ chức sự kiện.
Đây cũng sẽ là thời điểm để thanh toán hợp đồng giữa MARCOM và đơn vị sử dụng dịch vụ. Nếu 2 bên không có vấn đề gì, khách hàng hài lòng với cách tổ chức sự kiện đã thực hiện thì khách hàng sẽ thanh toán tiền tổ chức sự kiện theo hợp đồng đã ký kết cho chúng tôi.
Đánh giá, rút kinh nghiệm
Một bước quan trọng sau khi sự kiện kết thúc đó là tổng kế và đánh giá lại quá trình thực hiện sự kiện từ đó đánh giá hiệu quả sự kiện và rút ra những kinh nghiệm cho các sự kiện lần sau
- Truyền thông sau sự kiện
- Chăm sóc khách hàng sau sự kiện
Trên đây là nội dung dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp của MARCOM. Nếu còn điều gì thắc mắc, vui lòng liên hệ HOTLINE để được hỗ trợ.
CÔNG TY TNHH TRUYỀN THÔNG TIẾP THỊ QUỐC TẾ MARCOM
-
- Hotline: 098.269.8826 (Mr. Nguyễn Tú)
- Email: sukienmarcom.vn@gmail.com
- Facebook: https://www.facebook.com/sukienmarcom.vn
- Địa Chỉ VP: Số 192 Đường Giải Phóng – Quận Thanh Xuân – TP Hà Nội
- Kho 1: Số 128 Đường Văn Quán, Quận Hà Đông, Thành Phố Hà Nội
- Kho 2: Số 193 Đường Chiến Thắng, Quận Hà Đông, Thành Phố Hà Nội
- Kho 3: Số 168 Bùi Sỹ Tiêm, Phường Tiền Phong, Thành Phố Thái Bình
- Kho 4: Đường Lộc Hoà – Thành Phố Nam Định
