Cho thuê địa điểm tổ chức sự kiện là dịch vụ mà nhiều khách sạn, nhà hàng đầu tư, cung cấp cho khách hàng. Vì sao mà dịch vụ này lại phát triển mạnh mẽ như vậy? Liệu lựa chọn địa điểm, không gian lại ảnh hưởng rất lớn đến thành công của một sự kiện? Cùng MARCOM giải đáp thắc mắc ấy qua bài viết dưới đây.
Dịch vụ cho thuê địa điểm tổ chức sự kiện và phân loại
Khái niệm địa điểm tổ chức sự kiện
Địa điểm tổ chức sự kiện là nơi diễn ra các hoạt động trong sự kiện. Địa điểm tổ chức sự kiện sẽ được lựa chọn qua việc đánh giá nhiều tiêu chí. Một địa điểm hoàn hảo cần đáp ứng đủ các điều kiện về vị trí, kiến trúc hay cảnh quan của một không gian nơi sẽ diễn ra sự kiện.
Phân loại dịch vụ cho thuê địa điểm tổ chức sự kiện
Cho thuê ở không gian ngoài trời
Các địa điểm có không gian tổ chức ngoài trời như sân vận động, quảng trường, bãi đất rộng, khuôn viên của các trường học, cơ quan, bãi biển, khu vực công cộng… Các địa điểm tổ chức sự kiện tại Hà Nội có không gian ngoài trời được nhiều người biết đến như: Sân vận động quốc gia Mỹ Đình, quảng trường Đông Kinh Nghĩa Thục, khu vực Hàm Cá Mập tại phố đi bộ hay khuôn viên bất kỳ một trường học hay cơ quan nào trên địa bàn.
Cho thuê trong nhà
Các địa điểm có không gian trong nhà, được giới hạn khác nhau tùy quy mô và tính chất sự kiện. Đó có thể là nhà hát, phòng chuyên dụng tại các nhà hàng hay khách sạn, khu hội chợ, trung tâm triển lãm, nhà sinh hoạt cộng đồng hay trong lớp học, phòng họp… Các địa điểm tổ chức sự kiện trong nhà rất đa dạng.
Một số địa điểm tổ chức sự kiện tại Hà Nội có không gian ngoài trời như: Nhà hát lớn, trung tâm Hữu Nghị Việt Xô, các khách sạn – nhà hàng hay hội trường tại các trường học, trường đại học.
Cho thuê ở không gian hỗn hợp
Tại sự kiện đặc thù, đơn vị tổ chức sẽ lựa chọn địa điểm có không gian hỗn hợp. Mục đích chọn địa điểm sẽ theo ý đồ kịch bản của đơn vị tổ chức. Không gian hỗn hợp mang đầy đủ ưu điểm của hai loại không gian bên trên. Tuy nhiên, địa điểm tổ chức sự kiện tại Hà Nội có không gian hỗn hợp chỉ phù hợp với các sự kiện có quy mô lớn và đa nội dung.
Tầm quan trọng của địa điểm tổ chức đối với sự kiện
Tổ chức sự kiện là một sản phẩm hoàn chỉnh của mỗi đơn vị tổ chức. Địa điểm tổ chức sự kiện như phần linh kiện trọng yếu trong sản phẩm đó. Trong bất kỳ sự kiện nào, chúng ta không thể phủ nhận vai trò của địa điểm tổ chức.
Địa điểm phù hợp sẽ tạo nhiều thuận lợi cho người tham dự và người tổ chức. Người tham dự sự kiện sẽ sẵn lòng tham gia nếu thấy được sự thuận tiện của địa điểm đó. Người tổ chức sẽ được thoải mái sắp xếp mọi khâu trong sự kiện theo ý tưởng. Qua đó, mục đích của sự kiện cũng dễ dàng hiện thực hóa hơn.
Chính vì vậy, việc lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện tại Hà Nội hay bất cứ đâu đều đóng vai trò quan trọng và ảnh hưởng trực tiếp đến thành công của sự kiện.
>>> Xem thêm: Công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại Hà Nội
Trước khi sử dụng dịch vụ cho thuê địa điểm tổ chức sự kiện, cần lưu ý những điều sau
Chính vì vai trò quan trọng của địa điểm nên việc tìm kiếm địa điểm tổ chức sự kiện tại Hà Nội sẽ cần cẩn trọng nhất có thể. Sau đây là một vài lưu ý về cách lựa chọn đã được MARCOM tìm hiểu:
Thời điểm bắt đầu tìm kiếm dịch vụ cho thuê địa điểm tổ chức sự kiện
Khi doanh nghiệp, đơn vị hoặc cá nhân bạn đã xác định được sự kiện cần tổ chức. Hãy lên kế hoạch tìm kiếm địa điểm càng sớm càng tốt để có sự chuẩn bị chu đáo. Yếu tố cần xác định để khảo sát gồm có 3 vấn đề chính: ngân sách, quy mô và không gian sự kiện.
Với những sự kiện phát sinh, có yếu tố khẩn cấp thì nên chuẩn bị trước 1 – 2 tuần. Những sự kiện quy mô lớn phải chuẩn bị khoảng 1 – 2 tháng. Tuy nhiên nếu bạn sử dụng full dịch vụ ở các đơn vị cho thuê bạn sẽ không phải mất nhiều thời gian cho việc chuẩn bị như: in ấn ấn phẩm tờ rơi, background,…
Xác định rõ số lượng và đối tượng tham dự sự kiện
Số lượng khách mời là yếu tố đầu tiên ảnh hưởng đến việc lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện. Để chọn được địa điểm phù hợp, cần xác định số lượng khách tham dự sự kiện. Bởi lẽ, trong sự kiện không chỉ có người tham dự mà còn nhiều hạng mục khác như sân khấu, bàn ghế, cảnh quan. Nên địa điểm tổ chức cần có diện tích vừa đủ với lượng người và hạng mục có trong sự kiện. Nếu địa điểm quá lớn, người tham dự sẽ khó tập trung vào nội dung chương trình. Nếu địa điểm quá nhỏ, việc di chuyển trong sự kiện sẽ không thoải mái và gây ảnh hưởng đến chất lượng chương trình.
Cùng với đó, việc xác định đối tượng khách tham dự cũng rất quan trọng. Tùy vào tính chất sự kiện và khách, đơn vị tổ chức cần đưa ra lựa chọn địa điểm phù hợp riêng. Nếu khách tham dự là đối tác quan trọng, các địa điểm cao cấp và sang trọng là lựa chọn hàng đầu. Từ đó, tính chuyên nghiệp của đơn vị tổ chức sẽ được đánh giá cao hơn. Địa điểm tốt sẽ giúp kế hoạch tổ chức sự kiện suôn sẻ hơn.
Xác định mục đích của sự kiện
Mục đích sự kiện sẽ quyết định đến địa điểm tổ chức. Không gian phù hợp với chủ đề của sự kiện sẽ góp phần tạo nên thành công của sự kiện.. Vì vậy, lựa chọn địa điểm tổ chức luôn cần chú trọng đến việc làm rõ mục đích của mỗi sự kiện.
Để lựa chọn địa điểm phù hợp, các đơn vị tổ chức cần liệt kê phần công việc này trong kế hoạch ban đầu cho sự kiện và thực hiện một cách cẩn trọng.
Xác đinh yêu cầu về cơ sở vật chất và chất lượng dịch vụ
Trong tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, một sự kiện cần có sự hiện diện của các thiết bị hiện đại và dịch vụ chất lượng.
Khi tìm hiểu một địa điểm, đơn vị tổ chức cần xem xét kĩ các thiết bị như hệ thống âm thanh ánh sáng hay cách bài trí không gian. Cở sở vật chất không ảnh hưởng đến đến hiệu quả sự kiện nhưng cũng rất quan trọng.
Ngoài ra, yếu tố về chất lượng dịch vụ cũng cần được đánh giá. Các yếu tố thuộc về chất lượng dịch vụ bao gồm kỹ năng mềm và khả năng xử lý tình huống của nhân viên, chất lượng thức ăn, chất lượng an ninh và vệ sinh.
Xác định yêu cầu về chi phí sự kiện
Giá thuê mỗi một địa điểm sẽ có mức riêng. Đơn vị tổ chức sự kiện cần lựa chọn địa điểm giá hợp lý và gói dịch vụ đa dạng. Tuy nhiên, việc cân đối chi phí và chất lượng dịch vụ cần được xem xét cẩn thận. Đơn vị tổ chức cần trao đổi chi tiết với ban quản lý địa điểm trước khi thuê. Việc này sẽ giúp không phát sinh thêm chi phí ngoài dự kiến.
Hãy chuẩn bị đón nhận một sự kiện được tổ chức thành công bằng cách liên hệ ngay với MARCOM. Chúng tôi tự tin hoàn thành tốt những lưu ý quan trọng khi cho thuê địa điểm tổ chức sự kiện. MARCOM luôn sẵn sàng đội ngũ nhân sự lên ý tưởng, thiết kế, chuẩn bị, xếp đặt và thi công tổ chức sự kiện lớn nhỏ cho khách hàng.
CÔNG TY TNHH TRUYỀN THÔNG TIẾP THỊ QUỐC TẾ MARCOM
- Hotline: 098.269.8826 (Mr. Nguyễn Tú)
- Email: sukienmarcom.vn@gmail.com
- Facebook: https://www.facebook.com/sukienmarcom.vn
- Địa Chỉ VP: Số 192 Đường Giải Phóng – Quận Thanh Xuân – TP Hà Nội
- Kho 1: Số 128 Đường Văn Quán, Quận Hà Đông, Thành Phố Hà Nội
- Kho 2: Số 193 Đường Chiến Thắng, Quận Hà Đông, Thành Phố Hà Nội
- Kho 3: Số 168 Bùi Sỹ Tiêm, Phường Tiền Phong, Thành Phố Thái Bình
- Kho 4: Đường Lộc Hoà – Thành Phố Nam Định
