Kinh nghiệm thuê khách sạn tổ chức sự kiện tại Hà Nội

Các khách sạn thường có nhiều kinh nghiệm trong việc tổ chức các sự kiện. Do đó họ có thể hỗ trợ về việc lên kế hoạch và tổ chức sự kiện, giúp khách hàng tiết kiệm thời gian và nỗ lực. Dịch vụ cung cấp tính linh hoạt cao, cho phép khách hàng chọn từ nhiều loại phòng và tiện nghi khác nhau phù hợp với nhu cầu của họ.

Dịch vụ cung cấp một giải pháp toàn diện cho khách hàng. Từ việc đặt phòng cho khách mời đến việc tổ chức sự kiện và các dịch vụ liên quan khác. Giúp khách hàng tiết kiệm thời gian và nỗ lực trong việc quản lý sự kiện.

Kinh nghiệm khi thuê khách sạn tổ chức sự kiện tại Hà Nội

Dịch vụ tiện nghi là vậy, nhưng không phải ai, doanh nghiệp nào cũng có kinh nghiệm trong việc chọn lựa khách sạn hợp lý. Vì vậy, cần lưu ý một số yếu tố quan trọng dưới đây:

1. Vị trí và không gian của khách sạn

Khách sạn nên có vị trí thuận tiện cho khách mời của bạn, dễ dàng tiếp cận và di chuyển. Nếu khách sạn nằm trong trung tâm thành phố hoặc gần các điểm văn hóa, giải trí, mua sắm, thì sẽ thuận tiện hơn cho khách mời. Khách sạn nên có đủ không gian để đáp ứng nhu cầu của sự kiện của bạn. Nếu sự kiện của bạn có số lượng khách mời lớn, bạn cần chọn một khách sạn có phòng lớn hơn để đảm bảo rằng mọi người đều có đủ chỗ ngồi.

2. Trang thiết bị khách sạn cung cấp

Trang thiết bị thường được chuẩn bị để đáp ứng các yêu cầu của khách hàng và phù hợp với loại sự kiện được tổ chức. Dưới đây là một số trang thiết bị chính của khách sạn tổ chức sự kiện tại Hà Nội chuyên nghiệp:

• Bàn ghế: Khách sạn sẽ cung cấp các bàn ghế đủ số lượng để phục vụ cho số lượng khách mời dự kiến.
• Hệ thống âm thanh và ánh sáng: Khách sạn sẽ cung cấp một hệ thống âm thanh và ánh sáng chuyên nghiệp để đảm bảo rằng sự kiện được phục vụ tốt nhất. Hệ thống âm thanh và ánh sáng bao gồm các loại loa, công suất ampli, micro, màn LED…
• Bộ trang trí: Khách sạn sẽ cung cấp các bộ trang trí để tạo không gian sang trọng và độc đáo cho sự kiện. Các bộ trang trí có thể bao gồm hoa, cây cảnh, đèn led, màn trang trí…
• Hệ thống điều hòa không khí: Khách sạn cũng cung cấp hệ thống điều hòa không khí để đảm bảo rằng không khí trong sảnh tiệc luôn được thoáng mát và dễ chịu.

Ngoài ra, khách sạn còn cung cấp các trang thiết bị khác như hệ thống cung cấp khí CO2, bàn cocktail, bánh kem, rượu vang… để đáp ứng các yêu cầu của khách hàng cho sự kiện của mình.

3. Chi phí thuê, tổ chức sự kiện

Giá cả của khách sạn nên phù hợp với ngân sách của bạn. Bạn có thể thương lượng giá cả với khách sạn để đảm bảo rằng bạn sẽ nhận được giá cả hợp lý. Trong việc đàm phán giá với khách sạn, bạn cần lưu ý rằng giá cả có thể được đàm phán. Bạn nên đưa ra một ngân sách tối đa và đàm phán giá dựa trên đó. Nên yêu cầu báo giá chi tiết để tránh bất kỳ chi phí bất ngờ nào.

Giá thuê dịch vụ phụ thuộc một vài yếu tố sau:

1. Vị trí khách sạn ở trung tâm thành phố và khu vực du lịch phổ biến. Thường có giá cao hơn so với những khách sạn nằm ở khu vực xa trung tâm.
2. Thời gian tổ chức trong các ngày lễ, cuối tuần sẽ có giá cao hơn so với ngày thường.
3. Số lượng khách mời: Nếu có nhiều khách mời, bạn sẽ cần phải thuê một phòng lớn và chi phí sẽ tăng lên tương ứng.
4. Thời gian thuê: Thời gian thuê khách sạn cũng ảnh hưởng đến giá cả. Nếu bạn thuê khách sạn trong một khoảng thời gian dài hơn, bạn có thể đàm phán được giá tốt hơn so với việc thuê trong một thời gian ngắn.
5. Trang trí: Nếu bạn muốn trang trí cho sự kiện của mình, chi phí trang trí sẽ phụ thuộc vào mức độ phức tạp của trang trí.

4. Ký hợp đồng thuê dịch vụ

Ký hợp đồng thuê khách sạn để tổ chức sự kiện là rất quan trọng. Đây là một tài liệu pháp lý quan trọng để đảm bảo khách sạn đáp ứng đầy đủ và các bên đều hiểu rõ trách nhiệm của mình. Bạn nên đọc kỹ điều khoản, điều kiện của hợp đồng và hiểu rõ các điều khoản và điều kiện đó. Nếu bạn cần tư vấn hoặc giải đáp, nên tìm kiếm sự giúp đỡ từ một luật sư hoặc chuyên gia pháp lý.

Top khách sạn tổ chức sự kiện tại Hà Nội 2023

Khách sạn IW.Marriott

Có thể nói JW.Marriott hiện là khách sạn 5* tốt nhất tại Hà Nội. Được thiết kế với không gian xanh, gần gũi với thiên nhiên nhưng vẫn mang nét sang trọng, hiện đại.

Khách sạn có 17 phòng tổ chức sự kiện cùng 1 phòng hội thảo riêng biệt. Trong đó nổi bật với phòng lớn nhất có thể phục vụ đến 950 khách. Đội ngũ nhân viên có chuyên môn nghiệp vụ tốt, thái độ phục vụ nhiệt tình, chu đáo. Các món ăn chất lượng, vấn đề vệ sinh an toàn thực phẩm được đảm bảo. Với diện tích mặt bằng lớn, khách sạn có cho mình khu để xe rộng rãi để tiếp đón khách tham dự.

So sánh với các khách sạn và trung tâm tổ chức sự kiện khác, tại đây có chi phí sử dụng dịch vụ cao hơn so với mặt bằng chung.

Dự kiến chi phí trong khoảng 60 đến 300 triệu

Khách sạn Lotte Center

Lotte Center là một khách sạn 5* với tiêu chuẩn quốc tế. Tại đây có phong cách phục vụ chuyên nghiệp, chu đáo. Đội ngũ nhân sự hỗ trợ nhiệt tình, đảm bảo tiến độ theo cam kết khi diễn ra các sự kiện.

Khách sạn rất thích hợp cho các sự kiện cao cấp như họp báo, kỷ niệm, ra mắt sản phẩm,… Với hệ thống cơ sở vật chất hiện đại và không gian các phòng có sức chứa từ 70 – 900 khách.

Tùy thuộc vào quy mô, mong muốn của ban tổ chức mà báo giá sẽ có các hạng mục tính phí khác nhau. Dự kiện chi phí sử dụng dịch vụ tại Lotte Center trong khoảng 40 – 300 triệu.

Khách sạn Intercontinental Landmark 72 

Tọa lạc tại tầng cao nhất tòa nhà Keangnam Landmark 72, hệ thống phòng ốc của Landmark 72 đều ngập tràn ánh sáng tự nhiên với thiết kế chủ yếu chọn kính là vật liệu. Kết cấu phòng tiệc không cột với sức chứa hơn 1000 người, giúp cho khách sạn phù hợp với các sự kiện trọng đại, quy mô lớn.

Chi phí tổ chức sự kiện tại đây có mức khá cạnh so với các khách sạn 5* cùng khu vực. Mức chi phí trong khoảng 40 – 200 triệu.

>> Xem thêm: Top 7 trung tâm tổ chức sự kiện Hà Nội uy tín nhất

Với hơn 10 năm tổ chức các sự kiện, hội nghị, hội thảo. MARCOM là đối tác uy tín của hầu hết các khách sạn tổ chức sự kiện tại Hà Nội. Hãy đồng hành cùng MARCOM để chúng tôi giúp bạn lựa chọn địa điểm tổ chức phù hợp nhất. Cũng như hỗ trợ bạn từ A-Z trong việc tổ chức sự kiện thành công và ấn tượng nhất!