Bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện giúp kiểm soát chi phí và doanh thu của bạn và đo lường sự thành công của hiệu suất cuộc họp hoặc sự kiện của bạn. Trong bài viết này, MARCOM sẽ giúp bạn tìm hiểu cách tính toán ngân sách sự kiện của mình thông qua một vài bước đơn giản và tránh được chi phí sự kiện tăng vọt.
Mẫu bàng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện là gì?
Mẫu bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện là biểu mẫu được lập sẵn bằng file word, excel để đưa ra mức tính toán kinh phí cần phải có để tổ chức sự kiện, dùng để dự trù chi phí mua sắm trang thiết bị, chi phí thuê đồ dùng, thiết bị, MC,…
Việc lập bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện giúp việc quản lý chi phí hiệu quả và hạn chế phát sinh những vấn đề ngoài ý muốn.
Tại sao cần tạo bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện?
Trước khi xây dựng kinh phí dự trù cho sự kiện, tốt nhất bạn nên xác định ảnh hưởng của tài chính đối với sự kiện của bạn và cách bạn muốn điều ấy thể hiện qua như thế nào. Để có được điều này, bạn cần liệt kê tất cả các chi phí cũng như doanh thu có thể thu lại từ sự kiện của mình. Hãy luôn để ý đến cách dòng tiền của bạn vận hành trong suốt quá trình này. Hãy đảm bảo chúng vẫn luôn nằm trong tầm kiểm soát của mỗi hạng mục bạn đã đề ra.
Một trong những bước đầu tiên khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện, đó là chuẩn bị bảng ngân sách dự trù cho sự kiện và cố gắng dự đoán chính xác nhất kết quả của sự kiện sẽ lãi, lỗ hay là hòa vốn. Tuy nhiên, việc tính toán mức độ thành công của sự kiện cũng tùy thuộc vào cả loại hình cũng như mục tiêu hướng tới của sự kiện. Ví dụ như: các hội nghị của các lãnh đạo thì thường sẽ không thu lại lợi nhuận cho ban tổ chức, hay các sự kiện triển lãm thương mại sẽ kích cầu được độ chi tiền của khách tham gia nhất.
>>> Xem thêm: Dịch vụ cho thuê âm thanh ánh sáng tại công ty MARCOM
Khi có cho mình một bản dự trù kinh phí, bạn sẽ có thể phản ứng nhanh với tất cả mọi biến động xảy ra bất ngờ, làm ảnh hưởng đến sự chuyên nghiệp của sự kiện của bạn.
Các bước lập bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện cần phải có
MARCOM hiểu đơn giản là bản đề xuất, trình bày về ý tưởng của sự kiện. Nó bao gồm phong cách trang trí, số lượng khách mời, timeline sự kiện… Đây cũng là yếu tố quan trọng, nền tảng cốt lõi cho sự thành công và thu hút của chương trình. Tương tự như việc lập bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện thì soạn thảo proposal cũng tốn không ít thời gian.
Xây dựng proposal
Người viết cần diễn đạt, trình bày sao cho người đọc hiểu được ý tưởng mình muốn triển khai là gì. Về cơ bản, một proposal sẽ có bố cục bao gồm:
- Mục đích tổ chức sự kiện: Phần này cần trình bày ngắn gọn, bao quát mục đích diễn ra chương trình.
- Thông tin sự kiện: Cần nêu rõ địa điểm, thời gian tổ chức, số lượng người tham gia, yêu cầu trang phục,…
- Kịch bản chương trình: Cần có nội dung chi tiết chương trình, vai trò của từng người trong ban tổ chức, thời gian của từng phần trong khung chương trình.
- Thiết kế: Một sự kiện thông thường sẽ có các ấn phẩm thiết kế như backdrop banner, trang trí sân khấu, photobooth, hashtag, standee,…
- Qúa trình thực hiện: Proposal cũng cần chỉ rõ vị trí của từng người, kịch bản nói của MC, form mẫu nếu cần.
- Hình ảnh minh họa: Không nên chỉ trình bày proposal bằng text, người đọc sẽ rất khó có thể hình dung những gì người tổ chức chương trình sẽ triển khai. Sử dụng hình ảnh sẽ giúp ý tưởng trở nên cụ thể hóa và bất cứ ai xem cũng dễ dàng hiểu được.
Thiết lập danh sách các hạng mục xây dựng sự kiện
Một sự kiện dù lớn hay nhỏ để hoàn thiện cũng cần rất nhiều hạng mục công việc nhỏ tạo thành. Với lẽ đó, không phải ai cũng có khả năng ghi nhờ hay phạm lỗi dù là nhỏ nhất. Việc sử dụng checklist hay còn gọi là danh sách các hạng mục công việc là điều cần thiết để tránh những thiếu sót không đáng có.
Hãy chuẩn bị cho mình một quyển sổ hoặc ghi chú trên điện thoại các khoản chi phí cần có. Khi mọi người hoàn thiện hoặc ứng xong khoản chi phí nào hãy tick đã hoàn thành. Khi nhìn vào danh sách này, mọi người cũng hiểu rõ cái gì đã xong và chưa thực hiện để biết các bước cần làm tiếp theo của bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện.
Ước tính kinh phí phát sinh cho những rủi ro
Có một thực tế là dù mọi người có chuẩn bị kỹ lưỡng đến đâu thì vẫn có khả năng mọi việc đi chệch hướng, dẫn đến những phát sinh không mong muốn. Với bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện, mọi người cần suy nghĩ và ước tính khoản chi phí phát sinh này. Theo thống kê, một sự kiện khi tổ chức, doanh nghiệp cần dự trù tối thiểu 5% cho chi phí phát sinh trên tổng số tiền cần chi. Với sự kiện lớn thậm chí số tiền cần chuẩn bị sẽ lớn hơn để đảm bảo có thể giải quyết được mọi vấn đề xảy ra.
>>> Xem thêm: Top 7 trung tâm tổ chức sự kiện Hà Nội uy tín nhất
Hoàn thành tổng kinh phí dự trù
Khi mọi người thực hiện đến bước này nghĩa là mọi việc đang dần hoàn tất. Việc cuối cùng cần làm đó là biến các số liệu đã tìm hiểu dưới dạng file mềm và trình bày khoa học, có sự kiên kết để người kiểm duyệt theo dõi. Bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện này cần chứa đầy đủ những hạng mục công việc đã nêu ở trên.
Tùy loại doanh nghiệp mà sẽ có nhưng form mẫu chi phí, đề nghị tạm ứng, kế hoạch, kịch bản khác nhau. Nếu công ty không có sẵn form, mọi người cần tham khảo thông tin trên internet và trình bày sao cho dễ hiểu, rõ ràng nhất.
Lưu ý khi dự trù kinh phí tổ chức sự kiện
Để hạn chế những chi phí phát sinh diễn ra trong sự kiện tối ưu được phần ngân sách dự kiện. Bạn cần lập một bảng chi phí dự trù kinh phí tổ chức sự kiện và tham khảo ý kiến của những người có chuyên môn. Bên cạnh phần chi phí, ban tổ chức cũng cần dự trù đến những trường hợp rủi ro có thể xảy ra trong sự kiện và kèm với đó là phương án xử lý.
Một trong những giải pháp tối ưu cho việc lập kế hoạch tổ chức và chi tiêu chính là tìm đến những đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Với kinh nghiệm và chuyên môn lâu năm, họ sẽ biết cách đưa ra những giải pháp tổ chức sự kiện ấn tượng và tiết kiệm ngân sách cho doanh nghiệp.
Trên dây là một số thông tin cần thiết và liên quan đến vấn đề về chi phí tổ chức sự kiện. Hi vọng mẫu bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện tham khảo trên đây có thể giúp bạn giải quyết được một số vấn đề khi lập kế hoạch chi tiêu. Nếu bạn vẫn còn nhiều vấn để khó khăn về tổ chức sự kiện. Hãy liên hệ với MARCOM, chúng tôi sẽ nhanh chóng giúp bạn giải quyết các vấn đề.
CÔNG TY TNHH TRUYỀN THÔNG TIẾP THỊ QUỐC TẾ MARCOM
-
- Hotline: 098.269.8826 (Mr. Nguyễn Tú)
- Email: sukienmarcom.vn@gmail.com
- Facebook: https://www.facebook.com/sukienmarcom.vn
- Địa Chỉ VP: Số 192 Đường Giải Phóng – Quận Thanh Xuân – TP Hà Nội
- Kho 1: Số 128 Đường Văn Quán, Quận Hà Đông, Thành Phố Hà Nội
- Kho 2: Số 193 Đường Chiến Thắng, Quận Hà Đông, Thành Phố Hà Nội
- Kho 3: Số 168 Bùi Sỹ Tiêm, Phường Tiền Phong, Thành Phố Thái Bình
- Kho 4: Đường Lộc Hoà – Thành Phố Nam Địnhh
