Tổ chức sự kiện ngoài trời là hình thức rất được ưa chuộng hiện nay cho các hoạt động như team building, hội chợ thương mại,… Nhưng để sự kiện diễn ra thuận lợi và an toàn, bạn cần có kế hoạch dự phòng thời tiết hiệu quả. Tham khảo ngay một số kinh nghiệm sau đây nhé.
Những sự kiện nào nên tổ chức sự kiện ngoài trời?
Sự kiện ngoài trời là lựa chọn hoàn hảo cho những dịp yêu cầu không gian thoáng đãng, tạo cảm giác gần gũi với thiên nhiên và không khí trong lành. Điển hình như:
Lễ hội và triển lãm: Các lễ hội ẩm thực, nghệ thuật hay triển lãm ngoài trời thường thu hút sự tham gia đông đảo của công chúng và cần không gian rộng để mọi người thoải mái thưởng thức các hoạt động và gian hàng. Không gian mở giúp tạo cảm giác tự do và hứng khởi cho người tham gia.
Hội chợ và sự kiện thương mại: Hội chợ triển lãm sản phẩm, hội chợ thương mại hay sự kiện giới thiệu sản phẩm mới rất phù hợp để tổ chức sự kiện ngoài trời. Với không gian rộng rãi, các doanh nghiệp dễ dàng bố trí gian hàng và khu vực tương tác với khách hàng.
Sự kiện âm nhạc và biểu diễn nghệ thuật: Các buổi hòa nhạc, biểu diễn nghệ thuật hay lễ hội âm nhạc thường được tổ chức ngoài trời để tận dụng không gian thoáng đãng, giúp khán giả tận hưởng trải nghiệm tốt hơn và tạo không khí sôi động.
Tiệc cưới và buổi gặp mặt gia đình: Những buổi tiệc cưới ngoài trời, đặc biệt là ở các bãi biển hoặc khu vườn. Đây cũng là lựa chọn lý tưởng cho các buổi gặp mặt gia đình, tiệc BBQ hay các bữa tiệc picnic.
Sự kiện thể thao và hoạt động teambuilding: Với các sự kiện thể thao và teambuilding, không gian ngoài trời cung cấp diện tích lớn, còn tạo điều kiện để tổ chức nhiều trò chơi vận động.
Một số lưu ý khi tổ chức sự kiện ngoài trời
Để sự kiện ngoài trời diễn ra thuận lợi và suôn sẻ, bạn nên lưu ý một số điều quan trọng sau đây:
Lựa chọn địa điểm phù hợp
Địa điểm tổ chức đóng vai trò rất quan trọng trong thành công của sự kiện. Khi lựa chọn, bạn cần xem xét các yếu tố như không gian rộng rãi, giao thông thuận tiện và có thể tiếp cận dễ dàng. Đảm bảo địa điểm có đủ khu vực đỗ xe cho khách tham dự và có các phương tiện hỗ trợ vận chuyển. Ngoài ra, nên kiểm tra độ an toàn của địa điểm như khả năng chịu đựng của mặt đất, khoảng cách đến các khu vực có thể gây nguy hiểm như sông hồ, đồi núi.
Chuẩn bị phương án dự phòng thời tiết
Thời tiết là yếu tố khó lường khi tổ chức sự kiện ngoài trời. Để tránh các tình huống bất ngờ, bạn cần theo dõi dự báo thời tiết cẩn thận và chuẩn bị phương án dự phòng, như thuê lều, mái che hoặc bố trí các khu vực có thể tránh mưa nắng.
Nếu sự kiện diễn ra vào mùa mưa, ban tổ chức nên có sẵn các vật dụng như áo mưa, ô và đặc biệt lưu ý đến hệ thống thoát nước tại địa điểm để tránh ngập lụt.
Kiểm soát âm thanh và ánh sáng
Trong môi trường ngoài trời, âm thanh dễ bị ảnh hưởng bởi gió và các yếu tố xung quanh, do đó cần bố trí hệ thống âm thanh chất lượng cao và phù hợp với không gian mở. Đảm bảo kiểm tra kỹ lưỡng âm lượng và chất lượng âm thanh tại các khu vực khác nhau trong địa điểm.
Về ánh sáng, sự kiện diễn ra vào buổi tối cần có đèn chiếu sáng đủ mạnh và được bố trí hợp lý để tạo không gian ấm cúng, đồng thời đảm bảo an toàn cho khách tham dự.
Xây dựng kế hoạch an ninh
An ninh là yếu tố không thể bỏ qua khi tổ chức sự kiện ngoài trời. Ban tổ chức sự kiện cần phối hợp với các đơn vị bảo vệ để lên kế hoạch kiểm soát đám đông, đồng thời có các biện pháp ứng phó trong trường hợp xảy ra sự cố. Đảm bảo có các lối thoát hiểm rõ ràng và nhân viên bảo vệ được phân công ở các vị trí quan trọng để hướng dẫn và hỗ trợ khách tham dự khi cần.
Cung cấp các dịch vụ tiện ích
Để tạo sự thoải mái cho khách, các dịch vụ tiện ích như nhà vệ sinh, khu vực nghỉ ngơi, và trạm y tế cần được bố trí đầy đủ. Hãy kiểm tra kỹ lưỡng số lượng nhà vệ sinh và trạm cấp nước uống phù hợp với quy mô của sự kiện. Ngoài ra, nên bố trí các khu vực nghỉ chân có mái che hoặc ghế ngồi để khách có thể nghỉ ngơi khi cần.
10 địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời hot nhất hiện nay
Và sau đây là một số gợi ý dành cho bạn về các địa điểm tổ chức sự kiện cho các hoạt động ngoài trời:
Tại TP.HCM
Dưới đây là top các địa điểm tổ chức sự kiện tại TP.HCM, phù hợp cho các sự kiện ngoài trời:
- Công viên Văn hóa Đầm Sen: Với không gian rộng lớn và trang thiết bị hiện đại, đây là lựa chọn lý tưởng cho các sự kiện quy mô lớn.
- Thảo Cầm Viên: Nằm giữa trung tâm thành phố, mang đến không gian xanh mát, phù hợp cho các sự kiện gần gũi với thiên nhiên.
- Khu du lịch Văn Thánh: Cảnh quan xanh mát với ao hồ và khu vực thoáng đãng, thích hợp cho tiệc công ty, hội nghị ngoài trời.
- Khu đô thị Phú Mỹ Hưng: Không gian hiện đại với nhiều khu vực quảng trường rộng rãi, phù hợp cho các sự kiện quy mô lớn.
- Công viên Gia Định: Một trong những công viên lớn nhất TP.HCM, mang lại không gian xanh tươi, thoáng đãng cho các sự kiện cộng đồng.
- Villa Sông Sài Gòn: Biệt thự ven sông với không gian lãng mạn, thích hợp cho các sự kiện nhỏ và tiệc cưới ngoài trời.
Tại Hà Nội
Bạn cũng có thể tham khảo những địa điểm sau đây nếu cần không gian để tổ chức sự kiện ngoài trời:
- Trung tâm Hội nghị Quốc gia: Tọa lạc tại Đại lộ Thăng Long, với khuôn viên rộng lớn và quảng trường nước 10.000m², phù hợp cho các sự kiện quy mô lớn.
- Công viên Yên Sở: Nằm tại quận Hoàng Mai, công viên có diện tích 382 ha với không gian xanh mát, thích hợp cho các hoạt động team building và sự kiện cộng đồng.
- Trung tâm Tiệc cưới và Sự kiện Cung Xuân: Địa chỉ số 1 Võ Thị Sáu, Hai Bà Trưng. Khu vực ngoài trời rộng rãi, phù hợp cho tiệc cưới và sự kiện doanh nghiệp.
- Bãi đá Sông Hồng: Tọa lạc tại 264 Âu Cơ, Tây Hồ, có không gian thiên nhiên thoáng đãng, lý tưởng cho các buổi dã ngoại và sự kiện ngoài trời.
- Khu đô thị Ecopark: Cách trung tâm Hà Nội khoảng 30 phút lái xe, với không gian xanh và bãi biển nhân tạo, phù hợp cho các sự kiện ngoài trời đa dạng.
- Nhà hàng Softwater: Nằm tại 42 Đường 9, Tây Hồ, có khuôn viên xanh mát và không gian mở, thích hợp cho tiệc cưới và sự kiện gia đình.
- Khách sạn JW Marriott: Địa chỉ số 8 Đỗ Đức Dục, Nam Từ Liêm, với khu vực sân vườn bên hồ, phù hợp cho tiệc ngoài trời sang trọng.
Tạm kết
Như vậy, việc tổ chức sự kiện ngoài trời cần chú ý đến điều kiện thời tiết và yếu tố an toàn. Bạn cũng có thể lựa chọn một trong các địa điểm được gợi ý ở trên, tùy thuộc vào tính chất và quy mô sự kiện nhé.
XEM THÊM
- 10+ trò chơi team building ngoài trời bổ ích, vui nhộn nhất
- 10+ địa điểm tổ chức sự kiện tại Hà Nội quy mô lớn, sang trọng
