Hầu hết các doanh nghiệp hiện nay đều thường xuyên tổ chức hội thảo với nhiều mục đích như kết nối khách hàng, xây dựng thương hiệu, đào tạo nhân sự,… Vậy nên tổ chức sự kiện này như thế nào, kịch bản ra sao? Hãy cùng tham khảo thông tin sau đây nhé.
Doanh nghiệp thường tổ chức hội thảo với các chủ đề nào?
Doanh nghiệp thường tổ chức sự kiện hội thảo xoay quanh nhiều chủ đề khác nhau, phù hợp với mục tiêu kinh doanh, lĩnh vực hoạt động và nhu cầu của đối tượng tham gia. Một số chủ đề phổ biến như:
Giới thiệu sản phẩm hoặc dịch vụ mới: Đây là dịp để doanh nghiệp ra mắt các sản phẩm hoặc dịch vụ mới, cung cấp thông tin chi tiết về tính năng, lợi ích và cách sử dụng, nhằm thu hút khách hàng tiềm năng và đối tác.
Chia sẻ kiến thức chuyên môn: Các hội thảo về xu hướng, công nghệ, hoặc kỹ thuật mới trong ngành giúp nâng cao kiến thức cho nhân viên, đối tác và khách hàng.
Đào tạo và phát triển nhân sự: Doanh nghiệp tổ chức hội thảo nội bộ để đào tạo kỹ năng, phát triển tư duy lãnh đạo, hoặc nâng cao năng lực làm việc cho đội ngũ nhân viên.
Xây dựng thương hiệu và kết nối đối tác: Những hội thảo nhằm tăng cường sự nhận diện thương hiệu, tạo cơ hội để các doanh nghiệp kết nối và mở rộng mạng lưới quan hệ.
Xu hướng kinh doanh và đổi mới sáng tạo: Hội thảo về cách thức kinh doanh mới, chuyển đổi số, hoặc ứng dụng công nghệ nhằm giúp các doanh nghiệp thích nghi với thị trường đang thay đổi.
Hội thảo nghiên cứu và phát triển: Tập trung vào các giải pháp, ý tưởng, và nghiên cứu khoa học để cải tiến sản phẩm hoặc dịch vụ.
Mẫu kịch bản tổ chức hội thảo chi tiết từ A đến Z
Dưới đây là bảng mẫu kịch bản hội thảo chi tiết từ A đến Z. Bạn có thể tùy chỉnh dựa trên nội dung sự kiện của mình nhé.
| Thời gian | Hoạt động | Nội dung chi tiết |
|---|---|---|
| 07:00 – 08:00 |
Đón khách và check-in |
|
| 08:00 – 08:10 |
Khai mạc |
|
| 08:10 – 08:20 | Chiếu video giới thiệu công ty hoặc chủ đề hội thảo |
|
| 08:20 – 08:50 |
Bài phát biểu của diễn giả chính |
|
| 08:50 – 09:10 | Trình diễn sản phẩm (nếu có) |
|
| 09:10 – 09:20 | Nghỉ giải lao |
|
| 09:20 – 10:00 |
Phiên thảo luận chuyên đề |
|
| 10:00 – 10:15 | Trò chơi tương tác hoặc mini-game |
|
| 10:15 – 10:45 | Bài phát biểu của diễn giả phụ |
|
| 10:45 – 11:00 |
Chia sẻ từ khách mời đặc biệt |
|
| 11:00 – 11:20 |
Phiên hỏi đáp (Q&A) |
|
| 11:20 – 11:30 |
Tổng kết và cảm ơn |
|
| 11:30 – 12:00 | Tiệc nhẹ và giao lưu |
|
| 12:00 |
Kết thúc hội thảo |
|
Ai sẽ tham gia tổ chức hội thảo doanh nghiệp?
Dưới đây là các thành phần chính tham gia vào quy trình tổ chức sự kiện hội thảo tại doanh nghiệp:
Ban lãnh đạo hoặc đại diện doanh nghiệp
Vai trò: Đưa ra mục tiêu và định hướng chính cho hội thảo.
Nhiệm vụ:
- Phê duyệt ngân sách, kế hoạch tổ chức.
- Tham dự và phát biểu khai mạc hoặc bế mạc.
Ban tổ chức chính
Vai trò: Điều phối và giám sát toàn bộ quá trình tổ chức.
Nhiệm vụ:
- Lên kế hoạch chi tiết (kịch bản, lịch trình, nhân sự).
- Phân công nhiệm vụ cho các nhóm hỗ trợ.
- Quản lý tiến độ và xử lý các vấn đề phát sinh.
Nhóm hậu cần
Vai trò: Chịu trách nhiệm về địa điểm, cơ sở vật chất và tài liệu khi tổ chức hội thảo.
Nhiệm vụ:
- Chuẩn bị hội trường, bàn ghế, âm thanh, ánh sáng, máy chiếu.
- Đặt đồ ăn nhẹ, nước uống.
- Phân phối tài liệu và quà tặng (nếu có).
Nhóm kỹ thuật
Vai trò: Đảm bảo các thiết bị hoạt động ổn định trong suốt hội thảo.
Nhiệm vụ:
- Kiểm tra hệ thống âm thanh, ánh sáng và trình chiếu trước chương trình.
- Sẵn sàng khắc phục sự cố kỹ thuật khi cần.
MC (Người dẫn chương trình)
Vai trò: Dẫn dắt và kết nối các phần của chương trình.
Nhiệm vụ:
- Giới thiệu nội dung, diễn giả, và thông báo thời gian nghỉ.
- Hỗ trợ điều phối phần hỏi đáp và giao lưu.
Diễn giả hoặc chuyên gia
Vai trò: Truyền tải thông tin và kiến thức chủ đề chính khi tổ chức hội thảo.
Nhiệm vụ:
- Chuẩn bị nội dung bài phát biểu hoặc trình bày.
- Trả lời các câu hỏi từ khách tham dự.
Nhóm lễ tân
Vai trò: Chào đón và hướng dẫn khách tham dự.
Nhiệm vụ:
- Quản lý việc check-in, phát tài liệu và thẻ tham dự.
- Hỗ trợ khách tìm chỗ ngồi hoặc giải đáp thắc mắc.
Nhóm marketing và truyền thông
Vai trò: Quảng bá và thu hút khách tham dự.
Nhiệm vụ:
- Thiết kế và gửi thư mời, quảng cáo trên mạng xã hội hoặc email.
- Tổ chức chụp ảnh, quay phim trong suốt chương trình.
Nhóm hỗ trợ khách mời
Vai trò: Đảm bảo trải nghiệm tốt nhất cho khách tham dự.
Nhiệm vụ:
- Trả lời thắc mắc hoặc cung cấp thông tin cần thiết.
- Theo dõi và hỗ trợ các hoạt động tương tác như trò chơi hoặc hỏi đáp.
Đối tác và nhà tài trợ (nếu có)
Vai trò: Cung cấp nguồn lực tài chính hoặc hỗ trợ khác cho hội thảo.
Nhiệm vụ:
- Tham dự và thực hiện các phần trình bày nếu có thỏa thuận trước.
Trên đây là mẫu kịch bản tổ chức hội thảo chi tiết để bạn tham khảo cho sự kiện của mình. Hy vọng bạn sẽ có một sự kiện thành công và mang lại nhiều giá trị cho người tham dự.
XEM THÊM
- Hội thảo là gì? Kịch bản và quy trình tổ chức hội thảo thành công
- Top 10 Dịch vụ cho thuê âm thanh ánh sáng biểu diễn, hội nghị, hội thảo tại Hà Nội
