Tổ chức khai trương cần chuẩn bị những gì, trình tự thế nào? Đây chắc hẳn là vấn đề được nhiều chủ doanh nghiệp quan tâm. Hãy cùng MARCOM tham khảo quy trình tổ chức sự kiện khai trương chi tiết từ A đến Z nhé.
Tại sao cần tổ chức khai trương?
Khai trương không chỉ đánh dấu cột mốc bắt đầu hoạt động kinh doanh mà còn giúp xây dựng hình ảnh thương hiệu chuyên nghiệp và thu hút sự quan tâm từ truyền thông, đối tác và khách hàng.
Thêm vào đó, sự kiện khai trương được chuẩn bị chu đáo sẽ tạo cơ hội cho doanh nghiệp giới thiệu sản phẩm hoặc dịch vụ mới, giúp khách hàng hiểu rõ hơn về giá trị và lợi ích mà doanh nghiệp mang lại.
Ngoài ra, đây cũng là dịp để doanh nghiệp tạo ấn tượng ban đầu, tạo dựng lòng tin và thiết lập mối quan hệ bền vững với khách hàng. Không những thế, với các hoạt động quảng bá và giảm giá đặc biệt, doanh nghiệp có thể tăng cường khả năng tiếp cận và thúc đẩy quyết định mua sắm ngay từ lần đầu tiên khách hàng đến tham dự.
Những việc cần chuẩn bị để tổ chức khai trương
Để tổ chức sự kiện khai trương hồng phát, bạn cần chuẩn bị chu đáo những việc sau đây:
Xác định ngày giờ tổ chức
Việc chọn ngày và giờ khai trương rất quan trọng, đặc biệt nếu có yếu tố phong thủy. Bạn cần chọn ngày thuận lợi, hợp tuổi và mệnh của người chủ doanh nghiệp để mong muốn một khởi đầu suôn sẻ.
Ngoài ra, nên chọn giờ phù hợp với lịch trình của khách mời, tránh giờ cao điểm hoặc thời gian mọi người thường bận rộn để khách mời tham dự đông đủ, tạo không khí sôi động và náo nhiệt cho sự kiện.
Lập kế hoạch ngân sách chi tiết
Ngân sách là yếu tố quyết định quy mô và hình thức tổ chức. Bạn cần lập kế hoạch ngân sách chi tiết cho từng hạng mục như trang trí, thiết bị âm thanh ánh sáng, quà tặng, chi phí thuê địa điểm, và các hoạt động quảng bá. Đồng thời, bạn cũng nên dự trù một khoản ngân sách cho các tình huống phát sinh để sự kiện tổ chức khai trương diễn ra suôn sẻ.
Xác định địa điểm tổ chức phù hợp
Địa điểm tổ chức phải dễ tìm, thuận tiện di chuyển và đủ rộng để phục vụ lượng khách mời dự kiến. Nếu tổ chức tại cửa hàng hoặc trụ sở, bạn cần sắp xếp không gian sao cho thoải mái và tạo cảm giác chuyên nghiệp.
Nếu thuê địa điểm bên ngoài, cần kiểm tra các tiện nghi có sẵn như bãi đỗ xe, hệ thống âm thanh ánh sáng, và các khu vực vệ sinh để đảm bảo sự thuận tiện cho khách mời.
Thiết kế kế hoạch truyền thông
Truyền thông là yếu tố giúp tăng độ phủ sóng của sự kiện. Bạn cần xây dựng kế hoạch truyền thông trước và sau khi khai trương qua các kênh như mạng xã hội, báo chí, email marketing và quảng cáo ngoài trời. Đồng thời, bạn có thể tổ chức các mini-game, chương trình khuyến mãi để thu hút sự quan tâm và tăng tương tác từ khách hàng tiềm năng.
Chuẩn bị chương trình tổ chức khai trương
Bạn cần lên lịch trình cụ thể cho từng phần của sự kiện như phát biểu khai mạc, cắt băng khánh thành, các tiết mục văn nghệ, và phần tương tác với khách mời. Đảm bảo mỗi phần của chương trình đều có người phụ trách để tránh tình trạng lộn xộn và không có sự chuẩn bị.
Thuê đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp
Đội ngũ nhân sự bao gồm MC, lễ tân, bảo vệ, và kỹ thuật viên âm thanh ánh sáng. Tùy theo quy mô sự kiện, bạn có thể thuê nhân sự từ các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp để đảm bảo sự kiện diễn ra chuyên nghiệp và suôn sẻ. Đồng thời, bạn sẽ cần họp với đội ngũ nhân sự trước sự kiện để phân công nhiệm vụ rõ ràng và giải quyết các thắc mắc nếu có.
Chuẩn bị trang thiết bị âm thanh ánh sáng
Âm thanh và ánh sáng đóng vai trò quan trọng trong việc tạo không khí cho sự kiện. Vì vậy, bạn cần kiểm tra và thử nghiệm toàn bộ hệ thống âm thanh ánh sáng trước ngày tổ chức khai trương để đảm bảo chất lượng. Đối với các phần phát biểu và trình diễn, ánh sáng nên được điều chỉnh phù hợp để tạo điểm nhấn và thu hút sự chú ý của khách mời.
Trang trí không gian sự kiện
Không gian sự kiện cần được trang trí đẹp mắt và chuyên nghiệp, phù hợp với thương hiệu của doanh nghiệp. Bạn có thể trang trí bằng cờ, băng rôn, hoa, và các vật phẩm thể hiện logo và màu sắc của thương hiệu. Trang trí không gian hài hòa sẽ tạo cảm giác thân thiện, thoải mái cho khách mời và tạo ấn tượng tốt với họ ngay từ lúc bước vào.
Chuẩn bị quà tặng và phần thưởng
Quà tặng là cách tuyệt vời để tạo dấu ấn trong lòng khách hàng. Hãy chuẩn bị những phần quà mang tính thương hiệu, chẳng hạn như túi vải, bình nước, voucher giảm giá để tri ân khách mời. Quà tặng cần được chuẩn bị đầy đủ về số lượng và chất lượng để khách hàng cảm nhận được sự chu đáo và tâm huyết của doanh nghiệp.
Trình tự tổ chức khai trương chi tiết từ A đến Z
Và sau đây là các hoạt động diễn ra trong ngày lễ khai trương chính thức với trình tự chi tiết:
Đón khách và hướng dẫn vào vị trí
Bố trí đội ngũ lễ tân đón tiếp khách mời tại cổng, giúp khách mời cảm thấy chào đón ngay khi đến sự kiện.
Lễ tân hướng dẫn khách mời đến khu vực chờ hoặc khu vực ngồi đã được sắp xếp, kèm theo nước uống hoặc khăn lạnh nếu cần.
Khai mạc sự kiện
MC giới thiệu sơ lược về chương trình, chào đón khách mời và tạo bầu không khí sôi nổi.
MC có thể chia sẻ vài câu chuyện về doanh nghiệp để tạo sự gắn kết, đồng thời giới thiệu tầm quan trọng của lễ khai trương.
Phát biểu từ đại diện doanh nghiệp
Đại diện doanh nghiệp hoặc người sáng lập phát biểu cảm ơn khách mời và chia sẻ về sứ mệnh, tầm nhìn, và giá trị của doanh nghiệp.
Bài phát biểu nên ngắn gọn, truyền cảm hứng, tạo động lực và thể hiện sự đam mê đối với công việc.
Cắt băng khánh thành
Chuẩn bị sẵn khu vực cắt băng, trang trí với băng khánh thành và ruy băng đẹp mắt.
MC mời đại diện doanh nghiệp và các vị khách quý (nếu có) lên sân khấu để cắt băng, chính thức đánh dấu sự ra mắt của doanh nghiệp.
Chụp ảnh lưu niệm với đại diện và khách mời ngay tại thời điểm này.
Giới thiệu sản phẩm hoặc dịch vụ
Đưa khách mời vào khu vực trưng bày sản phẩm hoặc dịch vụ, cung cấp thông tin chi tiết.
Nếu có thể, bạn nên tổ chức các buổi demo nhỏ, trải nghiệm thử sản phẩm để khách hàng hiểu rõ hơn về chất lượng và công dụng.
Tiết mục văn nghệ (nếu có)
Tổ chức một số tiết mục giải trí như múa lân, ca nhạc hoặc nhảy hiện đại để tạo không khí sôi động và giữ chân khách mời trong ngày tổ chức khai trương.
Bạn nên chọn tiết mục phù hợp với phong cách và định hướng của thương hiệu để tạo sự hòa hợp với không gian sự kiện.
Chụp ảnh lưu niệm cùng khách mời
Thiết lập một khu vực chụp ảnh đẹp mắt với logo và màu sắc của thương hiệu, tạo điểm nhấn cho sự kiện.
Mời khách mời chụp ảnh lưu niệm và tặng ngay ảnh in hoặc gửi ảnh qua email để khách lưu giữ kỷ niệm.
Mời khách tham quan không gian hoặc cơ sở doanh nghiệp
Hướng dẫn khách mời tham quan các khu vực khác của doanh nghiệp, chẳng hạn như văn phòng, nhà xưởng hoặc khu vực dịch vụ.
Đảm bảo có nhân viên hướng dẫn khách, giải thích về các quy trình hoặc dịch vụ để khách hàng hiểu rõ hơn về hoạt động của doanh nghiệp.
Kết thúc sự kiện và cảm ơn khách mời
MC thông báo kết thúc sự kiện, cảm ơn sự hiện diện của khách mời và những người tham gia.
Tặng quà hoặc phiếu giảm giá cho khách mời khi ra về như một lời tri ân, giúp tạo ấn tượng tốt và khuyến khích họ quay lại trong tương lai.
Như vậy, trên đây là trình tự các bước để tổ chức khai trương và những việc cần làm để chuẩn bị cho sự kiện quan trọng này. Hy vọng bạn sẽ có một ngày lễ khai trương chuyên nghiệp và thành công rực rỡ.
XEM THÊM
- Tổng hợp mẫu băng rôn khai trương đẹp cho ngày Grand Opening
- Khai trương cửa hàng là gì? Quy trình tổ chức sự kiện khai trương
