Phương pháp tổ chức hội thảo như thế nào để doanh nghiệp đạt được mục tiêu đề ra và đóng góp hiệu quả vào quá trình xây dựng thương hiệu? Hãy cùng MARCOM EVENT tìm hiểu 2 phương án phổ biến nhất hiện nay và ưu, nhược điểm của từng phương án để có sự lựa chọn phù hợp nhé.
2 phương pháp tổ chức hội thảo phổ biến hiện nay
Hiện nay, doanh nghiệp có thể lựa chọn 2 phương án để tổ chức hội thảo, hội nghị. Đó là:
Doanh nghiệp tự tổ chức
Ưu điểm:
- Tiết kiệm chi phí: Tự tổ chức giúp doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí thuê dịch vụ bên ngoài, đặc biệt nếu đã có sẵn nhân lực và cơ sở vật chất.
- Chủ động trong kế hoạch: Doanh nghiệp có thể tự kiểm soát mọi hoạt động, từ lựa chọn địa điểm, thời gian đến nội dung chương trình, đảm bảo phù hợp với định hướng và mục tiêu của mình.
Nhược điểm:
- Hạn chế về chuyên môn: Nếu đội ngũ nội bộ thiếu kinh nghiệm, thì phương pháp tổ chức hội thảo này có thể gặp rủi ro, từ việc sắp xếp lịch trình đến quản lý rủi ro trong sự kiện.
- Tốn thời gian và nguồn lực: Việc tự tổ chức đòi hỏi doanh nghiệp đầu tư nhiều thời gian và nhân lực, gây ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh chính.
Thuê đơn vị tổ chức hội thảo chuyên nghiệp
Ưu điểm:
- Chuyên nghiệp và hiệu quả: Các đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp có đội ngũ giàu kinh nghiệm, đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ, hấp dẫn và đúng kế hoạch.
- Tiết kiệm thời gian: Doanh nghiệp chỉ cần cung cấp yêu cầu, các công việc tổ chức được bên thuê thực hiện, giúp tập trung vào nội dung chính của hội thảo.
Nhược điểm:
- Chi phí cao: Thuê dịch vụ bên ngoài thường đắt hơn, đặc biệt nếu lựa chọn các đơn vị tổ chức sự kiện lớn.
- Phụ thuộc vào đối tác: Nếu đối tác không hiểu rõ mục tiêu của doanh nghiệp, hội thảo có thể không đạt được hiệu quả như mong đợi.
Phương pháp tổ chức hội thảo chuyên nghiệp tại MARCOM EVENT
MARCOM EVENT luôn đặt tiêu chí chuyên nghiệp và hiệu quả lên hàng đầu, giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu hội thảo một cách tối ưu. Và sau đây là quy trình chi tiết để tổ chức sự kiện hội thảo:
Xác định mục tiêu và yêu cầu hội thảo
MARCOM EVENT bắt đầu quy trình bằng buổi họp với khách hàng để thảo luận và ghi nhận toàn bộ yêu cầu cụ thể. Nội dung trao đổi tập trung vào:
- Mục tiêu của hội thảo: Là giới thiệu sản phẩm, nâng cao thương hiệu, hay đào tạo nhân viên?
- Đối tượng tham dự: Đối tác, khách hàng tiềm năng, hay nhân viên nội bộ?
- Ngân sách: MARCOM EVENT đề xuất phương án phù hợp với ngân sách, đảm bảo hiệu quả tối ưu.
- Thời gian và địa điểm: Địa điểm được lựa chọn dựa trên quy mô và loại hình hội thảo.
Kết quả từ buổi họp này là bản tóm tắt yêu cầu, làm cơ sở để lập kế hoạch chi tiết.
Lập kế hoạch chi tiết
Dựa trên yêu cầu đã được thống nhất, MARCOM EVENT xây dựng kế hoạch và phương pháp tổ chức hội thảo cụ thể:
- Lịch trình: Chia khung thời gian hợp lý cho từng phần của sự kiện như đón tiếp, bài phát biểu, thảo luận và tiệc cuối sự kiện.
- Địa điểm: Tìm kiếm, khảo sát và đặt địa điểm phù hợp với số lượng người tham dự và mục tiêu sự kiện.
- Tài liệu: Chuẩn bị slide thuyết trình, tài liệu phát tay, thư mời và các ấn phẩm quảng cáo.
- Dự phòng: Lập phương án xử lý các rủi ro như lỗi kỹ thuật, thời tiết xấu hoặc sự cố khách mời.
Chuẩn bị cơ sở vật chất và thiết bị
MARCOM EVENT chịu trách nhiệm cung cấp và kiểm tra toàn bộ thiết bị kỹ thuật, đảm bảo không xảy ra sai sót. Các bước chuẩn bị cho phương pháp tổ chức hội thảo gồm có:
- Hệ thống âm thanh, ánh sáng: Lắp đặt loa, micro, đèn sân khấu phù hợp với không gian và quy mô sự kiện.
- Màn hình và thiết bị trình chiếu: Kiểm tra hoạt động của máy chiếu, màn hình LED và thiết bị trình chiếu từ xa.
- Trang trí: Thiết kế và lắp đặt backdrop, standee, bàn ghế và các chi tiết khác theo phong cách chuyên nghiệp.
- Tài liệu sự kiện: In ấn đầy đủ tài liệu, bảng tên, và quà lưu niệm cho khách mời.
Triển khai tổ chức hội thảo
Trong ngày hội thảo, đội ngũ MARCOM EVENT luôn có mặt từ sớm để giám sát và điều phối:
- Đón tiếp khách mời: Nhân viên hướng dẫn khách đến đúng khu vực, phát tài liệu và đảm bảo mọi người cảm thấy thoải mái.
- Điều hành sự kiện: Quản lý chặt chẽ các phần trong kế hoạch, phương pháp tổ chức hội thảo như lịch trình từ khai mạc, bài phát biểu, thảo luận nhóm, đến bế mạc.
- Kiểm soát kỹ thuật: Đội ngũ kỹ thuật theo sát các thiết bị âm thanh, ánh sáng và màn hình để xử lý sự cố nhanh chóng.
- Hỗ trợ khách mời: Bố trí nhân viên hỗ trợ tại các khu vực như đăng ký, giải đáp thắc mắc và tổ chức giao lưu.
Đánh giá và báo cáo sau hội thảo
Sau khi sự kiện kết thúc, MARCOM EVENT tiến hành các hoạt động hậu kỳ để đánh giá hiệu quả:
- Thu thập phản hồi: Phỏng vấn nhanh hoặc gửi biểu mẫu để lấy ý kiến khách mời về chất lượng chương trình.
- Phân tích kết quả: So sánh hiệu quả đạt được với mục tiêu ban đầu, như số lượng khách tham dự, mức độ tương tác, và phản hồi tích cực.
- Báo cáo chi tiết: Cung cấp báo cáo tổng hợp cho khách hàng, bao gồm hình ảnh, video sự kiện và những điểm cần cải thiện trong phương pháp tổ chức hội thảo.
Một số yếu tố ảnh hưởng đến chi phí tổ chức hội thảo
Để sự kiện diễn ra thuận lợi nhất, doanh nghiệp cần có sự chuẩn bị và tính toán ngân sách kỹ lưỡng. Và sau đây là một số yếu tố có thể ảnh hưởng đến chi phí của toàn bộ sự kiện:
Quy mô và số lượng khách tham dự
Quy mô hội thảo là yếu tố quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí. Hội thảo càng lớn với nhiều khách mời, chi phí càng cao do phải chuẩn bị nhiều hơn về không gian, thiết bị, đồ ăn uống và tài liệu phát tay.
Địa điểm tổ chức
Chi phí thuê địa điểm phụ thuộc vào vị trí, quy mô và mức độ tiện nghi. Tổ chức tại các khách sạn hoặc trung tâm hội nghị cao cấp sẽ tốn kém hơn so với các địa điểm đơn giản hoặc sẵn có của doanh nghiệp.
Thiết bị kỹ thuật
Hệ thống âm thanh, ánh sáng, màn hình trình chiếu, micro và các thiết bị hỗ trợ khác đều tác động đến ngân sách. Nếu phương pháp tổ chức hội thảo yêu cầu sử dụng thiết bị cao cấp hoặc công nghệ hiện đại, chi phí sẽ tăng đáng kể.
Trang trí và thiết kế sự kiện
Trang trí sân khấu, khu vực đón tiếp, và các hạng mục như backdrop, standee, hoa trang trí ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí. Sự kiện yêu cầu thiết kế cầu kỳ, chuyên nghiệp sẽ đòi hỏi ngân sách lớn hơn.
Chi phí nhân sự
Bao gồm đội ngũ lễ tân, MC, nhân viên kỹ thuật, và điều phối sự kiện. Số lượng và trình độ chuyên môn của nhân sự cũng làm chi phí biến động. MC hoặc diễn giả nổi tiếng thường đi kèm với mức thù lao cao hơn.
Dịch vụ ăn uống
Tổ chức tiệc trà, tiệc đứng, hoặc bữa ăn chính cho khách mời là yếu tố không thể bỏ qua khi lên kế hoạch và phương pháp tổ chức hội thảo. Loại hình và chất lượng thực đơn sẽ quyết định phần lớn ngân sách dành cho dịch vụ này.
Tài liệu và quà tặng
Chi phí in ấn tài liệu, thư mời, và chuẩn bị quà tặng cho khách mời cũng ảnh hưởng đến tổng chi phí. Tài liệu chuyên nghiệp hoặc quà tặng độc đáo sẽ làm tăng ngân sách.
Thời gian tổ chức
Thời gian tổ chức cũng là yếu tố quan trọng. Hội thảo tổ chức vào các ngày cuối tuần hoặc mùa cao điểm thường đi kèm chi phí thuê địa điểm và nhân sự cao hơn.
Chi phí marketing và quảng bá
Nếu hội thảo cần quảng bá rộng rãi qua các kênh truyền thông như mạng xã hội, email marketing, hoặc in ấn quảng cáo, ngân sách sẽ tăng thêm.
Như vậy, doanh nghiệp cần lựa chọn phương pháp tổ chức hội thảo phù hợp với mục tiêu, nhu cầu và ngân sách của mình. Nếu lựa chọn phương án thuê đơn vị tổ chức sự kiện, MARCOM EVENT sẽ là đối tác đáng tin cậy hàng đầu của mọi khách hàng!
XEM THÊM
- Các chủ đề tổ chức hội thảo phổ biến? Kịch bản sự kiện chi tiết
- Mẫu lập kế hoạch tổ chức hội thảo, kịch bản hội thảo 2025
