Bạn đang tìm mẫu lập kế hoạch tổ chức hội thảo mới nhất 2025? Trong bài viết này, MARCOM EVENT chia sẻ đến bạn mẫu kế hoạch chi tiết nhất từ giai đoạn trước sự kiện đến kịch bản tổ chức hội thảo và các hạng mục cần làm sau khi sự kiện kết thúc. Cùng tham khảo nhé.
Mẫu lập kế hoạch tổ chức hội thảo chi tiết, đầy đủ nhất
Và sau đây là mẫu lập kế hoạch chi tiết mà doanh nghiệp cần xây dựng để chuẩn bị và triển khai cho bất kỳ hội thảo nào:
Trước sự kiện
Trước khi sự kiện diễn ra, BTC cần có sự chuẩn bị kỹ lưỡng cho các hạng mục sau đây:
| Số thứ tự | Hạng mục | Chi tiết công việc |
|---|---|---|
| 1 | Xác định mục tiêu và đối tượng tham gia | – Xác định mục tiêu cụ thể của hội thảo. – Xác định đối tượng tham gia (doanh nghiệp, chuyên gia, sinh viên, khách hàng,…). |
| 2 | Lựa chọn thời gian và địa điểm | – Chọn ngày, giờ phù hợp với đối tượng tham gia. – Đặt địa điểm tổ chức (khách sạn, hội trường, trung tâm sự kiện, online qua Zoom/Teams). |
| 3 | Lập ngân sách | – Dự toán chi phí cho từng hạng mục: địa điểm, trang thiết bị, truyền thông, nhân sự, quà tặng, tiệc trà. |
| 4 | Mẫu lập kế hoạch tổ chức hội thảo – Xây dựng chương trình chi tiết | – Lên timeline sự kiện (đón khách, khai mạc, nội dung chính, giải lao, kết thúc). – Phân bổ thời gian cho từng hoạt động. |
| 5 | Mời diễn giả và khách mời đặc biệt | – Tìm kiếm và liên hệ diễn giả có chuyên môn. – Chuẩn bị thư mời và kế hoạch đón tiếp họ. |
| 6 | Đặt dịch vụ hậu cần | – Đặt thiết bị âm thanh, ánh sáng, máy chiếu. – Chuẩn bị bàn ghế, backdrop, standee, tiệc trà. |
| 7 | Lên kế hoạch nhân sự | – Phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng thành viên trong đội ngũ. – Sắp xếp MC, lễ tân, hỗ trợ kỹ thuật. |
| 8 | Kiểm tra và duyệt kế hoạch | – Rà soát lại toàn bộ kế hoạch. – Tổ chức họp nhóm để giải quyết các vấn đề phát sinh. |
Kịch bản tổ chức hội thảo
Tiếp theo, dưới đây là mẫu kịch bản chi tiết và đầy đủ nhất cho một sự kiện hội thảo chuyên nghiệp:
| Số thứ tự | Hạng mục | Chi tiết công việc/Hoạt động |
|---|---|---|
| 1 |
Đón khách |
– Thời gian: [Ghi rõ thời gian bắt đầu]. – Đội ngũ lễ tân tiếp đón khách tại quầy check-in. – Phát tài liệu, thẻ tên. – Hướng dẫn khách vào chỗ ngồi. |
| 2 |
Khai mạc hội thảo |
– Thời gian: [Ghi rõ thời gian]. – Tiếp theo trong mẫu lập kế hoạch tổ chức hội thảo, MC giới thiệu chương trình và các diễn giả. – Đại diện ban tổ chức phát biểu khai mạc. |
| 3 |
Trình bày nội dung chính 1 |
– Thời gian: [Ghi rõ thời gian]. – Diễn giả 1 trình bày nội dung: [Tên nội dung]. – Sử dụng slide, video minh họa. |
| 4 | Hỏi đáp (Q&A) – Phần 1 | – Thời gian: [Ghi rõ thời gian]. – MC điều phối phần hỏi đáp cho nội dung của diễn giả 1. – Khách mời đặt câu hỏi, diễn giả trả lời. |
| 5 | Giải lao | – Thời gian: [Ghi rõ thời gian]. – Khách mời thưởng thức tiệc trà, giao lưu. – Kiểm tra lại các thiết bị trình chiếu và âm thanh. |
| 6 |
Trình bày nội dung chính 2 |
– Thời gian: [Ghi rõ thời gian]. – Diễn giả 2 trình bày nội dung: [Tên nội dung]. – Thảo luận thêm với khán giả (nếu có). |
| 7 | Mẫu lập kế hoạch tổ chức hội thảo – Hỏi đáp (Q&A) – Phần 2 | – Thời gian: [Ghi rõ thời gian]. – MC điều phối phần hỏi đáp cho nội dung của diễn giả 2. – Ghi nhận câu hỏi để thảo luận chi tiết hơn (nếu cần). |
| 8 | Hoạt động thảo luận nhóm (nếu có) | – Thời gian: [Ghi rõ thời gian]. – Chia nhóm khách mời để thảo luận. – Tổng hợp kết quả và trình bày tóm tắt từ đại diện các nhóm. |
| 9 |
Kết thúc hội thảo |
– Thời gian: [Ghi rõ thời gian]. – MC tóm tắt nội dung chính của hội thảo. – Đại diện ban tổ chức gửi lời cảm ơn và thông báo kết thúc. |
| 10 | Giao lưu và chụp ảnh lưu niệm | – Thời gian: [Ghi rõ thời gian]. – Mời các diễn giả, ban tổ chức, và khách mời chụp ảnh kỷ niệm. – Tạo cơ hội giao lưu không chính thức giữa khách mời. |
Sau sự kiện
Cuối cùng, sau khi sự kiện hoàn tất, doanh nghiệp cũng cần thực hiện các việc như sau:
| Số thứ tự | Hạng mục | Chi tiết công việc |
|---|---|---|
| 1 | Dọn dẹp và thu hồi trang thiết bị | – Thu dọn tài liệu, vật dụng trang trí, và thiết bị âm thanh, ánh sáng. – Kiểm tra và hoàn trả các thiết bị thuê mượn. |
| 2 | Đánh giá sự kiện | – Tổ chức họp nội bộ để đánh giá hiệu quả sự kiện (đạt được mục tiêu ban đầu chưa) dựa trên mẫu lập kế hoạch tổ chức hội thảo ban đầu. – Ghi nhận các vấn đề phát sinh và bài học kinh nghiệm. |
| 3 | Thu thập ý kiến phản hồi từ khách mời | – Gửi bảng khảo sát qua email hoặc phát trực tiếp tại sự kiện. – Tổng hợp và phân tích ý kiến để cải thiện các sự kiện sau. |
| 4 | Xử lý hình ảnh và video | – Thu thập và chỉnh sửa hình ảnh, video từ sự kiện. – Lưu trữ hoặc sử dụng nội dung để đăng lên các kênh truyền thông. |
| 6 | Tổng hợp báo cáo sự kiện | – Soạn thảo báo cáo chi tiết về sự kiện: số lượng khách tham dự, kết quả đạt được, chi phí thực tế so với ngân sách. |
| 7 | Đối soát chi phí và thanh toán | – Rà soát và thanh toán các khoản chi phí liên quan (thuê địa điểm, thiết bị, ăn uống). – Lưu trữ hóa đơn và chứng từ phục vụ việc quản lý tài chính. |
| 8 | Chia sẻ nội dung sự kiện | – Đăng bài viết, hình ảnh và video lên các kênh truyền thông để tăng tương tác. – Sử dụng nội dung để quảng bá cho các sự kiện tiếp theo. |
Tại sao cần có mẫu lập kế hoạch tổ chức hội thảo rõ ràng?
Mẫu kế hoạch tổ chức hội thảo là yếu tố quan trọng giúp đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ và đạt được mục tiêu đề ra. Bản kế hoạch này cung cấp một khung làm việc cụ thể, giúp ban tổ chức dễ dàng theo dõi tiến độ, phân công nhiệm vụ và quản lý nguồn lực hiệu quả.
Đồng thời, việc lập kế hoạch chi tiết giúp doanh nghiệp dự đoán, giải quyết các rủi ro và tối ưu hóa ngân sách. Ngoài ra, đây cũng là tài liệu tham chiếu quan trọng để BTC sự kiện đánh giá và cải thiện chất lượng cho các sự kiện tiếp theo.
Như vậy, việc lập mẫu lập kế hoạch tổ chức hội thảo là rất quan trọng để doanh nghiệp chuẩn bị cho sự kiện diễn ra thuận lợi nhất. Lưu ý, với các mẫu bảng kế hoạch trên đây, bạn có thể tùy chỉnh sao cho phù hợp với sự kiện của mình nhé.
XEM THÊM
- Các chủ đề tổ chức hội thảo phổ biến? Kịch bản sự kiện chi tiết
- Giấy phép tổ chức hội thảo? Hội thảo có cần xin phép không?
