Đánh giá post

Lễ kỷ niệm thành lập công ty là sự kiện có ý nghĩa đặc biệt quan trọng đối với mỗi tổ chức, doanh nghiệp. Vậy làm sao để tổ chức sự kiện này chuyên nghiệp nhất? Hãy tìm hiểu bản kế hoạch chi tiết từ A đến Z sau đây nhé.

Lễ kỷ niệm thành lập công ty là gì? Mục đích?

Lễ kỷ niệm thành lập là một sự kiện quan trọng được tổ chức để đánh dấu cột mốc thời gian kể từ ngày công ty chính thức đi vào hoạt động. Đây là dịp để doanh nghiệp nhìn lại chặng đường phát triển, ghi nhận những thành tựu đạt được và tri ân các cá nhân, tổ chức đã đóng góp vào sự thành công của công ty.

Sự kiện này thường được tổ chức hàng năm vào ngày công ty được thành lập, với quy mô và hình thức khác nhau tùy theo chính sách và chiến lược của từng doanh nghiệp.

ky-niem-thanh-lap-cong-ty-1

Mục đích của lễ kỷ niệm thành lập công ty:

Tri ân và ghi nhận đóng góp: Lễ kỷ niệm là cơ hội để công ty bày tỏ sự tri ân đối với ban lãnh đạo, nhân viên, đối tác và khách hàng – những người đã đồng hành trong suốt hành trình phát triển.
Xây dựng hình ảnh và khẳng định thương hiệu: Việc tổ chức một sự kiện chuyên nghiệp giúp công ty khẳng định vị thế, tạo ấn tượng tốt với đối tác và khách hàng. Đây cũng là cơ hội để doanh nghiệp truyền thông về những thành tựu và định hướng phát triển trong tương lai.
Tạo cơ hội kết nối và mở rộng quan hệ: Lễ kỷ niệm không chỉ là dịp để công ty tri ân mà còn là cơ hội để mở rộng mối quan hệ với các đối tác, nhà đầu tư, giúp thúc đẩy các cơ hội hợp tác mới.

Kế hoạch các bước tổ chức kỷ niệm thành lập công ty

Sau đây là các bước cụ thể để doanh nghiệp tổ chức sự kiện kỷ niệm thành lập chuyên nghiệp nhất:

Xác định mục tiêu và quy mô sự kiện

Trước khi tổ chức, doanh nghiệp cần làm rõ mục tiêu của buổi lễ: tri ân khách hàng, gắn kết nhân viên, khẳng định thương hiệu hay kết hợp nhiều mục tiêu cùng lúc? Sau đó, cần quyết định quy mô sự kiện dựa trên ngân sách và đối tượng tham dự. Một số yếu tố cần xác định:

Số lượng khách mời: Nhân viên nội bộ, đối tác, khách hàng, báo chí.
Hình thức tổ chức: Tiệc gala, hội nghị trang trọng, sự kiện ngoài trời, hội thảo chuyên đề.
Ngân sách: Dự trù chi phí cho các hạng mục tổ chức kỷ niệm thành lập công ty như địa điểm, trang trí, thiết bị, quà tặng, MC, ca sĩ,…

Lập danh sách khách mời và gửi thư mời

Lên danh sách chi tiết những khách mời cần tham dự, phân loại thành các nhóm: nhân viên công ty, đối tác quan trọng, khách hàng VIP, cơ quan truyền thông,… Sau đó, tiến hành gửi thư mời qua các phương thức phù hợp như:

Email: Áp dụng cho khách hàng, đối tác.
Thư mời giấy: Tăng tính trang trọng đối với khách VIP.
Tin nhắn SMS/Zalo: Nhắc nhở gần ngày diễn ra sự kiện.

Nội dung thư mời cần đầy đủ thông tin về thời gian, địa điểm, chương trình, dress code (nếu có) và phương thức xác nhận tham dự.

Lựa chọn địa điểm tổ chức kỷ niệm thành lập công ty

Việc chọn địa điểm phải dựa trên số lượng khách mời và phong cách sự kiện. Một số gợi ý phổ biến:

Khách sạn, trung tâm hội nghị: Phù hợp với sự kiện trang trọng.
Không gian ngoài trời: Phù hợp với sự kiện mang tính gắn kết nhân viên, khách hàng.
Sảnh công ty: Nếu công ty có không gian rộng, đây là lựa chọn tiết kiệm chi phí và thể hiện sự gần gũi.

Lưu ý, BTC nên kiểm tra các tiện nghi như hệ thống âm thanh, ánh sáng, sân khấu, chỗ để xe và các phương án dự phòng khi có sự cố.

Xây dựng kịch bản chi tiết cho chương trình

Kịch bản chương trình cần đảm bảo mạch lạc, có điểm nhấn và tạo sự thu hút. Một số phần quan trọng cần có:

Đón khách & check-in: Bố trí nhân viên chào đón, khu vực chụp ảnh.
Phát biểu khai mạc: Đại diện công ty phát biểu chào mừng.
Nhìn lại chặng đường phát triển: Video/hình ảnh tổng hợp những thành tựu nổi bật cho lễ kỷ niệm thành lập công ty.
Tôn vinh cá nhân/tập thể xuất sắc: Trao thưởng để tạo động lực cho nhân viên.
Tiết mục văn nghệ, giải trí: Ca sĩ, vũ đoàn, trò chơi giao lưu.
Tiệc chiêu đãi, giao lưu: Tạo không gian kết nối giữa các khách mời.
Bế mạc & cảm ơn: Tổng kết và gửi quà tri ân khách mời.

Thiết kế và trang trí không gian sự kiện

Dựa theo concept chủ đạo của sự kiện, doanh nghiệp có thể lựa chọn phong cách trang trí phù hợp. Một số yếu tố cần chuẩn bị:

Backdrop sân khấu: Thể hiện logo công ty, khẩu hiệu kỷ niệm.
Bàn ghế, khăn trải bàn: Đảm bảo sự đồng bộ về màu sắc.
Hoa, đèn trang trí: Tạo không gian sang trọng, ấn tượng.
Khu vực check-in: Bố trí photobooth, banner để khách mời chụp ảnh.

Chuẩn bị hệ thống âm thanh, ánh sáng, thiết bị kỹ thuật

Hệ thống kỹ thuật phải được kiểm tra kỹ lưỡng để tránh sự cố:

Micro, loa, màn hình LED: Đảm bảo âm thanh rõ ràng, hình ảnh sắc nét cho sự kiện kỷ niệm thành lập công ty.
Máy chiếu, slide trình bày: Dùng cho phần phát biểu và video tư liệu.
Livestream (nếu có): Giúp những người không tham dự trực tiếp có thể theo dõi sự kiện.

Lên kế hoạch truyền thông cho sự kiện

Sự kiện này không chỉ mang tính nội bộ mà còn có thể là cơ hội quảng bá thương hiệu. Một số phương án truyền thông bạn có thể tham khảo:

Trước sự kiện: Đăng thông tin lên website, fanpage, gửi email giới thiệu.
Trong sự kiện: Livestream trực tiếp, chụp ảnh đăng tải trên mạng xã hội.
Sau sự kiện: Viết bài tổng kết, gửi thư cảm ơn khách mời, chia sẻ hình ảnh/video nổi bật.

Chuẩn bị quà tặng tri ân khách mời tham dự kỷ niệm thành lập công ty

Quà tặng không chỉ là lời cảm ơn mà còn giúp khách mời nhớ đến thương hiệu của doanh nghiệp. Một số gợi ý quà tặng phổ biến:

Huy chương/kỷ niệm chương: Dành cho nhân viên gắn bó lâu năm.
Bộ quà tặng doanh nghiệp: Áo thun, sổ tay, bút, USB có logo công ty.
Quà mang tính cá nhân hóa: Cốc in tên khách hàng, voucher mua hàng.

Tổng duyệt và kiểm tra lần cuối trước sự kiện

Trước ngày diễn ra sự kiện, BTC cần có buổi tổng duyệt để đảm bảo mọi khâu đều sẵn sàng:

Kiểm tra kịch bản: Đảm bảo MC và các diễn giả nắm rõ nội dung.
Chạy thử hệ thống âm thanh, ánh sáng: Tránh lỗi kỹ thuật phát sinh.
Xác nhận sự có mặt của khách mời quan trọng: Tránh tình huống thiếu sót.

Tổ chức và giám sát sự kiện kỷ niệm thành lập công ty

Trong ngày sự kiện, cần có đội ngũ giám sát để đảm bảo mọi thứ diễn ra đúng kế hoạch. Các nhiệm vụ chính là:

Hỗ trợ khách mời: Hướng dẫn chỗ ngồi, kiểm soát danh sách tham dự.
Theo dõi tiến độ chương trình: Đảm bảo thời gian từng phần không bị kéo dài.
Xử lý tình huống phát sinh: Chủ động giải quyết sự cố về kỹ thuật, nhân sự.

Trên đây là kế hoạch chi tiết để tổ chức kỷ niệm thành lập công ty. Đây là sự kiện quan trọng nên cần được lên kế hoạch và chuẩn bị chu đáo nhất có thể để mang lại hiệu quả cao.

XEM THÊM

Bài viết liên quan