Hiện nay, bất kỳ sự hợp tác nào trong lĩnh vực sự kiện đều cần có hợp đồng tổ chức sự kiện. Đây là bản hợp đồng quy định rõ trách nhiệm cũng như quyền lợi của cả hai bên: đối tác cung cấp dịch vụ sự kiện và người sử dụng dịch vụ sự kiện. Tham khảo ngay mẫu hợp đồng chuẩn sau đây nhé.
Hợp đồng tổ chức sự kiện là gì?
Hợp đồng sự kiện là văn bản pháp lý thể hiện sự thỏa thuận giữa hai bên: bên tổ chức sự kiện (bên cung cấp dịch vụ) và bên thuê dịch vụ (khách hàng). Nội dung hợp đồng quy định rõ ràng về các điều khoản, quyền lợi, trách nhiệm của mỗi bên, nhằm đảm bảo quá trình tổ chức sự kiện diễn ra thuận lợi và đạt được yêu cầu như mong muốn.
Hợp đồng này giúp hai bên hiểu rõ và cam kết tuân thủ những yêu cầu đặt ra, đảm bảo sự minh bạch và an toàn trong quá trình thực hiện. Việc ký kết hợp đồng cũng giúp tránh những tranh chấp có thể xảy ra trong quá trình tổ chức và đảm bảo quyền lợi cho cả bên cung cấp và bên thuê dịch vụ.
Nội dung cần có trong hợp đồng tổ chức sự kiện
Một bản hợp đồng chuẩn cần có đầy đủ những thông tin quan trọng sau đây:
Thông tin cơ bản của các bên tham gia
Trong hợp đồng, cần ghi rõ thông tin pháp lý của các bên liên quan gồm bên tổ chức sự kiện (bên cung cấp dịch vụ) và bên thuê dịch vụ (khách hàng).
Thông tin này bao gồm tên công ty hoặc cá nhân, địa chỉ trụ sở hoặc nơi ở, mã số thuế (nếu có), người đại diện ký hợp đồng, chức vụ, và thông tin liên lạc (số điện thoại, email). Phần này giúp xác định rõ danh tính và đảm bảo rằng các bên liên quan đều có trách nhiệm và quyền hạn đầy đủ.
Mô tả chi tiết về dịch vụ cung cấp
Đây là phần quan trọng nhất của hợp đồng, mô tả cụ thể các dịch vụ mà bên tổ chức sẽ cung cấp cho sự kiện. Ví dụ, hợp đồng cần nêu rõ loại sự kiện (lễ cưới, hội nghị, khai trương, hội thảo,…), các dịch vụ bao gồm (thiết kế sân khấu, âm thanh, ánh sáng, trang trí, ăn uống, đón tiếp khách, điều phối chương trình).
Mỗi dịch vụ nên được mô tả chi tiết về phạm vi công việc, số lượng và chất lượng mà bên tổ chức cam kết thực hiện.
Thời gian và địa điểm tổ chức sự kiện
Phần này trong hợp đồng tổ chức sự kiện ghi rõ ngày giờ bắt đầu và kết thúc sự kiện, thời gian cần chuẩn bị, thời gian thu dọn sau sự kiện và địa điểm cụ thể nơi tổ chức.
Địa điểm có thể là do bên thuê chọn hoặc bên tổ chức cung cấp dịch vụ gợi ý. Đối với những sự kiện lớn, phần này cũng cần nêu chi tiết các yêu cầu kỹ thuật của địa điểm như diện tích, sức chứa, cơ sở vật chất có sẵn,…
Yêu cầu về quy mô sự kiện
Trong phần này, hợp đồng cần ghi rõ quy mô của sự kiện như số lượng khách mời dự kiến, nhóm đối tượng tham gia. Các yêu cầu đặc biệt về an ninh, bảo vệ cho sự kiện cũng nên được nêu rõ nếu cần thiết. Điều này giúp bên tổ chức chuẩn bị nhân lực và các dịch vụ phụ trợ phù hợp với quy mô và yêu cầu của khách hàng.
Giá cả và điều kiện thanh toán
Phần này cần nêu rõ giá trị hợp đồng tổ chức sự kiện bao gồm tổng chi phí cho các dịch vụ, các khoản phí phát sinh nếu có, và các điều kiện thanh toán.
Thông tin thanh toán nên ghi rõ ràng về số đợt thanh toán (đặt cọc, thanh toán sau khi hoàn thành công việc,…), hình thức thanh toán (chuyển khoản, tiền mặt) và thời hạn thanh toán. Ngoài ra, cần có điều khoản về các khoản phí phạt nếu thanh toán chậm hoặc không thanh toán đúng hạn.
Điều khoản về hủy bỏ và thay đổi dịch vụ
Phần này nêu rõ các điều kiện hủy bỏ hoặc thay đổi dịch vụ từ hai phía. Cần ghi rõ các trường hợp được hủy bỏ hợp đồng (ví dụ: do thiên tai, dịch bệnh) và các khoản phí phải trả khi hủy bỏ hoặc thay đổi. Quy định rõ về thời gian báo trước khi hủy hoặc thay đổi dịch vụ cũng như các hình thức bồi thường nếu có sự vi phạm từ một trong hai bên.
Quyền và nghĩa vụ của các bên
Đây là phần mô tả rõ quyền lợi và trách nhiệm của bên tổ chức và bên thuê dịch vụ trong hợp đồng tổ chức sự kiện. Ví dụ, bên tổ chức có nghĩa vụ cung cấp đầy đủ dịch vụ theo mô tả và đảm bảo chất lượng. Bên thuê dịch vụ có trách nhiệm thanh toán đúng hạn và cung cấp thông tin chính xác để tổ chức sự kiện. Quy định rõ ràng về quyền và nghĩa vụ giúp tránh xung đột và đảm bảo sự hợp tác giữa các bên.
Điều khoản về bảo mật thông tin
Quy định các điều khoản về bảo mật thông tin của hai bên, bao gồm việc bảo mật các thông tin khách hàng và thông tin về dịch vụ cung cấp. Nếu có những yêu cầu đặc biệt về bảo mật (như khách hàng VIP, sự kiện không công khai), các điều khoản bảo mật càng cần được làm rõ nhằm bảo vệ quyền riêng tư của các bên liên quan.
Điều khoản xử lý tranh chấp
Phần này quy định cách thức giải quyết các tranh chấp nếu xảy ra, có thể thông qua thương lượng, hòa giải, hoặc khởi kiện tại tòa án. Thông thường, điều khoản này trong hợp đồng tổ chức sự kiện sẽ nêu rõ tòa án hoặc cơ quan pháp luật có thẩm quyền xử lý tranh chấp. Điều này giúp các bên yên tâm và sẵn sàng cho một quy trình xử lý tranh chấp minh bạch.
Điều khoản miễn trừ trách nhiệm
Trong một số trường hợp bất khả kháng (thiên tai, dịch bệnh, chiến tranh,…), các bên có thể được miễn trừ trách nhiệm nếu không thể thực hiện các cam kết trong hợp đồng.
Phần này cần liệt kê cụ thể các trường hợp miễn trừ và quy định cách thức xử lý trong trường hợp bất khả kháng xảy ra, như việc hoàn tiền, bồi thường hay chuyển dời thời gian tổ chức.
Điều khoản khác
Đây là phần dành cho các điều khoản bổ sung hoặc các cam kết đặc biệt mà hai bên muốn thỏa thuận, ví dụ như các yêu cầu về trang phục của nhân viên, yêu cầu đặc biệt về trang trí hay phục vụ. Điều khoản này cũng bao gồm các quy định về hiệu lực của hợp đồng, cách thức sửa đổi hợp đồng (nếu có), và các thỏa thuận bổ sung khác không thuộc các phần chính đã nêu trên.
Mẫu hợp đồng tổ chức sự kiện chuẩn 2024
Và sau đây là mẫu hợp đồng chuẩn cho dịch vụ tổ chức sự kiện. Mời bạn tham khảo:
Vậy, bạn đã biết hợp đồng tổ chức sự kiện cần có những nội dung gì và mẫu hợp đồng chuẩn. Hy vọng thông tin này sẽ giúp bạn hiểu rõ nghĩa vụ và quyền lợi của mình khi hợp tác, làm việc với đối tác trong lĩnh vực sự kiện.
XEM THÊM
- Tổ chức sự kiện ngoài trời: Kinh nghiệm và Địa điểm hot nhất!
- Tuyển dụng tổ chức sự kiện: Những vị trí hot nhất 2024!
