Bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện là một trong những tài liệu quan trọng nhất mà bạn cần có khi làm sự kiện. Vậy tại sao phải có bảng dự trù kinh phí này, lập bảng như thế nào? Hãy cùng MARCOM tìm hiểu nhé.
Tại sao nên lập bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện?
Lập bảng dự trù kinh phí cho tổ chức sự kiện là một bước quan trọng, giúp đảm bảo mọi khía cạnh của sự kiện được chuẩn bị chu đáo và tránh phát sinh chi phí không mong muốn. Việc này không chỉ giúp nhà tổ chức nắm rõ các khoản chi cần thiết mà còn hỗ trợ trong việc phân bổ ngân sách hợp lý.
Nhờ bảng dự trù, ban tổ chức có thể kiểm soát tốt hơn các nguồn lực tài chính, giảm thiểu rủi ro thiếu hụt hay lãng phí. Bảng dự trù còn là công cụ hỗ trợ trong việc so sánh, lựa chọn nhà cung cấp và các dịch vụ, đảm bảo chi tiêu hợp lý và phù hợp với mục tiêu sự kiện.
Khi có bảng dự trù chi tiết, nhà tổ chức cũng dễ dàng điều chỉnh kế hoạch khi cần thiết, giúp sự kiện diễn ra suôn sẻ và thành công hơn.
Các loại chi phí cần có trong bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện
Dưới đây là các loại chi phí cần có trong bảng dự trù kinh phí, giúp bạn dễ dàng quản lý và kiểm soát ngân sách chi tiết hơn:
Chi phí thuê địa điểm
Chi phí này bao gồm tiền thuê không gian tổ chức sự kiện, có thể là hội trường, trung tâm hội nghị, khách sạn, hoặc không gian ngoài trời. Tùy vào quy mô và thời gian tổ chức, mức chi phí thuê sẽ khác nhau. Cần xem xét các tiện ích đi kèm như hệ thống âm thanh, ánh sáng, bàn ghế, và điều hòa nhiệt độ vì có thể phát sinh chi phí bổ sung.
Chi phí âm thanh và ánh sáng
Âm thanh và ánh sáng là yếu tố không thể thiếu trong các sự kiện, đặc biệt là những sự kiện có chương trình biểu diễn hoặc phát biểu. Chi phí này gồm tiền thuê loa, micro, bộ khuếch đại âm thanh, hệ thống ánh sáng sân khấu, đèn chiếu, đèn trang trí. Nếu cần điều khiển chuyên nghiệp, bạn cũng nên tính thêm chi phí cho kỹ thuật viên.
Chi phí trang trí
Trong bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện, chi phí trang trí gồm các khoản như phông nền, băng rôn, standee, hoa tươi, bóng bay và các vật dụng trang trí khác để tạo không gian phù hợp cho sự kiện. Đối với các sự kiện có chủ đề đặc biệt, chi phí này có thể cao hơn do yêu cầu các vật dụng trang trí riêng biệt hoặc tùy chỉnh.
Chi phí in ấn tài liệu
In ấn tài liệu bao gồm chi phí cho thiệp mời, bảng tên, sơ đồ sự kiện, chương trình sự kiện, biểu mẫu khảo sát và các tài liệu hỗ trợ khác. Đây là chi phí giúp khách mời dễ dàng theo dõi chương trình và nắm bắt thông tin cần thiết trong sự kiện.
Chi phí ẩm thực và đồ uống
Ẩm thực và đồ uống là khoản chi phí quan trọng trong bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện, nhất là đối với các sự kiện kéo dài hoặc tổ chức vào khung giờ bữa ăn. Chi phí này gồm có tiệc buffet, bữa ăn nhẹ, nước uống, cà phê, hoặc quầy bar tùy vào yêu cầu của sự kiện. Bạn cần tính toán dựa trên số lượng khách mời để tránh lãng phí hoặc thiếu hụt.
Chi phí truyền thông và quảng bá
Để thu hút sự chú ý và tăng độ nhận diện cho sự kiện, chi phí truyền thông và quảng bá là cần thiết. Khoản này bao gồm chi phí quảng cáo trên các nền tảng mạng xã hội, truyền thông báo chí, phát triển nội dung quảng bá, video giới thiệu, và có thể thuê các đơn vị truyền thông chuyên nghiệp để hỗ trợ.
Chi phí nhân sự
Nhân sự là yếu tố cần thiết để sự kiện diễn ra suôn sẻ. Chi phí nhân sự bao gồm tiền thuê MC, nhân viên hướng dẫn, bảo vệ, lễ tân, và đội ngũ hỗ trợ hậu cần. Nếu sự kiện có quy mô lớn, có thể cần thêm các nhân viên chuyên trách về kỹ thuật, an ninh, và quản lý sân khấu.
Chi phí quà tặng và lưu niệm
Để tạo ấn tượng tốt với khách mời, các sự kiện thường có quà tặng hoặc vật phẩm lưu niệm. Trong bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện, chi phí này bao gồm các món quà, như áo thun, sổ tay, bút, hoặc sản phẩm độc quyền liên quan đến sự kiện. Việc chọn quà phù hợp và tính toán chi phí dựa trên số lượng khách mời là điều cần cân nhắc.
Chi phí xin giấy phép và an ninh
Đối với các sự kiện công cộng hoặc có quy mô lớn, chi phí xin giấy phép tổ chức là bắt buộc. Chi phí an ninh cũng cần được tính vào nếu sự kiện yêu cầu lực lượng bảo vệ để đảm bảo trật tự và an toàn cho khách mời.
Chi phí dự phòng
Khoản chi phí dự phòng là rất quan trọng để xử lý những phát sinh bất ngờ trong quá trình tổ chức sự kiện. Thông thường, khoản dự phòng chiếm khoảng 10% – 15% tổng ngân sách, giúp xử lý nhanh chóng những sự cố ngoài kế hoạch mà không ảnh hưởng đến chất lượng sự kiện.
Mẫu bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện mới nhất 2024
Và sau đây là một mẫu bảng dự trù tổng kinh phí cho một sự kiện hội thảo điển hình (đơn giá, số lượng, chi phí có thể khác tùy vào quy mô sự kiện và bảng giá từ đối tác cũng như nhà cung cấp của bạn). Mời bạn tham khảo:
| STT | Hạng mục | Đơn vị | Số lượng | Đơn giá (VND) | Thành tiền (VND) |
| 1 | Thuê địa điểm | ||||
| 1.1 | Thuê hội trường | Buổi | 1 | 20,000,000 | 20,000,000 |
| 1.2 | Thuê thiết bị âm thanh và ánh sáng | Gói | 1 | 10,000,000 | 10,000,000 |
| 2 | Ẩm thực | ||||
| 2.1 | Giải lao cà phê | Người | 100 | 50,000 | 5,000,000 |
| 2.2 | Bữa trưa | Người | 100 | 150,000 | 15,000,000 |
| 3 | In ấn và tài liệu | ||||
| 3.1 | Tài liệu hội thảo | Bộ | 100 | 30,000 | 3,000,000 |
| 3.2 | Băng rôn và backdrop | Cái | 2 | 2,000,000 | 4,000,000 |
| 3.3 | Thẻ tên và dây đeo | Bộ | 100 | 10,000 | 1,000,000 |
| 4 | Marketing và quảng bá | ||||
| 4.1 | Quảng cáo trên mạng xã hội | Chiến dịch | 1 | 5,000,000 | 5,000,000 |
| 4.2 | Thiết kế và in thư mời | Cái | 100 | 5,000 | 500,000 |
| 5 | Nhân sự | ||||
| 5.1 | Người dẫn chương trình (MC) | Người | 1 | 3,000,000 | 3,000,000 |
| 5.2 | Nhân viên hỗ trợ | Người | 5 | 500,000 | 2,500,000 |
| 6 | Chi phí khác | ||||
| 6.1 | Vận chuyển vật liệu và thiết bị | Chuyến | 2 | 1,000,000 | 2,000,000 |
| 6.2 | An ninh và bảo vệ | Người | 2 | 800,000 | 1,600,000 |
| Tổng cộng | 72,600,000 |
Tạm kết
Trên đây là một mẫu bảng bảng dự trù kinh phí tổ chức sự kiện chi tiết, mới nhất 2024. Việc phân chia rõ ràng từng khoản chi phí sẽ giúp bạn lập kế hoạch tài chính tốt hơn, tối ưu hóa ngân sách và đảm bảo sự kiện diễn ra trơn tru và thành công.
XEM THÊM
- Sự kiện là gì? Các loại hình tổ chức sự kiện phổ biến
- Events (tổ chức sự kiện) là gì? Tìm hiểu về nghề tổ chức sự kiện
